Bayer

19.08.16
Banking & Berater

FINANCE-Ratgeber: Die größten Fehler beim Prüferwechsel

Wann soll ich meinen Abschlussprüfer wechseln? Wie verhandle ich das Honorar? Mit solchen Fragen müssen sich derzeit etliche Unternehmen beschäftigen. Wie der Prüferwechsel gelingt – und welche Fehler CFOs vermeiden sollten.

126 Jahre. So lange schon lässt der Versicherer Allianz seine Bilanzen von KPMG prüfen. Im Vergleich dazu erscheinen die 61 Jahre lange Prüfung durch PwC bei der Lufthansa noch kurz. Mit solchen Laufzeiten ist jetzt aber Schluss: Laut einer neuen EU-Verordnung darf ein einzelner Prüfer nur noch maximal 20 Jahre prüfen.

Welches die zentralen Fragen bei einem Prüferwechsel sind und was die häufigsten Fehler sind, zeigt der FINANCE-Ratgeber.

1. Zu spät wechseln

Viele Unternehmen stehen jetzt vor der Frage, wann der richtige Zeitpunkt für einen Prüferwechsel ist. Je nachdem, wie lange der derzeitige Prüfer bereits mandatiert ist, müssen manche zeitnah eine Ausschreibung machen, andere können sich noch ein paar Jahre Zeit lassen. Manche dieser Unternehmen entscheiden sich trotzdem schon jetzt für einen Wechsel, um die beste Auswahl zu haben, so zum Beispiel der Bayer-Konzern, bei dem künftig statt PwC Deloitte prüfen wird.

Klar ist, dass die Wirtschaftsprüfer momentan ihre Kräfte sowie besten Mitarbeiter mobilisieren, um die begehrten Mandate zu gewinnen. Haben die Gesellschaften bereits mehrere Mandate gewonnen, sinkt die Kapazität für neue Beauftragungen. „Unternehmen, die nicht den optimalen Zeitpunkt und das beste Vorgehen wählen, laufen Gefahr, nicht mehr das am besten geeignete Prüfungsteam mit dem jeweiligen Branchenwissen und der Praxiserfahrung zu bekommen“, sagt Stefan Schmal von der Unternehmensberatung FAS.

2. Sich angreifbar machen

Hat der Prüfungsausschuss, der vom den Aufsichtsrat gebildet wird, darüber entschieden, dass die Abschlussprüfung zum nächsten Jahr ausgeschrieben wird, muss das Unternehmen eine öffentliche Ausschreibung durchführen, beispielsweise im Bundesanzeiger. In dieser ersten Phase ist der Ausschreibungstext noch relativ formlos zu halten, er sollte den Aufruf nach einem neuen Prüfer, Kontaktdaten sowie eine Bewerbungsfrist enthalten. Wichtig ist allerdings, dass keine Diskriminierungsabsichten aus der Ausschreibung hervorgehen.

Haben sich einige Kandidaten beworben, muss das Unternehmen ihnen die Unterlagen des Unternehmens zukommen lassen, auf Basis derer die Prüfer sich ein Bild der zukünftigen Tätigkeit machen können. Wichtig ist dabei, dass die Unterlagen möglichst detailliert sind, damit der Prüfer den Aufwand richtig einschätzen kann.

Wie viele Tochterunternehmen an welchen Standorten müsste ich mitprüfen? Welche Dienstleistungen müsste ich anbieten? Wie umfangreich und zeitaufwendig wird die Prüfung sein? Welche Fähigkeiten benötigen die Prüfungsteams weltweit? Nur wenn er diese und noch viele Fragen mehr beantworten kann, ist  der Prüfer in der Lage einen realistischen Honorarvorschlag zu unterbreiten.

3. Die Kriterien schlampig definieren

Um eine engere Auswahl zu treffen, müssen Unternehmen im Vorfeld exakte und abgestimmte Kriterien zur Auswahl des neuen Abschlussprüfers festlegen. Mögliche Kriterienfelder sind die Branchen- und Unternehmenskenntnis, die Teamzusammensetzung, der Ablauf des Prüfungsprozesses, die IT-Tools des Wirtschaftsprüfers oder das Honorar. Anschließend müssen diese gewichtet werden.

Es ist wichtig, die Kriterien frühzeitig, durchdacht und auf den Auswahlprozess abgestimmt zu wählen, denn die spätere Auswahlentscheidung hat anhand der vorbestimmten und kommunizierten Kriterien zu erfolgen. „Vor dem Hintergrund eines transparenten und diskriminierungsfreien Ausschreibungsverfahrens sollten nachträgliche Anpassungen der Auswahlkriterien möglichst vermieden werden“, sagt Christian Herold von FAS.

Wichtig ist auch hier, dass die Kriterien keinesfalls diskriminierend sein dürfen. Die Grenze ist manchmal sehr schmal: So könnte das Kriterium „Internationalität“ zwar einerseits diskriminierend sein, weil es kleinere WP-Gesellschaften gegebenenfalls ausschließt. Handelt es sich aber um ein Kriterium, dass für die Prüfung absolut notwendig ist – zum Beispiel bei einem großen internationalen Konzern – ist es legitim.

4. Sonderfälle nicht abklären

In einem nächsten Schritt lädt das Unternehmen die Wirtschaftsprüfer zu einer Frage- Antwort-Runde ein (bei wesentlichen Tochterunternehmen auch zu sogenannte site visits). Diese soll beiden Parteien die Chancen geben, einander kennenzulernen – und diese Chance sollten Unternehmen auf keinen Fall verstreichen lassen. Auch wenn es meistens klare Bilanzierungsregelungen gibt, bestehen in manchen Fällen Ermessensspielräume, die Prüfer unterschiedlich behandeln.

So kann es sein, dass der bisherige Prüfer bestimmte Sachverhalte in der Vergangenheit akzeptiert hat – zum Beispiel die Bewertung eines Aktienpakets – während der neue Prüfer die bisher angewendete Bewertungsmethode kritisch hinterfragt oder sogar ablehnt. Im schlimmsten Fall ändern sich dann Bilanzkennzahlen signifikant, was wiederum Kreditklauseln berühren kann oder zusätzliche Erläuterungen notwendig werden. „Es ist daher im Vorfeld wichtig, solche Sondersachverhalte bei den potenziellen neuen Abschlussprüfern zu adressieren“, sagt Stefan Schmal.

Gleichzeitig gewährt das Unternehmen dem Prüfer bei so einer Frage-Antwort-Runde noch mehr Einblicke in die Firma, auf deren Basis die Prüfer ihre Angebote verfeinern können. Wichtig ist auch hier wieder, dass alle beteiligten Personen auf dem gleichen Informationsstand sind und alle Fragen und Antworten für jeden zugänglich sind.

5. Zu wenig Zeit einplanen

Die besten zwei bis vier Prüfer lädt das Unternehmen zum Schluss zu einem persönlichen Gespräch ein. Schließlich entscheidet sich der Prüfungsausschuss für zwei Kandidaten und der Aufsichtsrat schlägt diese – mit Begründung und einer klaren Präferenz – auf der kommenden Hauptversammlung vor. Zum Schluss muss das Unternehmen einen Bericht erstellen, in dem der Prozess umfassend dokumentiert ist – es muss deutlich werden, dass der Ablauf transparent und diskriminierungsfrei war.  

Gut ein halbes Jahr kann es von der öffentlichen Ausschreibung bis zur Auswahlentscheidung dauern.  Für viele Unternehmen ist diese Periode ein Kraftakt, der Zeit und Personal bindet. Insofern ist es wichtig, dass die Unternehmen genug Zeit und Ressourcen für die Ausschreibung und das spätere Onboarding einplanen, sagt Christian Herold. Sonst wird der Wechsel stressig und die Übergabe zwischen dem alten und neuen Prüfer verläuft holprig – ein schlechter Start für eine langjährige Zusammenarbeit.

julia.schmitt[at]finance-magazin.de