Prüferrotation: Ein Wechsel mit Hindernissen

Der Grund für den Prüferwechsel bei Delticom war die 2016 in Kraft getretene gesetzliche Abschlussprüferrotation, wegen der kapitalmarktorientierte Unternehmen, die sogenannten Public Interest Entities, kurz PIEs, ihr Prüfmandat nach spätestens zehn Jahren neu ausschreiben müssen. Deshalb ist das Thema Prüferwechsel für einen Großteil der betroffenen Unternehmen völliges Neuland: Bisher hatte man in der Regel seit Jahrzehnten dieselbe WP-Gesellschaft im Haus.

Der Wechsel stellt Unternehmen wie Prüfer vor Herausforderungen, schließlich kannten sich beide gut. Reibungsverluste treten zwar auf jeden Fall auf, eine solche Panne wie bei Delticom möchte jedes Unternehmen aber tunlichst vermeiden. „Wenn ein neuer Prüfer einen frischen Blick auf die Bilanzen wirft, kann es schon passieren, dass man längere Abstimmungsrunden drehen muss“, sagt Christian Herold von FAS, der Unternehmen bei der Ausschreibung von Prüfmandaten berät.

Man könne das Risiko zwar mindern, indem man bereits beim Auswahlprozess über allgemeine Bilanzierungsfragen spreche. „Doch die wirklich kritischen Fragen kommen häufig erst bei der richtigen Prüfung auf, wenn man ins Detail geht“, gibt der Berater zu bedenken. Er hält es daher für zentral, genügend Zeit für den gesamten Prozess der Ausschreibung, Auswahl und Einarbeitung einzuplanen, um für Unerwartetes Puffer zu haben.

Viel Zeit für den Wechsel hat sich Fuchs Petrolub genommen. Die Mannheimer, die auf die Herstellung und den Vertrieb von Schmierstoffen spezialisiert sind, haben rund 18 Monate eingeplant, berichtet Finanzchefin Dagmar Steinert. Bereits im März 2017 hat das MDax-Unternehmen die Ausschreibung im Bundesanzeiger veröffentlicht, im Mai 2018 wurde der Prüfer von der Hauptversammlung gewählt. Doch begonnen hatte die Arbeit schon im Oktober 2016, so Steinert: „Wir haben zuvor mit dem Prüfungsausschuss das Konzept sowie den Zeitrahmen erarbeitet und eine Scorecard mit Kriterien aufgestellt, die uns beim neuen Prüfer wichtig sind.“

Im Vorfeld konkrete Kriterien zu definieren, die einen durch den kompletten Auswahlprozess begleiten, empfiehlt auch Berater Herold. „Die Unternehmen müssen am Ende einen Bericht für den Auswahlprozess vorlegen, aus dem transparent hervorgeht, dass er fair abgelaufen ist – das kann man anhand einer Scorecard gut dokumentieren.“

Auch der Zeitpunkt für den Wechsel muss gut gewählt sein. So hätte Fuchs Petrolub seinen bisherigen Prüfer KPMG eigentlich noch zwei weitere Jahre behalten dürfen, bevor ein Wechsel ansteht. „Wir haben aber bewusst früher ausgeschrieben, um nicht zu einer Zeit zu suchen, zu der es die meisten anderen Unternehmen tun“, erklärt Finanzchefin Steinert. „So wollten wir uns unter anderem das beste Team sichern.“ Tatsächlich ist es so, dass ein Großteil der deutschen kapitalmarktorientierten Unternehmen bis spätestens 2020/21 den Prüfer wechseln muss, so dass sehr viele Auswahlprozesse ein bis zwei Jahre vorher stattfinden.

Und es gibt noch einen Aspekt, den Unternehmen bei dem Zeitpunkt der Ausschreibung im Blick behalten müssen: Die Cooling-in-Phase des neuen Prüfers. „Im Geschäftsjahr, bevor der neue Abschlussprüfer seine Arbeit aufnimmt, darf er bei dem Unternehmen bestimmte Beratungsleistungen nicht mehr erbringen“, betont Christian Herold von FAS. Deshalb sollte man idealerweise ein Jahr vor Verpflichtung schon wissen, wer der neue Prüfer sein wird, damit dieser seine Beratungsservices zurückfahren kann oder gar nicht erst dafür engagiert wird.

Dem kommen die Next Ten offenbar nach – doch es stellt sich die Frage, ob sich die zeit- und kostenintensive Bewerbung für sie tatsächlich lohnt. „Kleinere Wirtschaftsprüfer haben durchaus auch Chancen, gerade wenn sie über ein weltweites Netzwerk verfügen“, versichert Karsten Voß von Hella, auch wenn sich der Autozulieferer dieses Mal mit PwC für ein Big-Four-Haus entschieden hat. Im Zuge der Prüferrotation hat bisher aber noch kein Next-Ten-Haus ein MDax-Mandat ergattern können. Laut Herold gibt es aber noch einen anderen Grund, warum die mittelständischen Prüfer dennoch an den Ausschreibungen teilnehmen: „Sie bekommen dadurch eine gewisse Sichtbarkeit und können sich nachgelagert für prüfungsnahe oder andere Beratungsleistungen empfehlen.“

Auf Basis der ersten Bewerbungen müssen die Unternehmen schließlich eine engere Auswahl treffen. Fuchs Petrolub beispielsweise hat dazu Vorabfragebögen an alle acht Interessenten geschickt, „um sicherzustellen, dass ihre Leistung unseren Ansprüchen an die Abschlussprüfung genügt“, berichtet CFO Dagmar Steinert. Von den sechs, die diesen beantwortet haben, wurden drei in die nächste Runde eingeladen und zu einem konkreten schriftlichen Angebot aufgefordert.

Parallel dazu gab es außerdem eine Infoveranstaltung, bei welcher die drei Wirtschaftsprüfer detaillierte Fragen zum Unternehmen stellen konnten. „Darüber hinaus gab es keinen individuellen Kontakt. Es war uns wichtig, dass alle Bewerber immer den gleichen Informationsstand haben“, sagt Dagmar Steinert.

Auch Hella hat seine Entscheidung über ein mehrstufiges Auswahlverfahren getroffen. Es gab aber noch eine Besonderheit bei dem Autozulieferer: Die Lippstädter hätten ihren damaligen Prüfer KPMG sogar erneut wählen dürfen, weil KPMG das Unternehmen erst seit zehn Jahren geprüft hatte. In diesem Fall darf man sich – nach einem Auswahlverfahren – noch mal für den alten Prüfer entscheiden.

Diesen muss man aber nach spätestens zehn weiteren Jahren endgültig wechseln, so die Vorschrift. Somit hatte sich auch KPMG am Verfahren beteiligt. Häufig entscheiden sich in so einem Fall Unternehmen gegen einen Wechsel, weil sie die Einarbeitung scheuen. „Es gab tatsächlich auch die klare Option, unseren bisherigen Prüfer wiederzuwählen, sofern er sich gegen die Wettbewerber durchsetzt“, sagt Karsten Voß von Hella. „Wir wollten aber auch bewusst den Markt sondieren und schauen, welche Unterschiede es bezüglich Dienstleistungen oder Prüfungsgebühren gibt.“

Ins Finale kamen am Ende KPMG und PwC – die Wahl fiel dann auf PwC. Das Big-Four-Haus war bisher als Steuerberater bei Hella tätig, einen Teil dieser Dienstleistung hat inzwischen KPMG übernommen. Dass der frühere Prüfer zum neuen Berater wird, ist nicht ungewöhnlich, immerhin kennt er das Unternehmen durch die jahrelange Prüfungstätigkeit wie kein anderer. Finanziell lohnt sich dies meist auch: Die Tagessätze in der Beratung sind häufig wesentlich höher als die Tagessätze in der Prüfung.

Der letzte Schritt beim Prüferwechsel ist die Einarbeitung des neuen Dienstleisters. Laut Christian Herold von FAS machen das viele Unternehmen in Form eines Shadowings: Der neue Prüfer geht parallel zum alten mit, nimmt an Besprechungen teil und wird in Vorprüfungen eingebunden. So hat es beispielsweise Bayer beim Wechsel von PwC zu Deloitte gemacht. Das läuft zwar meist auf Kosten des Prüfers, ist jedoch in die Honorare eingepreist.

Aber sowohl Fuchs Petrolub als auch Hella haben sich gegen diese Variante entschieden. Beide argumentieren mit zu hohen Kosten und einem zu hohen Aufwand für die Mitarbeiter, mit zwei Prüfern parallel zu kommunizieren. „Es gab ein ausführliches Übergabegespräch zwischen KPMG und PwC, das war ausreichend“, sagt Fuchs-Petrolub-Finanzchefin Dagmar Steinert. Dass die Prüfung im ersten Jahr dann doch aufwendiger ist und länger dauern kann, ist ihrer Meinung nach normal: „Natürlich gab es auch die ein oder andere Diskussion über bilanzielle Sachverhalte, aber keine wirklich strittigen Fälle.“

Anders als bei Delticom. Doch selbst in diesem Fall gab es letztlich noch ein Happy End. Zwar legte der Online-Reifenhändler die Ende Juni veröffentlichten Geschäftszahlen mit drei Monaten Verzug vor, aber KPMG erteilte ein uneingeschränktes Testat.

julia.schmitt[at]finance-magazin.de