Der Wurstpellenproduzent Kalle hat bewegte Jahre hinter sich. Die Wiesbadener wanderten im Frühjahr 2016 zum vierten Finanzinvestor – dem US-Fonds Clayton, Dubilier & Rice (CDR). Zuvor gehörte Kalle bereits den Private-Equity-Häusern Silverfleet, CVC und Montagu.
Diese bewegte Firmengeschichte hat die IT-Landschaft der Finanzabteilung geprägt, da die Eigentümer dem Wurstpellenspezialisten einen Wachstumskurs durch M&A-Aktivitäten verschrieben haben. Zahlreiche kleinere Zukäufe waren die Folge. „Es hat aber keiner wirklich darauf geachtet, dass die Systeme zueinander passen“, resümiert heute Sebastian Stock, Head of Group Reporting bei Kalle.
„Wir haben 11 Töchter, die verkaufen, produzieren oder weiterverarbeiten. Zwei nutzen SAP, der Rest setzt auf eigene Systeme. Wir stehen jetzt vor der Herausforderung, dass wir einheitliche Informationen von unseren Einheiten abfragen wollen.“ Das Sammeln der relevanten Kennzahlen ist noch aufwendig. „Momentan müssen wir diese oft telefonisch bei den Töchtern abfragen. Das kostet viel Zeit.“
Kalle
Kalle will M&A-Wirrwarr mit BI-Tool ordnen
Kalle setzt auf Datawarehouse und BI-Tool
Unsere Controller sollen weniger sammeln und mehr analysieren.
Das will Stock mit seinem Team ändern und arbeitet derzeit an der Einführung eines Werkzeugs für die Business Intelligence (BI). Dadurch sollen das Controlling entlastet und Kapazitäten für wertschöpfendere Tätigkeiten freigesetzt werden: „Unsere Controller sollen weniger sammeln und mehr analysieren.“
Damit das gelingt, musste Kalle zunächst die Grundlagen schaffen. Dafür haben die Wiesbadener entschieden, die relevanten Daten über eine neue zentrale Datenbank zu sammeln. Die verschiedenen Töchter können die gewünschten Kennzahlen in das sogenannte „Datawarehouse“ täglich hochladen und der Zentrale zur Verfügung stellen. „Das Hochladen geschieht nachts, da dann die Auslastung am geringsten ist“, erklärt Stock.
Erst wenn die Zahlen eingespielt sind, kommt das neue BI-Werkzeug zum Einsatz, mit dem sich Kalles Reporting-Chef täglich die relevanten Zahlen anschauen kann. Eine Funktion hält Stock für besonders praktisch: „Ich kann einstellen, dass ich beispielsweise die Umsatzzahlen der dänischen Tochter am Montag um 8 Uhr via Mail geschickt bekomme“, sagt er. Auf Echtzeitzahlen kann er zwar nicht zurückgreifen, diese brauche Kalle aufgrund der überschaubaren Unternehmensgröße aber auch nicht.
Unterschiedliche Messgrößen machen Kalle zu schaffen
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Die Einführung des BI-Tools erfolgt nun schrittweise: Zunächst führt Kalle dieses nur für die Umsätze ein, im Herbst sollen dann die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und der Cashflow hinzukommen. Auch die Töchter werden bis Ende des Jahres nacheinander an das neue System angeschlossen.
Wenn das geschehen ist, sollen aufwendigere Kennzahlen hinzukommen, die dank des Tools berechnet werden können. So sollen ab dem kommenden Jahr vorausschauende Analysen für den Cashflow und das Net Working Capital möglich sein.
Laut Stock hat das Reporting-Projekt einen netten Nebeneffekt: „Wir setzen uns mit unseren Stammdaten auseinander.“ Durch die M&A-bedingte heterogene Landschaft ist nämlich ein wahres Zahlenwirrwarr entstanden: „Einige Töchter messen in Feet, Inches und Yards, wir natürlich in Metern. Andere geben Umsätze wiederum negativ an, weil das in einigen Enterprise-Resource-Planning-Systemen üblich ist. Das Tool rechnet aber positive Umsätze. Da decken sich die Zahlen manchmal nicht, und wir müssen auf Fehlersuche gehen“, gibt Stock einen Einblick in die aktuellen Herausforderungen. „Künftig werden wir zahlenseitig im ganzen Unternehmen die gleiche Sprache sprechen,“ zeigt er sich zuversichtlich.
Kalle setzt auf Spieltrieb der Mitarbeiter
Bei der Auswahl des BI-Tools sei es besonders wichtig gewesen, dass es für die Mitarbeiter leicht zu verstehen ist. So sollen neue Informationen zu Tage gefördert werden: „Wir wollen den Spieltrieb unserer Mitarbeiter nutzen. Sie können jetzt tiefer in die Zahlen gehen. Sie sollen sich ausprobieren und herausfinden, warum eine Kennzahl sich nicht wie erwartet entwickelt. Früher war das entweder aus Zeitgründen nicht möglich – oder weil die Zahlen schlicht nicht vorhanden waren.“
Es gebe einige Nutzer mit höheren Berechtigungen, die extra geschult wurden. „Der Vordergrund ist übersichtlich aufgebaut. Im Hintergrund ähnelt das System Excel, weshalb es vergleichsweise leicht zu verstehen ist“, erklärt er. Die Übertragung der Zahlen in eine Excel-Tabelle sei weiterhin möglich. In der IT kümmert sich ein neuer Mitarbeiter um die Pflege der Systeme.
Am Ende fiel die Wahl auf Prevero. Das Datawarehouse stellt Avantum. Der Schulungsaufwand sei gering, berichtet Stock. Das Projektbudget liegt im sechsstelligen Bereich. Er verweist auch auf die nicht-finanziellen Vorteile: „Wir setzen vor allem auf die Zeitersparnis und darauf, dass für unsere Mitarbeiter ein Mehrwert entsteht.“
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Unsere Mitarbeiter sollen sich ausprobieren und herausfinden, warum eine Kennzahl sich nicht wie erwartet entwickelt
