Wie hat McDonald’s Deutschland auf elektronische Rechnungen umgestellt? Das können Sie im FINANCE-Webinar erfahren.

McDonald’s Deutschland

02.05.18
CFO

So hat McDonald’s auf die elektronische Rechnung umgestellt

Um der großen Rechnungsflut Herr zu werden, hat McDonald‘s Deutschland von Papierrechnung auf elektronische Rechnung umgestellt. Wie McDonald‘s dieses komplexe Projekt gestemmt hat und wo dabei die größten Herausforderungen lagen.

270.000 Rechnungen von 14.765 Lieferanten: Mit so einer Rechnungsflut ist McDonald‘s jedes Jahr alleine in seiner Deutschlandzentrale konfrontiert. Kein Wunder, dass der Systemgastronom sich irgendwann die Frage gestellt hat, wie er dieses immense Rechnungsaufkommen besser bewältigen könnte. Die Lösung lag auf der Hand: weg von den Papierrechnungen, hin zu elektronischen Dokumenten.

Der Umstieg begann vor rund 20 Jahren. 1997 lief der komplette Rechnungsprozess noch papierbasiert ab. Die Lieferanten schickten die Rechnungen an die Restaurants, von wo diese dann wiederum in die Buchhaltung der Hauptverwaltung von McDonald’s gesendet wurden. Dort bearbeiteten Buchhalter die Rechnungen manuell und archivierten sie.

Manuelle Rechnungsbearbeitung war fehleranfällig

Neben dem administrativen Aufwand hatte diese Vorgehensweise vor allem einen großen Nachteil: das hohe Risiko, Rechnungen zu verlieren. Zudem war es oftmals schwer, den Bearbeitungsstatus nachzuvollziehen. Und last but not least verursachte der langsame Rechnungsdurchlauf oft auch noch Mahnungen seitens der Lieferanten.

Die Lösung fand McDonald‘s in einem zentralen Rechnungseingang und einem elektronisch gestützten Freigabe-Workflow. Dazu baute sich der Fast-Food-Riese eine hauseigene EDI (Electronic Data Interchange)-Infrastruktur. Die Schwäche der Inhouse-Lösung: Wegen der vielen unterschiedlichen Lieferanten trafen die Rechnungen in verschiedenen Formaten und unterschiedlichen EDI-Verfahren ein und mussten manuell in das passende Format konvertiert werden.

McDonald‘s gibt Einblicke im FINANCE-Webinar

Nachdem dann auch noch diverse Gesetze verabschiedet wurden, die weitere Anpassungen bei der E-Rechnung nach sich zogen, beschloss das Unternehmen 2009 schließlich, von der Inhouse-Lösung auf eine dienstleisterbasierte umzustellen: Der Anbieter Basware übernahm den Betrieb der EDI-Lösung und verschlüsselte sie mittels einer elektronischen Signatur.

Wie genau die Umstellung auf die elektronische Rechnung abgelaufen ist, was es dabei zu beachten gibt und für welche Unternehmen so eine Lösung in Betracht kommt – darüber berichten Daniel Voigt, Senior Manager Process Management bei McDonald‘s Deutschland, und Maximilian Borgmann, Presales Consultant bei Basware, im FINANCE-Webinar am kommenden Mittwoch, den 9. Mai. Alle Informationen zur Anmeldung finden Sie hier.

julia.schmitt[at]finance-magazin.de

Das Webinar „Von der Papierrechnung zum digitalen Dokument“ findet am 9. Mai 2018 von 11 bis 12 Uhr statt. Die Referenten sind Daniel Voigt, Senior Manager Process Management bei McDonald‘s Deutschland, und Maximilian Borgmann, Presales Consultant bei Basware.

Alle weiteren Informationen zu Anmeldung und inhaltlichen Schwerpunkten des für FINANCE-Leser kostenlosen Webinars finden Sie hier.