Die Digitalisierung verändert die Prozesse in Unternehmen. Gerade beim Rechnungseingang können Finanzabteilungen davon profitieren.

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15.05.18
CFO

So können IT-Tools den Rechnungsempfang optimieren

Wie lassen sich die Rechnungseingangsprozesse effizienter und transparenter gestalten? McDonald’s Deutschland hat sich für eine Software-Lösung entschieden – und im FINANCE-Webinar verraten, wie man ein solches Projekt am besten angeht.

Ob Rechnungslegung, Controlling oder Treasury: Die Digitalisierung krempelt immer mehr Unternehmensprozesse um und kann viel Potenzial freisetzen. Das gilt auch für die komplexen Rechnungsprozesse in Unternehmen. Anstatt beispielsweise alle Rechnungen in Papierform zu erhalten und manuell weiterzuverarbeiten, digitalisieren immer mehr Konzerne diese Vorgänge zumindest teilweise oder sogar komplett – mit dem Ziel, sie möglichst zeiteffizient und fehlerfrei zu gestalten.

So war es auch bei McDonald’s Deutschland. Der Systemgastronom, der jährlich mit 270.000 Rechnungen von 14.765 Lieferanten konfrontiert ist, hat schon vor rund 20 Jahren die ersten Schritte zur Abkehr von der papierlosen Rechnung unternommen.

Zunächst erfolgte der Rechnungseingang noch über eine hauseigene EDI (Electronic Data Interchange)-Infrastruktur. Diese Lösung hatte aber auch Nachteile. Dazu gehörte vor allem, dass die Rechnungen der diversen Lieferanten in unterschiedlichen Formaten eintrafen, die mit Hilfe der hauseigenen IT zunächst umgewandelt werden mussten, erklärt Daniel Voigt, Senior Manager Process Management bei McDonald’s Deutschland. 

McDonald’s und Basware gaben im Webinar Einblicke

Gesetzliche Neuregelungen stellten McDonald’s Deutschland immer wieder vor neue Herausforderungen. 2011 ersetzte eine Software des Anbieters Basware schließlich die hauseigene EDI-Lösung.

„Die neue Software nimmt die unterschiedlichsten Formate in den verschiedensten Kommunikationsstrecken in Empfang und stellt uns die Rechnung in einem zentralen Format zur Verfügung“, berichtet Voigt. Dass McDonald’s Deutschland inzwischen schon über 90 Prozent aller Lieferantenrechnungen in digitaler Form erhält, soll noch nicht das Ende sein. Voigt: „Unser Ziel ist es, immer näher an die 100 Prozent zu kommen.“

Wie die Einführung des neuen IT-Tools im Detail abgelaufen ist, aber auch welche Herausforderungen die Umstellung auf einen digitalen Rechnungseingang bereit hält, zeigten McDonald’s-Manager Daniel Voigt und Maximilian Borgmann von Basware vor wenigen Tagen im Rahmen eines FINANCE-Webinars, dessen Videomitschnitt hier verfügbar ist.  

julia.schmitt[at]finance-magazin.de

Den kompletten Videomitschnitt des Webinars zum Thema „Von der Papierrechnung zum digitalen Dokument“ können Sie sich hier ansehen. Darin gehen Daniel Voigt und Maximilian Borgmann von Basware auf zahlreiche Fragen der Teilnehmer zu den Abläufen bei McDonald’s Deutschland, den Herausforderungen bei der Umsetzung, den technischen Anforderungen der Software und mehr ein.