Auch wenn Zahlungsforderungen immer seltener auf Papier eingehen. CFOs haben oft ihre Kreditorenbuchhaltung noch nicht ausreichend automatisiert.

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15.12.14
CFO

Rechnungswesen: Papier auf dem Rückzug

Der Technologiewandel hat Unternehmen bereits in vielen Bereichen erfasst. In der Kreditorenbuchhaltung fürchten CFOs jedoch häufig noch die hohen Anfangsinvestitionen. Auf lange Sicht könnten sich diese aber rechnen.

Die Automatisierung von Accounts-Payable-(AP)-Prozessen könnte in den kommenden Jahren die Kreditorenbuchhaltung erheblich effizienter gestalten. Zu diesem Ergebnis kommt ein White Paper des Softwareanbieters Kofax, das sich mit der Zukunft der Rechnungsverarbeitung beschäftigt und registrierten Lesern kostenlos in unserer FINANCE-White Paper Library zum Download zur Verfügung steht.

Der Begriff „Accounts Payable“ umfasst die Kreditoren des Unternehmens, AP-Prozesse reichen vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbuchung. Noch unterschätzen viele CFOs den Studienautoren zufolge die strategische Bedeutung des Bereichs. Der Forderungseingang und die –verarbeitung seien weder zentralisiert, noch automatisiert. In den kommenden drei bis fünf Jahren müssten aber rund die Hälfte aller Unternehmen die Automatisierung umsetzen, glauben die Studienautoren.

Dabei könnten automatisierte AP-Prozesse durchaus wertschöpfend wirken. So würden diese nicht nur schneller und effizienter, auch Fehler könnten reduziert werden. Denn viele Unternehmen lassen aufgrund fehlender Automatisierung gerade in der Kreditorenbuchhaltung oft viel Geld liegen. Zudem könnten Rechnungen leichter übersehen werden, was im schlimmsten Fall zum Bilanzbetrug führen kann.

Rechnungsverarbeitung wird zunehmend automatisiert

Automatisierte AP-Prozesse werden voraussichtlich auch dabei helfen, die vielen verschiedenen Formate richtig zu nutzen. Denn Unternehmen plagen sich mitunter mit einer großen Vielfalt unterschiedlicher Rechnungen.

Derzeit machen Papierzahlungsforderungen laut Studie noch rund 80 Prozent der Eingänge aus. Die restlichen 20 Prozent der Rechnungen gehen laut Kofax in Fax, PDF- oder Office-Dateien sowie XML-Formaten oder per elektronischem Datenaustausch (EDI) ein. Dieser Anteil werde sich in den kommenden Jahren sogar auf 25 Prozent erhöhen. Das automatisierungsfreundlichere E-Invoicing ist in Deutschland ebenfalls noch nicht sehr weit verbreitet.

Neue Technologien führen zu Effizienzgewinnen bei AP-Prozessen

In den vergangenen Jahren haben deutsche Mittelständler vermehrt extern aufgesetzte,  abonnementbasierte Dienste eingeführt. Mobile Technologien würden dagegen aber noch kaum genutzt. Kofax geht daher davon aus, dass ein großer Teil der Unternehmen in den nächsten drei Jahren Mobiltelefone sowie Tablets in AP-Prozesse integriert. Wichtig sei es jedoch, auch bei mobilen Rechnungsprozessen die Compliance-Vorgaben und die Sicherheitsstandards zu bedenken.

jakob.eich[at]finance-magazin.de

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