Einführung eines TMS

Ein zuvorkommender und reibungsloser Service wird gerade in der Tourismusbranche großgeschrieben. Dies gilt nicht zuletzt für die schnelle und korrekte Abwicklung von Zahlungen und Erstattungen, wie sie etwa regelmäßig bei Hotelbuchungen auftreten.

Doch um in solchen Fällen stets zeitnah und zielgerichtet handeln zu können, müssen die entsprechenden Finanzabteilungen zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über das aktuelle Finanzgeschehen haben. Dies trifft in besonderem Maße auf international tätige Akteure wie das in Bad Arolsen ansässige Unternehmen H-Hotels zu, das in unterschiedlichen europäischen Ländern eine Vielzahl an Hotels betreibt.

Aus Sicht des Treasury gehen die alltäglichen Arbeitabsläufe in einem solch vielschichtig angelegten Geschäftsfeld jedoch zugleich mit einer Reihe spezieller Anforderungen einher, für die sich die herkömmlichen Verfahrensweisen nur noch als bedingt ausreichend erweisen. Aus diesem Grund hat sich H-Hotels für die Einführung eines neuen Treasury-Management-Systems entschieden, mit dem sich die anfallenden Arbeitsprozesse auf flexible Weise optimieren und zukunftsfähig gestalten lassen.

Herausforderung: viele spezifische Finanzverwaltungssysteme

Eine der größten alltäglichen Herausforderungen von H-Hotels ist, dass in der Touristikbranche eine Vielzahl spezifischer Finanzverwaltungssysteme zum Einsatz kommt, die sich nur schwer aufeinander abstimmen lassen. Nicht nur führt dies in vielen Arbeitsschritten zu einem erhöhten Zeitaufwand, es ist auch fehleranfällig. Gerade bei der Expansion nach Europa gelangte die Arbeit mit den in Deutschland weitverbreiteten Formaten Datev und Excel deshalb schnell an ihre Grenzen.

Als international tätiger Akteur ist H-Hotels zudem täglich mit Finanzbewegungen in Fremdwährungen konfrontiert, die von den Treasurern besondere Aufmerksamkeit erfordern. Dies gilt vor allem dann, wenn die entsprechenden Finanzbewegungen unterschiedliche Bankkonten von Unternehmenstöchtern betreffen, die jeweils gesonderten Bestimmungen unterliegen.

Gerade in diesen Fällen hat es bisher oftmals an einem unterstützenden System gemangelt, das mit seinen automatisierten Arbeitsprozessen gleichermaßen für mehr Transparenz und Effizienz bei der kaufmännischen Abwicklung sorgt. Generell sollte die Software hierbei zugleich über ein mehrstufiges System bei der Zahlungsfreigabe verfügen, um bei Zahlungsausgängen die allgemeinen Sicherheitsstandards von H-Hotels zu gewährleisten.

Zentralisiertes Treasury

Darüber hinaus legt das Unternehmen auf den Aufbau eines zentralisierten Treasury-Management-Systems Wert, mit dem flexibel auf zukünftige Entwicklungen reagiert werden kann. Neben der Abbildung des aktuellen Geschäftsgeschehens kommt also nicht zuletzt den möglichen Erweiterungsoptionen des Systems eine entscheidende Rolle zu.

Bei einer Struktur von gut 100 konzerninternen Unternehmen mit mehr als 500 verschiedenen Bankkonten sind für den Konzern H-Hotels in diesem Kontext etwa Funktionen für ein optimiertes ERP-System von besonderem Interesse. Ein weiterer Fokus liegt zudem auf der effizienten Verwaltung von unterschiedlichen Cash Pools innerhalb des Konzerns sowie auf Systemlösungen zur erfolgreichen Begleitung der zukünftigen Internationalisierungsprozesse.

Aktuell kommt das System bei H-Hotels schwerpunktmäßig an der Schnittstelle zwischen Banken und Finanzbuchhaltung zum Einsatz, wobei das System die Kontoumsätze stets aktualisiert von den Banken abruft und diese automatisch in die Buchhaltung überspielt. Zudem nutzt H-Hotels die ganzheitliche Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Um das Potential der Software stärker ausschöpfen zu können, beabsichtigt H-Hotels die Einführung eines neuen ERP-Systems in unmittelbarer Zukunft, durch welches sich die kurzfristige Liquiditätsplanung noch stärker in das Treasury-Management-System verlagern lässt.