Wenn die Bilanzpolizei DPR Unternehmen unter die Lupe nimmt, ist der CFO gefragt.

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21.08.15
Finanzabteilung

FINANCE-Ratgeber DPR-Prüfung: So vermeiden CFOs Fehler

Fast jedes kapitalmarktorientierte Unternehmen kommt irgendwann ins Visier der Deutschen Prüfstelle für Rechnungslegung DPR. Geht der CFO die DPR-Prüfung falsch an, droht im schlimmsten Fall der Imageverlust für Unternehmen und Finanzchef.

Puma, Berentzen, SGL Carbon: Das sind nur drei von den vielen Unternehmen, bei denen die Deutsche Prüfstelle für Rechnungslegung, kurz DPR, in den vergangenen Jahren Bilanzierungsfehler gefunden hat. Fast jedes kapitalmarktorientierte Unternehmen ist schon einmal unter die Lupe der Bilanzpolizei geraten. Sie prüft pro Jahr prüft zwischen 120 und 140 Unternehmen, ausgewählt meist per Stichprobenauswahl, ab und zu auch auf einen konkreten Verdacht hin.

Gerade bei kleinen Unternehmen ist die Fehlerquote hoch: Sie kämpfen häufig mit der fehlenden Expertise im eigenen Haus, weil die Abteilungen für Rechnungslegung schlicht zu klein sind, um mit den komplizierten IFRS-Standards Schritt zu halten. Bei den großen Unternehmen ist die Fehlerquote niedriger, doch auch sie kämpfen mit Problemen bei der Rechnungslegung: Ihre Strukturen sind oft so komplex, dass Fehler fast unumgänglich sind – Manchmal wissen selbst Wirtschaftsprüfer nicht genau, wie bestimmte Vorfälle zu buchen sind.

Geht ein Bilanzierungsfehler durch die Presse und kratzt am Image des Unternehmens, muss sich der CFO verantworten. Doch selbst wenn alles gut geht und die Bilanzpolizei keine Fehler findet, kann die DPR für die Finanzabteilung zur Belastungsprobe werden. Denn die DPR-Prüfung kann zu jedem Zeitpunkt im Jahr stattfinden und dauert Monate. Wie CFOs sich auf die DPR-Prüfung vorbereiten können und welche Fehler sie vermeiden sollten, verrät der FINANCE-Ratgeber.

1. Lückenlosen Dokumentation noch vor der Ankündigung der DPR

Noch bevor sich die Bilanzpolizei zur Bilanzprüfung ankündigt, können CFOs einiges tun. Das A und O ist eine lückenlose Dokumentation während der Erstellung des Jahresabschlusses. In dieser sollte genau festgehalten werden, warum etwas wie bilanziert wurde. Einen genauen Blick sollten die CFOs dabei auf die Prüfungsschwerpunkte der DPR werfen, die die Bilanzpolizei jedes Jahr veröffentlicht. Darin listet sie genau auf, welche Bilanzierungsthemen sie in der diesjährigen Prüfung auf der Agenda haben wird.

Daneben können die Prüfungsschwerpunkte einen Hinweis darauf geben, wie wahrscheinlich es ist, dass das eigene Unternehmen in diesem Jahr unter die Lupe der DPR gerät. Unternehmen, die jetzt beispielsweise zum ersten Mal IFRS 11 anwenden müssen, haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, geprüft zu werden, weil IFRS 11 zu den diesjährigen Prüfungsschwerpunkten gehört.

2. Ruhe bewahren während der DPR-Prüfung

Hat die DPR ein Unternehmen zur Prüfung  ausgewählt, kommt die Ankündigung per Brief an. Und dann? „Cool bleiben“, rät Dirk Schmelzer im Gespräch mit FINANCE, CFO des Münchener Internetunternehmens Tomorrow Focus, das vor einiger Zeit mit einer DPR-Prüfung konfrontiert wurde. Ein unüberlegtes Beantworten des Briefes oder ein Aufscheuchen der kompletten Finanzabteilung ist in keinem Fall die beste Strategie. Besser: Den Wirtschaftsprüfer kontaktieren und mit ihm das weitere Vorgehen besprechen, findet Schmelzer.

Es ist außerdem sinnvoll, ein Projektteam zu bilden, das beispielsweise aus dem Wirtschaftsprüfer, dem Leiter Rechnungswesen und dem CFO besteht. Das Team sollte die nötige Expertise haben, um alle Fragen der DPR zu beantworten, aber klein genug sein, um schnell handlungsfähig zu sein. Der CFO sollte sich also genau überlegen, wen er aus seiner Finanzabteilung im Team nicht missen kann – und dann mit der Beantwortung der Briefe loslegen.

3. Alle von der DPR gesetzten Deadlines einhalten

Nach Eintreffen des Briefes hat das Unternehmen rund zwei bis vier Wochen Zeit, alle angeforderten Dokumente an die Bilanzpolizei zu schicken – das sind in der Regel der Jahres- und Konzernabschluss, die Lageberichte und die Prüfberichte des Abschlussprüfers. Danach muss das Unternehmen einige Wochen warten, bis die DPR tiefergehende Fragen zurückschickt, in denen es etwa um die Bilanzierung eines konkreten Sachverhalts gehen kann. Dieses Hin- und herschreiben kann in den Folgemonaten öfters stattfinden. Spätestens jetzt zahlt sich eine gute Dokumentation aus, denn das Unternehmen kann schnell reagieren und muss nicht erstmal in mühevoller Kleinarbeit Vorgänge rekonstruieren, die Monate her sind.

Grundsätzlich kann eine Frist auch mal verlängert werden – doch CFOs sollten sich dessen bewusst sein, dass eine Verlängerung auch verdächtig wirken kann. „Wir können natürlich nie wissen, was der wahre Grund für eine Verlängerung ist – aber wir merken schon, wenn Unternehmen nur Zeit schinden wollen“, sagte DPR-Präsident Edgar Ernst kürzlich in einem Interview mit FINANCE. Der CFO sollte daher genau darauf achten, dass alle zeitlichen Vorgaben eingehalten werden, das erleichtert die Prüfung von beiden Seiten aus und sorgt für minimalstes Konfliktpotential.

4. Strategie während der DPR-Prüfung abwägen

Hat die DPR einen Bilanzierungsfehler entdeckt, muss er im Bundesanzeiger und als Ad-hoc-Meldung veröffentlicht werden. Den Text für die Mitteilung gibt die DPR vor – eine Mitsprache gibt es dann nicht mehr. Doch die Fehlerfeststellung muss nicht zwingend akzeptiert und werden: Ist das Unternehmen der Meinung, dass die DPR nicht recht hat, kann es sich auch zur Wehr setzen. Dann tritt die DPR ab und die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht übernimmt die Prüfung.

Sie fordert nochmal alle Dokumente an und prüft alles erneut. In 80 Prozent der Fälle gibt die Bafin der DPR Recht – doch selbst dann kann sich das Unternehmen immer noch gegen eine Fehlerveröffentlichung wehren und sich an das Oberlandesgericht in Frankfurt wenden. Der CFO sollte also genau überlegen, wie er mit dem Urteil der DPR umgeht und ob sich eine Anfechtung gegebenenfalls lohnt.

Sind alle Mittel ausgeschöpft, bleibt dem CFO nichts anderes übrig, als das Urteil der Bilanzpolizei zu akzeptieren und einer Fehlerveröffentlichung zuzustimmen. Da der Fehler dann einen Abschluss betrifft, der ein, manchmal sogar schon zwei Jahre her ist, ist der Aufschrei am Kapitalmarkt meist gering. Trotzdem wirft der Fehler nicht gerade ein gutes Licht auf das Unternehmen und den Finanzchef. Angesichts der komplexen Rechnungslegung werden sich Fehltritte nur schwer ganz vermeiden lassen – doch mit einer ordentlichen Vorbereitung und einem kühlen Kopf können CFOs das Beste draus machen.

Julia.becker[at]finance-magazin.de

Wie CFOs revisionssicher Emails sichern, welche Fehler man bei der Harmonisierung von ERP-Systemen vermeiden muss und viele weitere hilfreiche Tipps mehr finden Sie künftig in unserem stetig wachsenden FINANCE-Ratgeber.