Es ist eine Situation, die den meisten Unternehmen gut vertraut ist: Täglich kommen zig Rechnungen in verschiedenen Formaten – ob Papier oder digital – in der Finanzabteilung an. Sie müssen gesichtet, zugeordnet, bearbeitet und abgelegt werden. Je größer der Konzern, desto schwerer ist es, da noch den Überblick zu behalten.
Sind der Rechnungseingang und der damit verbundene Verarbeitungsprozess nicht richtig aufgesetzt, kann das weitreichende Folgen haben: Nicht nur, dass mangelnde Transparenz und Kontrolle die Unternehmen unnötig Zeit und Personal kosten. Nicht selten können sie ihre Zahlungsziele nicht einhalten und ihnen entgehen attraktive Skonti.
Freshfields hat Rechnungsworkflow digitalisiert
Die internationale Wirtschaftskanzlei Freshfields Bruckhaus Deringer hat schon früh damit begonnen, mithilfe von IT-Tools ihre Rechnungsprozesse klar zu strukturieren. Bereits 2004 wurde eine Software eingeführt, die den Rechnungsworkflow digitalisiert hat, erzählt Berenice Koch, Business Analysis Manager bei Freshfields.
Nach zehn Jahren im Einsatz wurde es 2014 schließlich Zeit, sich nach einem neuen System umzusehen, welches nicht nur dem aktuellen technischen Stand entsprach, sondern auch zukunftssicher war. Also begab sich die Kanzlei auf die Suche nach einer neuen Software-Lösung. „Was wir zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht wussten: Parallel dazu hatte die Zentrale in England beschlossen, global ein neues ERP- und Finanzsystem einzuführen“, erinnert sich Berenice Koch.
Basware-Software für Automatisierung der Prozesse
Die Folge: Das Team von Koch sollte nicht nur den bisherigen Rechnungsworkflow mit einer neuen Software ablösen, sondern auch noch den gesamten Bestellvorgang. Eine ganz schöne Herausforderung für die Kanzlei: Über 3.100 User haben das alte System genutzt, jährlich gingen mehr als 26.000 Rechnungen von 6.300 sehr heterogenen Lieferanten ein.
Bei der Suche nach einer passenden Software hat sich Freshfields schließlich für eine Lösung des IT-Unternehmens Basware entschieden. „Basware bietet IT-Tools an, mit denen Rechnungslegungsprozesse von der Bestellung bis zur Archivierung digitalisiert und automatisiert werden können“, erklärt Jörg Schramm, Vice President Purchase-to-Pay Continental Europe bei Basware. Die Vorteile: Schnellere Abwicklung, geringere Fehleranfälligkeit und mehr Transparenz über alle Prozesse.
Freshfields gibt Einblicke im Webinar
Die Umstellung war aufwendig, erzählt Berenice Koch. „Die Herausforderung liegt weniger in der reinen technischen Umsetzung, sondern im Change Management.“ Nicht umsonst scheitern viele IT-Projekte daran, dass die Mitarbeiter nicht richtig mitgenommen werden.
Welche Herausforderungen es auf Seiten der Technik, aber auch im Projektmanagement gegeben hat, wie die Kanzlei an die Einführung der neuen Software herangegangen ist und von welchen Vorteilen sie jetzt profitiert – darüber berichten Berenice Koch und Jörg Schramm im FINANCE-Webinar. Alle Informationen zur Anmeldung finden Sie hier.
Info
Das Webinar „Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung automatisieren“ findet am 6. Dezember 2017 von 11 Uhr bis 12 Uhr statt. Die Referenten sind Berenice Koch, Business Analysis Manager bei Freshfields Bruckhaus Deringer, sowie Jörg Schramm, Vice President Purchase-to-Pay Continental Europe bei Basware.
Alle weiteren Informationen zu Anmeldung und inhaltlichen Schwerpunkten des kostenlosen Webinars finden Sie hier.
Julia Schmitt ist Redaktionsleiterin von FINANCE-Online und Moderatorin bei FINANCE-TV. Nach ihrem Studium der Volkswirtschaftslehre und Publizistik an der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz stieg sie 2014 bei F.A.Z. BUSINESS MEDIA ein. Sie betreut die Themenschwerpunkte Wirtschaftsprüfung und Bilanzierung und ist Trägerin des Karl Theodor Vogel Preises der Deutschen Fachpresse.
