Für ein besonders gut gelungenes Controlling-Projekt hat Edeka Südwest den Controllerpreis des ICV verliehen bekommen.

Edeka

18.05.17
Finanzabteilung

Edeka Südwest gewinnt mit Next-Level-Controlling

Eine neue Strategie zu definieren, ist einfach, sie gut umzusetzen, deutlich schwieriger. Mit einem großen Controlling-Projekt wollte Edeka Südwest das ändern – und hat dafür den Controllerpreis 2017 abgeräumt.

Es ist ein Szenario, wie es große Unternehmen nur zu gut kennen: Es kursieren viele gute Ideen unter den Mitarbeitern, in den Sitzungen finden Diskussionen statt, neue Strategien werden beschlossen. Doch bald schon fangen die Probleme an: Mit welchen konkreten Maßnahmen wird die neue Strategie umgesetzt? Wem muss sie wann kommuniziert werden? Und welche KPIs hängen daran?

Unklare Zuständigkeiten und Intransparenz sind oft die Gründe, warum neue Strategien scheitern – um genau so etwas zu verhindern, hat die Handelsgruppe Edeka Südwest ein neues Controlling-Tool im Unternehmen eingeführt. Dafür wurde ihr nun der Controllerpreis 2017 des Internationalen Controller Vereins (ICV) verliehen.

Mehr Übersichtlichkeit durch ein zentrales Tool

Angefangen hatte alles 2012, erinnert sich Gerald Fauser, Leiter Controlling bei Edeka Südwest. Edeka Südwest ist ein Unternehmensverbund mit Großhandel, verschiedenen Geschäftsbereichen, Tochterbetrieben und rund 44.000 Mitarbeitern (inklusive des selbstständigen Einzelhandels).

Um den Überblick zu behalten, müssen Führungs- und Steuerungssysteme miteinander vernetzt und abgestimmt sein. „Wir wollten ein zentrales Tool schaffen, in dem übersichtlich dargestellt ist, welche Maßnahmen welchen Strategien zugeordnet sind und welcher Geschäftsbereich davon betroffen ist“, so Fauser.

Die Edeka-Mitarbeiter waren skeptisch

Zu Beginn arbeitete Edeka Südwest mit einer Excel-Lösung, die das Unternehmen nach und nach weiterentwickelte und verbesserte. Ganz wichtig dabei war der Dialog mit den Geschäftsbereichsleitern: Manche waren zu Beginn noch skeptisch, weil sie den Mehrwert der Lösung nicht sahen, erinnert sich Thomas Sauer, Leiter Unternehmensentwicklung bei Edeka Südwest. „Wir haben daher viele Gespräche geführt, nach Wünschen und Anforderungen gefragt und versucht, die Vorteile des Tools sowohl für die Mitarbeiter als auch für die ganze Firma zu verdeutlichen.“

Mit Erfolg: Die einstigen Skeptiker seien jetzt „begeisterte Nutzer“. Kein Wunder, denn das Tool mit der Bezeichnung „Entwicklungsmodell“ habe eine hohe Transparenz in das Unternehmen gebracht. Darin finden die Geschäftsbereichsleiter ihre jeweils definierten Strategien, denen einzelne Maßnahmen und KPIs zugeordnet sind. Zu jeder Maßnahme wird eine Statusauskunft aufgeführt, die den aktuellen Projektstand wiedergibt.

Schwarzwaldsprudel konnte schnell reagieren

Insgesamt hat das Tool die Transparenz massiv erhöht: Alle betroffenen Mitarbeiter sind auf dem gleichen Kenntnisstand, jeder sieht, wann welche Maßnahme auf ihn zukommt und kann das beispielsweise direkt bei seiner Ressourcenplanung berücksichtigen. Das hilft auch dabei, mögliche Konflikte mit anderen Maßnahmen schnell zu erkennen. „Und sollte es bei der Zielerreichung Probleme geben, kann man schnell sehen, woran es hakt und wen man ansprechen kann“, sagt Controlling-Chef Fauser.

Wie das Tool in der Praxis zum Einsatz kommt, zeigt das Beispiel von Schwarzwald-Sprudel, einem Mineralbrunnenbetrieb aus dem Edeka-Südwest-Verbund. Das Unternehmen hatte vor einiger Zeit die Maßnahme definiert, die Heizungsanlage von Öl auf Gas umzustellen, diese war allerdings mit einer niedrigen Priorität markiert.

Doch äußere Umstände zwangen Schwarzwald-Sprudel, die Priorität hochzusetzen– das neue Tool war eine große Hilfe, um zügig umzustellen, denn es war sofort für alle Betroffenen ersichtlich, welche Schritte unternommen werden müssen, wer betroffen ist, ob es mögliche Konflikte gibt oder wer die Ansprechpartner sind.

„Nicht sofort hundertprozentige Lösung erwarten“

Inzwischen ist Edeka Südwest einen Schritt weiter gegangen und hat das Tool aus Excel in eine professionelle Softwarelösung gehoben. Dabei hat das Unternehmen die Software stark an die eigenen Bedürfnisse angepasst.

Ein Vorteil, der durch die eingeführte Lösung erreicht werden soll, sind die unterschiedlichen Zugriffsbefugnisse. So können Maßnahmen zunächst auf „privat“ geschaltet sein, sodass sie nur ein Bereichsleiter sieht, und anschließend ausgeweitet werden, sodass sie auch von den betroffenen Abteilungen gesehen werden. „Dadurch können Ideen zunächst im geschützten Raum diskutiert werden, bevor sie für andere Abteilungen freigeschaltet werden, die sie umsetzen sollen“, sagt Fauser.

Rund fünf Jahre hat es von der Excel-Lösung zum professionellen Tool gedauert, doch genau dieser Prozess sei so wichtig für ein gut funktionierendes Tool. „Man darf nicht sofort eine hundertprozentige Lösung erwarten, man muss Gespräche führen und ausprobieren, bis es für das eigene Unternehmen passt.“

julia.schmitt[at]finance-magazin.de

Der Controllerpreis wird jedes Jahr vom Internationalen Controller Verein vergeben und ist mit 5.000 Euro dotiert. In diesem Jahr wurde der Preis bereits zum 14. Mal vergeben. Zu den Siegern der vergangenen Jahre gehören beispielsweise Covestro, RWE, Lufthansa oder Elitepartner.