Kaum ein Controlling-Projekt ist so wichtig wie die Vereinheitlichung der ERP-Systeme – und gleichzeitig so fehlerträchtig.

ivosar/iStock/Thinkstock/Getty Images

27.07.15
Finanzabteilung

ERP-Harmonisierung: Die größten Fehler

Kaum ein Controlling-Projekt ist so wichtig wie die Vereinheitlichung der ERP-Systeme – und gleichzeitig so fehlerträchtig. Welche fünf Fehler der CFO unbedingt vermeiden muss.

Unterschiedliche Maßeinheiten, doppelte Strukturen, hohe Wartungskosten: Es gibt viele Gründe, die ERP-Systeme innerhalb eines Konzerns zu vereinheitlichen. Viele CFOs packen das große Projekt an und tappen dabei in etliche Fallen, die das Projekt in die Länge ziehen, die Kosten in die Höhe treiben oder gar zum kompletten Abbruch führen – Verlust des CFO-Postens inklusive.

Auf die Agenda von Finanzchefs rückt das Thema beispielsweise wenn zugekaufte Unternehmen integriert werden müssen oder sich über die Jahre ein Wildwuchs verschiedenster Systeme gebildet hat. In jüngster Zeit kommt noch eine weitere Ursache hinzu: Die Digitalisierung zwingt viele Unternehmen, ihre ERP-Systeme anzupassen. Zum Beispiel wenn Handelsunternehmen in den Online-Handel einsteigen und Kunden binnen Sekunden darüber informieren müssen, ob ein bestimmtes Produkt gerade verfügbar ist – da muss das System im Hintergrund hundertprozentig funktionieren. Warum aber laufen diese wichtigen Projekte häufig schief? Der FINANCE-Ratgeber deckt die typischsten Fehler auf und zeigt, worauf CFOs bei der Harmonisierung von ERP-Systemen unbedingt achten sollten. 

Fehler 1: CFOs wollen ERP-Harmonisierung „mal eben so“ machen

Erfolgsentscheidend ist, wie ein CFO ganz zu Beginn an das Megaprojekt ERP-Harmonisierung herangeht. Gerade in großen Konzernen sind ERP-Systeme häufig über Jahre oder gar Jahrzehnte regional und global gewachsen und weisen dementsprechend viel Wildwuchs auf. Doch an eine systematische Angleichung traut sich niemand so recht ran. „Man müsste mal aufräumen“, heißt es dann oft – das ist die falsche Einstellung, findet Martin Arnoldy, Vice President Product Industries & SAP Service Line bei Capgemini. „Eben mal so harmonisieren, das klappt nicht“, sagt er.

CFOs unterschätzen manchmal den Aufwand, den das Projekt mit sich bringt, denn eine komplette Konzern-Harmonisierung kann ähnlich anspruchsvoll sein wie die Einführung eines ganz neuen ERP-Systems. Also: Genaue Fehleranalyse, präzise Projektpläne machen, ausreichend Budget einräumen, Management-Attention sichern. Sonst verliert sich die ERP-Harmonisierung schnell im Klein-klein.  

Fehler 2: Bestandsaufnahme der ERP-Systeme findet zu spät statt

Selbst wenn die Tragweite des Projekts klar ist, versäumen es viele CFOs, zu Beginn eine ordentliche Bestandsaufnahme zu machen. Unternehmen müssen klar analysieren, wo sie stehen: Wie sehen die einzelnen ERP-Systeme Stand Jetzt aus, wo gibt es Abhängigkeiten untereinander und an welchen Stellen kann es zu technischen Stolperfallen kommen? „Viele Unternehmen haben stark angepasste ERP-Systeme mit komplexen Modifikationen – da kann man nicht ohne weiteres daran herumwerkeln“, warnt Arnoldy. Es kann fatal sein, wenn man sich nicht aller Beziehungen und Wechselwirkungen innerhalb der Systeme von Anfang an bewusst ist, sondern das erst mitten im Projekt herausfindet.

Hinzu kommt, dass es heutzutage kaum mehr Wartungsfenster gibt, in denen man die Systeme in Ruhe umstellen kann. Gerade im Online-Bereich müssen die ERP-Systeme 24/7 reibungslos funktionieren; außerdem bei jedem Unternehmen, das international tätig ist und rund um die Uhr Kunden und Mitarbeitern funktionierende Systeme bereitstellen muss.

Also: Planen, planen, planen, um die Betriebseinschränkungen so gering wie möglich zu halten, die durch die Arbeiten am ERP-System entstehen. Und ein zentrales Projektmanagement aufsetzen, das zuvor die komplette ERP-Landschaft des Unternehmens eingehend studiert hat. Denn auch bei der ERP-Harmonisierung liegt der Teufel im Detail.

Fehler 3: CFOs definieren Ziele der ERP-Harmonisierung nicht klar

Eine andere Frage, die Unternehmen häufig nicht rechtzeitig klären: Welche Prozesse müssen tatsächlich umgestellt werden, und was soll das Ziel sein? Nicht jede ERP-Modifikation, jedes Nebensystem muss tatsächlich angegangen werden. Manchmal lohnt sich ein zweiter Blick, um zu sehen, dass  manche Prozesse gar nicht mehr genutzt werden.

Alles zu harmonisieren dauert bei großen Konzernen häufig auch viel zu lange. ERP-Spezialist Arnoldy hat dabei schon bittere Entwicklungen miterlebt: „Das Geschäft entwickelt sich dann manchmal schneller weiter als die Harmonisierung, und das Projekt ist wird von der Realität bereits während der Laufzeit überholt.“ Ein konkreter Fahrplan mit definierten Zielen und Meilensteinen für die ERP-Harmonisierung ist zentral. Nach Möglichkeit sollten die Ziele auch nicht immer wieder verändert werden, sondern nur im absoluten Notfall. Sonst wird die ERP-Harmonisierung zur Endschlosschleife.

Fehler 4: ERP-Harmonisierung wird als reines IT-Projekt abgetan

Häufig starten Harmonisierungsprojekte aus der IT heraus, beispielsweise weil man die IT-Kosten senken will. Das ist ein gefährlicher Start für die ERP-Harmonisierung. Viele Unternehmen machen den Fehler, die ERP-Harmonisierung ausschließlich von der technischen Seite aus zu betrachten, nicht aber aus der geschäftlichen. „Man darf den geschäftlichen Nutzen, also den „Business Case“ einer ERP- Harmonisierung, nie aus den Augen verlieren“, rät Arnoldy. Wenn das neue System die IT’ler begeistert und die Wartungskosten senkt, gleichzeitig aber das Geschäft des Unternehmens schlechter unterstützt als das alte ERP-System, ist der ganze Sinn eines ERP-Systems verloren gegangen.

Das Stichwort ist Business-IT-Alignment: IT-Experten und die Business-Seite analysieren die Schwächen des gegenwärtigen ERP-Systems gemeinsam, das Management gibt Ziele aus, die IT prüft diese auf Umsetzbarkeit. In gemeinsamen Projektgruppen wird die neue ERP-Landschaft dann entworfen – und nicht allein aus Sicht der IT-Abteilung.

Fehler 5: CFOs kommunizieren die ERP-Harmonisierung falsch

Auch bei der ERP-Harmonisierung ist eine gute Kommunikation das A und O. Doch die ERP-Harmonisierung kann ein sensibles Thema sein – vor allem dann, wenn durch sie die Unabhängigkeit von regionalen Niederlassungen oder bestimmten Geschäftseinheiten gefährdet erscheint. Ebenfalls kritisch: In manchen Fällen wird eine ERP-Harmonisierung von Sparten- oder Regionalleitern  auch deshalb als Bedrohung wahrgenommen, weil es ihnen nicht gefällt, dass der Konzern-CFO künftig  genauso schnell und transparent Einblicke in ihre Zahlen bekommt wie sie selbst. Den Zahlen dann den richtigen „Spin“ zu geben, bevor sie neu aufbereitet nach oben gefunkt werden, ist dann nicht mehr möglich.

Dieser Problematik sollte sich der CFO unbedingt bewusst sein. Wenn er  die ERP-Harmonisierung der Organisation von oben aufdrückt, ohne den Nutzen zu verdeutlichen, kann es zu Konflikten kommen, die weit über die klassischen Anpassungsdiskussionen hinausreichen. „Der CFO ist gefordert, den Change-Management-Aspekt deutlich hervorzuheben und die Relevanz des Business Cases aufzuzeigen“, rät Arnoldy. Notfalls auch in proaktiven Einzelgesprächen. Wenn relevante Einheiten oder Regionen intensiv in die Planung und Umsetzung der ERP-Harmonisierung einbezogen werden, entwertet dies auch das von diesen gern genutzte Alibi, dass es „wegen der laufenden ERP-Harmonisierung“ nicht möglich gewesen sei, die Ergebnisziele zu erreichen. Auch solche Konflikte entstehen im Umfeld einer ERP-Harmonisierung.

Der CFO braucht also  genügend Biss, um den regionalen Managern auf die Füße zu steigen – aber auch Fingerspitzengefühl, um sie für das Projekt zu begeistern. Und last but not least auch ein gutes, hochrangig besetztes Projektteam, denn in einem großen Konzern kann der CFO nicht selbst mit jedem betroffenen Manager Einzelgespräche führen.

julia.becker[at]finance-magazin.de

Wie CFOs revisiossicher Emails sichern und viele hilfreiche Tipps mehr finden Sie künftig in unserem stetig wachsenden FINANCE-Ratgeber.