SAP S/4 Hana: Revolution oder heiße Luft?

Schneller, besser, einfacher – und vor allem revolutionär. Mit diesen Worten beschreibt SAP sein neuestes Produkt, das „das Konzept des Enterprise Ressource Planning für das 21. Jahrhundert neu definiert“, wie der Software-Riese etwas vollmundig verkündet. Die ERP-Software mit dem Namen SAP S/4 Hana ist zumindest schon mal eines: Nämlich eine große Umstellung für die Altkunden. Doch bringt sie auch wirklich so viele Vorteile, wie SAP es anpreist?
 

„Wir haben aktuell 200 Kunden, die das neue System implementieren“, sagt Martin Naraschewski, Vice President Finance Solutions bei SAP. Mit einer größeren Implementierungswelle rechnet SAP in den kommenden Jahren. SAP S/4 Hana ist der Nachfolger von SAP ERP beziehungsweise SAP R/3, die inzwischen als Standard für die Buchhaltung gelten. Es ist tatsächlich vom Prinzip her grundlegend anders als die Vorgängermodelle und könnte die Arbeit in den Finanzabteilungen der Unternehmen ordentlich umkrempeln.

Beim alten System waren die Finanzabteilungen wenig integriert. Controlling und Buchhaltung waren faktisch zwei Welten, als klassisches Zweikreissystem angelegt. Diese Fragmentierung findet sich auch in den alten ERP-Systemen wieder. Ein Beispiel: Ein Unternehmen kauft sich eine Maschine, der Kauf wird im Accounting gebucht und über zehn Jahre abgeschrieben. Im Controlling wird der gleiche Kauf über Kostenstellen abgebildet und weitergeführt. Für Aufträge, Produkte oder Projekte werden weitere Umbuchungen, Weiterbelastungen und Aufteilungen (sogenannte „Schlüsselungen“) erfasst. Hinzu kommt möglicherweise noch eine abweichende kalkulatorische Abschreibung im Controlling über beispielsweise 15 Jahre.

Die Folge: Im Laufe einer Berichtsperiode entwickeln sich die Zahlen des internen und externen Rechnungswesens auseinander. „Wenn zum Ende des Geschäftsjahres – oder auch schon zum Ende eines Quartals oder gar Monats – ein Bericht stehen soll, müssen die beiden Zahlenwelten in mühevoller Arbeit wieder angeglichen werden“, erklärt René Linsner von der Unternehmensberatung Horváth & Partners. Mühevolle Arbeit vor allem für den CFO, der in der internen Steuerung und der externen Berichterstattung einheitliche Zahlen kommunizieren muss. „Die Zusammenführung der Zahlen ist zeitaufwendig, bindet Personal und verursacht entsprechend Kosten“, sagt Linsner.

Dabei gab es lange Zeit gute Gründe für eine Trennung der beiden Abteilungen: Früher wollten Unternehmen vor allem ERP-Systeme, die sie möglichst stark an die individuellen Anforderungen der einzelnen Abteilungen anpassen konnten. Die Systeme sollten zum Beispiel einerseits regulatorische Standards im Accounting erfüllen und andererseits die interne Steuerungssicht im Controlling abbilden. Diese Spezialisierung hat den Vorteil, dass die Software sehr gut auf die jeweiligen Bedürfnisse ausgerichtet ist. Der langfristige Nachteil war allerdings ein großer Abstimmungsaufwand, weshalb es schon seit einigen Jahren in vielen Unternehmen Konvergenzprojekte gibt, die die Unterschiede verringern sollen.

Vor allem war es aber auch technisch nicht möglich, die Prozesse in nur einem Schritt in einem einzigen System abzubilden, weil das zu viele Ressourcen verschlungen hat. Die Trennung war nötig, um die Prozesse zu verarbeiten. Und es war deswegen nicht möglich, beliebige Berichte flexibel in Echtzeit zu erzeugen. Genau das ändert sich jetzt aber. Denn die Daten werden nicht mehr auf der Festplatte, sondern in der In-Memory-Datenbank SAP Hana gespeichert. Dadurch, so verspricht SAP, könne wesentlich schneller auf die Daten zugegriffen werden.

Durch die gestiegene Performance ist eine Trennung in Rechnungslegung und Controlling nicht mehr nötig – es gibt also nur einen „Kreis“. Dadurch erscheint beispielsweise ein Vorfall, der in der Rechnungslegung gebucht wird, sofort auch im Controlling – und umgekehrt. Zieht sich der CFO einen Report aus dem Controlling und aus dem Accounting, so hat er unter dem Strich stets die gleiche Zahl stehen. Wer mehr wissen muss, kann auf Detailebenen nachschauen. „Fällt dem CFO beispielsweise auf, dass ein wichtiger Indikator einen kritischen Wert hat, kann er gleich über mehrere Ebenen heruntergehen, um die Ursache für das Problem zu finden“, erklärt Martin Naraschewski von SAP. Neu an der SAP-Software ist auch die Nutzeroberfläche Fiori, die laut Hersteller „intuitiver“ sein soll und eine mobile Anwendung auf Smartphones und Tablets ermöglicht.

CFOs, die auf das neue System umstellen wollen, müssen sich allerdings auf einen teilweise enormen Aufwand einstellen. Denn mit dem Überstülpen einer neuen Software alleine ist es nicht getan. Vor allem muss sich die Arbeit im Hintergrund ändern. „Durch die Zusammenlegung der Finanzabteilungen – wenn auch nur inhaltlich –  entsteht zunächst ein stark erhöhter Abstimmungsbedarf“, gibt der Horvàth-Berater René Linsner zu bedenken. „Wenn der Controller zum Beispiel in dem neuen SAP S/4 Hana  durch interne Verrechnungen auch auf Konten im Accounting bucht, dann muss das abgesprochen sein und einem gut durchdachten fachlichen Konzept folgen.“

Das kann zur Herausforderung werden, vor allem wenn die beiden Abteilungen bisher eher unabhängig voneinander gearbeitet haben. Dann ist der CFO gefragt: Er muss sich im Vorfeld mit dem Leiter Controlling, dem Leiter Accounting, aber auch mit der IT zusammensetzen. Problematisch kann es auch für Unternehmen  werden, deren ERP-System viele individuelle Eigenentwicklungen aufweist. Diese müssen dann auf den Prüfstand gestellt werden. Für Umstellungsprojekte entsteht dann zusätzliche Komplexität.  

Bis 2025 hat SAP zugesichert, Wartung und Weiterentwicklung für das alte System R3 weiter anzubieten. Danach werden die Unternehmen wohl zwangsweise umsteigen müssen. Angesichts der Umstellung, die manchem bevorsteht, erscheinen die zehn Jahre nicht so lange.

julia.schmitt[at]finance-magazin.de