Ein stark reguliertes Geschäft, ein organisch und durch Zukäufe wachsendes Unternehmen, das international aktiv ist und mehrere Produktionsstandorte betreibt: Der Pharmaproduzent Schwabe, spezialisiert auf pflanzliche Arzneimittel, stand vor einer großen Aufgabe, als die Geschäftsführung um Rainer Oschmann Ende 2012 den Entschluss fasste, das Produktionscontrolling zu harmonisieren.
„Wir wollten nicht nur den Output besser messen und die Produktionskosten reduzieren, sondern auch, dass die Gruppe näher zusammenrückt“, erklärt der promovierte Apotheker Oschmann, der in der Geschäftsführung von Schwabe für die Bereiche Produktion, Technik und Qualitätsmanagement sowie für alle weltweiten Produktionsstätten verantwortlich ist. Ein weiteres Ziel war, das Working Capital zu optimieren und die Liquidität zu erhöhen.
Neben Rohstoffwerken und Spezialproduktionsstätten im Ausland hat die Schwabe-Gruppe heute drei Produktionsstandorte im Karlsruher Raum, an denen die Endprodukte – darunter beispielsweise die bekannten Marken Tebonin, Umckaloabo und Pinimenthol – hergestellt werden. „An diesen Standorten gab es jeweils ein Produktionscontrolling mit unterschiedlichen Systemen und Kennzahlen. Wir wollten eine Harmonisierung innerhalb der Unternehmensgruppe möglich machen“, beschreibt Oschmann den Plan des Managements.
Schwabe kämpfte mit unterschiedlichen Landschaften im Controlling
Um zunächst einen Überblick über die bestehenden Landschaften zu bekommen, nahm sich die Geschäftsführung mit Unterstützung von drei Experten des Beratungshauses Plaut drei Monate Zeit, mit den Controllern und den Herstellleitern zu sprechen, um ein Bild von den verschiedenen Landschaften zu bekommen. Das Ergebnis: Insgesamt sind an den einzelnen Standorten jeweils zehn bis 15 – oft unterschiedliche – Kennzahlen im Produktionscontrolling im Einsatz. Das Team filtert zwölf für die Gruppe später verbindliche KPIs heraus und legt ihre Berechnungsmethode fest, darunter die Kernparameter Störzeiten, Auslastung, Mengen, Rüst- und Fertigungszeiten.
Die Ausgangsposition für die Harmonisierung war gut, erinnert sich Plaut-Geschäftsführer Stefan Dehn, der von Anfang an mit dabei war. „Die Schwabe-Gruppe ist wirtschaftlich erfolgreich. Es ging deshalb nicht darum, neue Kennzahlen zu finden, sondern die bereits genutzten zu vereinheitlichen.“ Trotz allem brauchte das Projektteam viel Fingerspitzengefühl, um langjährige erfahrene Mitarbeiter vom gemeinsamen Konzept zu überzeugen. Das ist nach drei Monaten Bestandsaufnahme fertig – mit zwölf fixen KPIs, inklusive einer einheitlichen Berechnungsmethode.
Für das Team um Oschmann und Dehn folgt damit der nächste Schritt: Die Systeme müssen zwar nicht neu aufgesetzt, aber Anpassungen in SAP gemacht werden, um eine einheitliche Oberfläche zu schaffen. Außerdem sind zusätzliche Module mit den neuen Kennzahlen für die Business-Intelligence-Sheets nötig, damit Management, Herstellung und Controller künftig dasselbe Cockpit nutzen können.
Konsequent, aber nicht brachial
Gut anderthalb Jahre nach dem Abschluss dieser zweiten Projektphase läuft das neue System mittlerweile in zwei Bereichen der drei deutschen Produktionsstandorte. Bald soll auch noch die Produktionsstätte des erst Ende 2013 mit Schwabe fusionierten Unternehmens Spitzner folgen. Ein straffer Zeitplan, der nur durch klare Ansagen eingehalten werden konnte. „Wir mussten am Ende die genauen Definitionen vorgeben, da durfte niemand umfallen“, sagt Geschäftsführer Oschmann.
Das sieht auch Dehn so: „Der Erfolg eines solchen Projekts steht und fällt mit dem, was die Geschäftsführung vorlebt“, sagt der Berater. „Bei Schwabe hat mir sehr gut gefallen, dass das Management konsequent, aber nicht brachial vorgeht. Die Mitarbeiter sind immer mit ihren Einwänden und Überlegungen gehört worden.“
Info
Die Schwabe-Gruppe geht zurück auf den Apotheker Dr. Willmar Schwabe, der im Jahr 1866 mit der Herstellung pflanzlicher Arzneimittel begann. Heute hat das Unternehmen gruppenweit rund 3.300 Mitarbeiter und ist über Tochterunternehmen und Lizenzpartner auf allen Kontinenten aktiv. 2013 erwirtschaftete es einen Umsatz von 660 Millionen Euro.
