Lufthansa Technik hat ihre Reportings vereinheitlicht.

Lufthansa Technik

08.11.16
Finanzabteilung

Wie Lufthansa Technik die Reportings entrümpelt hat

Eigentlich sollen Reportings schnell das Wesentliche vermitteln. Bei der Technik-Sparte der Lufthansa haben sie stattdessen für Verwirrung gesorgt. Jetzt hat die Lufthansa-Tochter dem Wildwuchs ein Ende gesetzt.

Es ist ein Problem, das viele CFOs großer und internationaler Konzerne kennen: Am Ende des Monats landet auf dem Schreibtisch eine Vielzahl von Berichten aus diversen Geschäftsbereichen, die eigentlich einen Überblick über Umsätze, Kosten, Liquidität und vieles mehr geben sollen. Doch statt Klarheit schaffen diese Reportings oft erst einmal Verwirrung, denn der CFO muss sich durch nicht-standardisierte Layouts, Kennzahlen und Grafiken kämpfen.

So war es auch bei der Lufthansa Technik, dem Tochterkonzern der Deutschen Lufthansa, der die Wartung, Reparatur und Überholung von Flugzeugen anbietet. „Jeder Bereich hat seinen Bericht in Eigenregie gemacht. Es gab kein standardisiertes Layout und keine einheitliche Datenquelle“, erinnert sich Mark Bölke, Projektleiter bei der Lufthansa Technik. Während der eine Geschäftsbereich seinen Bericht mit Excel erstellte, hat ein zweiter lieber Powerpoint benutzt und ein dritter die Kombination verschiedener Tools.

Unterschiedliche Layouts erschwerten das Verständnis

Hinzu kam eine unübersichtliche Gestaltung der Berichte: Die eigentlich gute Idee, bestimmte Bereiche farblich hervorzuheben, ging nicht auf, weil die Nutzung uneinheitlich war. „Der eine nutzte die Farbe Gelb für den Vorjahreswert, der andere für den Budgetwert“, sagt Bölke.

Ebenso hatte jede Grafik ein anderes Layout und eine andere Zeitachse, was Vergleiche ungemein erschwerte. Bei einem Konzern wie Lufthansa Technik mit 26.000 Mitarbeitern, die über 4 Milliarden Euro jährlich umsetzen und in etlichen Geschäftsbereichen sowie Beteiligungen tätig sind, entstehen so bis zu 40 unterschiedliche Kostenstellenberichte monatlich, durch die sich der CFO wühlen muss.

„Unser Ziel war es daher, die Berichte zu standardisieren, damit jede Fachabteilung auf die gleiche Art und Weise Reportings erstellen kann“, sagt Mark Bölke. In einem kleinen Unternehmen hätte es vermutlich ausgereicht, einen gemeinsamen Styleguide herumzuschicken – Lufthansa Technik ist die Vereinheitlichung aber direkt mit einer professionellen Software angegangen. Seit 2015 nutzt sie die Software Graphomate. Das ist ein Add-on für SAP Design Studio, das sowohl die Erstellung als auch das Layout der Berichte standardisiert.

Lufthansa-Technik-CFO hat an der Gestaltung mitgearbeitet

Im ersten Schritt haben sich die Kollegen aus den jeweiligen Finanzfachbereichen zusammengesetzt, um sich über die zentralen Punkte zu einigen. So wurden Kennzahlen auf den Prüfstand gestellt und ein neues Kennzahlen-Set definiert. Daneben haben die Controller sich auf eine einheitliche farbliche Darstellung, Abkürzungen, Zahlenformate oder Zeitachsen bei Grafiken geeignet.

So wurde beispielsweise ausdrücklich auf den Wunsch des damaligen Finanzchefs Peter Jansen definiert, ob Zahlenreihen von links nach rechts und auf- oder absteigend dargestellt werden sollen – das mag banal erscheinen, doch die uneinheitliche Darstellung hatte den CFO früher viel Zeit gekostet. „Sie ahnen ja nicht, in wie vielen Berichten ich mich zurechtfinden muss – und alle sind anders“, sagte er damals. Jetzt ist der Wiedererkennungswert hoch und man findet sich zurecht, findet Georg Fanta, Leiter des Controllings bei der Lufthansa Technik.

Klare Vorgaben erleichtern die Erstellung der Reportings

Auch der Vorgang der Berichterstellung hat sich verändert. Während früher jeder selbst seinen Bericht erstellt hat, gibt es jetzt eine Zentralabteilung, in der sich ein Team um die technische Erstellung kümmert. Den inhaltlichen Input liefern zwar nach wie vor die einzelnen Abteilungen, doch die Gestaltung der Berichte, der Grafiken und der Tabellen liegt in der Hand des technischen Teams.

„Früher hat man sich zusammengesetzt und wochenlang überlegt, wie man einen bestimmten Sachverhalt am besten in einer Grafik darstellt“, erinnert sich Projektleiter Bölke. Jetzt ist klar vorgegeben, welche Möglichkeiten es gibt, und das Programm setzt sie um. Damit erleichtern die einheitlichen Berichte nicht nur die Arbeit des CFOs, sondern auch die der Controller, die die Berichte monatlich erstellen mussten.

Nicht alle Mitarbeiter von Lufthansa Technik waren begeistert

Trotzdem waren nicht alle Mitarbeiter von Anfang an begeistert. Immerhin hatten sie über viele Jahre ihre Berichte entwickelt und an die eigenen Bedürfnisse angepasst – mit einem Mal war das alles passé. Manche Kennzahlen mussten verschwinden, manche Darstellungen waren in der Software nicht mehr vorgesehen. „Gerade am Anfang ist es daher wichtig, dass der CFO dahintersteht und die Vorteile deutlich macht“, sagt Fanta. Durch die freigewordene Zeit können sich die Mitarbeiter beispielsweise anderen Tätigkeiten widmen.

Manche Kollegen fanden die neuen Berichte auch nicht mehr so ansprechend wie früher – sie wären „nicht mehr so schön und zu nüchtern“, hieß es. Dieses Argument ließ man allerdings nicht gelten: „Ein guter Bericht soll nicht in erster Linie besonders schön sein, sondern das Auge auf das Wesentliche lenken – und damit das Management bei der Entscheidungsfindung unterstützen“, sagt Georg Fanta.

julia.schmitt[at]finance-magazin.de