Das neue ERP-System soll Windeln.de ein schnelleres Wachstum ermöglichen, sagt Alexander Brand, CEO des E-Commerce-Unternehmens.

windeln.de

10.10.16
Finanzabteilung

Windeln.de: Schwieriger Neustart mit neuem ERP-System

Um das schnelle Wachstum zu stemmen, hat Windeln.de sein ERP-System komplett neu aufgesetzt. Die Umstellung sorgte für schwere Turbulenzen. Doch jetzt schaut das E-Commerce-Haus nach vorne.

Ein fallender Aktienkurs, eine überraschende Gewinnwarnung und nun enttäuschende Halbjahreszahlen: Eineinhalb Jahre nach dem Börsengang macht Windeln.de eine schwierige Zeit durch, die von Wachstumsschmerzen geprägt ist. Das Management tritt dem mit einem ambitionierten Maßnahmenprogramm entgegen und verspricht eine schnelle Wende zum Besseren, wie Finanzchef Nikolaus Weinberger Ende August bei FINANCE-TV berichtete.

Die Basis für die deutlich bessere Effizienz soll ein neues ERP-System sein, das Windeln.de im Frühsommer aufgesetzt hat: Im Kern  soll es dafür sorgen, dass die Bestellungen der Kunden schneller bearbeitet und verschickt werden können. Das neue ERP-System ist aber auch der Schlüssel zu dem Ziel des Managements, aus einem Sammelsurium in Europa aufgebauter und eingekaufter Webshops einen schlagkräftigen internationalen E-Commerce-Konzern zu schmieden.

Dabei hatte Windeln.de schon beim Aufsetzen des alten Systems zur Gründung im Jahr 2010 darauf geachtet, dass es auch bei starkem Wachstum mithalten kann. „Wir haben nie mit Excel gearbeitet, bereits die allererste Buchung lief über ein professionelles ERP-System“, erinnert sich Alexander Brand, Gründer und heute CEO von Windeln.de.

Rund sechs Jahre lang hat dieses ERP-System den Onlinehändler begleitet, es hat den Börsengang und die aufwendigen Quartalsberichterstattung nach IFRS mitgemacht. Doch je mehr Transaktionen Windeln.de auf seiner Online-Plattform verbuchen konnte, desto mehr stieß das System an seine Grenzen.

ERP-System von Windeln.de konnte Wachstum nicht mehr stemmen

Das Problem war laut Brand eine spezielle Ausgestaltung des ERP-Systems. Die sogenannte Transaktionssicherheit erfordert es, dass Buchungen nicht mehr verändert werden können. Dazu wird die komplette Tabelle gesperrt, in der gerade eine Buchung stattfindet. In dieser Zeit können keine weiteren Buchungen stattfinden. „Das war am Anfang noch kein Problem, aber je mehr Buchungen dazukamen, desto schwieriger wurde es“, gibt Brand zu.

Windeln.de behalf sich, indem die Firma alle größeren Buchungsläufe in der Nacht durchführte. Auch das ging zunächst noch, doch irgendwann reichte auch die Nacht nicht mehr aus. „Es hat immer länger gedauert, bis ein Auftrag im Lager eintraf“, sagt Brand. Dadurch kam es auch zu verzögerten Auslieferungen an die Kunden. Die Konsequenz war klar: „Wir wussten: Wenn wir noch weiter wachsen, könnte das zu einem größeren Problem werden.“

Im September 2015 fiel schließlich die Entscheidung, dass ein neues ERP-System aufgesetzt werden muss. Nach zweimonatiger Suche entschied sich Windeln.de für Microsoft Dynamics AX. Der Vorteil: Die Vorgängerversion für kleinere Unternehmen nutzte Windeln.de schon vorher, der Systemwechsel war damit also kein Sprung in ein völlig neues Ökosystem. Größter Vorteil des neuen Systems: Bei einer Buchung wird nicht die ganze Tabelle, sondern nur ein Teil einer Tabelle gesperrt – so können parallel andere Buchungen in der Tabelle vorgenommen werden. Zudem ist das gesamte System deutlich performanter. Vorgänge, die früher bis zu eine Stunde gedauert haben, brauchen jetzt nur noch fünf Minuten, freut sich Brand.

Windeln.de: Probleme bei der Umstellung des ERP-Systems

Die Umstellung auf das neue System verlief allerdings nicht reibungslos. Mitte April meldeten sich verärgerte Kunden in der Hotline. Sie hatten Waren zurückgesendet, aber ihr Geld nicht erstattet bekommen.

Obwohl Windeln.de im Vorfeld viele Testläufe gemacht hatte, war es zu Problemen mit der Schnittstelle zum Logistiker gekommen. Nach der Umstellung hatte das Unternehmen keinen Einblick mehr in die genauen Daten im Lager. „Wir wussten kurzzeitig nicht genau, wie hoch unser Lagerbestand war oder ob wir etwas nachbestellen müssen“, erinnert sich Brand.

Problematisch war das vor allem deshalb, weil Waren aus dem Lager zwar an die Kunden verschickt wurden, das ERP-System diese aber nicht als verschickt registrierte. Wenn die Kunden dann Ware zurückschickten und ihr Geld zurückforderten, bekamen sie es nicht, da sie – laut ERP-System – die Waren ja noch gar nicht zugestellt bekommen hatten.

„Wir haben damals E-Mails geschrieben, die Umstellung erklärt und um Verständnis gebeten“, berichtet Brand, der zugibt, durch die Umstellungsschwierigkeiten Kunden verloren zu haben.  Die im Vorfeld des Systemwechsels erarbeiteten Notfallszenarien griffen bei den Problemen mit den Retouren nicht schnell genug.

Jetzt hält das Management diese Probleme für überwunden, seit Juni laufe das neue System reibungslos, sagt Brand. Dem Kapitalmarkt zeigen konnte Windeln.de das noch nicht, da die neuesten verfügbaren Zahlen noch das problematische zweite Quartal reflektieren. Die Zahlen zum dritten Quartal wird das Unternehmen erst Ende November vorlegen.

Tech-Investor MCI Capital steigt bei Windeln.de ein

Die Aktionäre warten erst einmal ab. Seit dem Kurssturz im Mai liegt der Aktienkurs die meiste Zeit unter 4 Euro, weniger als halb so viel wie Mitte Mai. Alte Bekannte nutzen den Kurssturz aber schon, um bei Windeln.de wieder einzusteigen. Der polnische Technologie-Investor MCI Capital, der Windeln.de als Venture-Investor in der Frühphase begleitet hatte, hat eine Position von über 10 Prozent aufgebaut.

Brand und CFO Weinberger wissen, dass sich solche Schwierigkeiten wie im Frühjahr nicht wiederholen dürfen. Trotzdem treiben sie die Integration des Konzerns vehement voran. Auf Basis des neuen ERP-Systems sollen in Zukunft Prozesse automatisiert werden, die momentan noch manuell verlaufen – ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Zielmarge von 5 Prozent vor Zinsen und Steuern, die das Management anstrebt.

Die Gewinnschwelle will Windeln.de spätestens 2018 überspringen. Eine Top-IT-Infrastruktur ist dafür aber unerlässlich, denn mit Größe können die Münchener nur bedingt punkten. Den Breakeven wollen Weinberger und Brand bei 300 und 400 Millionen Euro erreichen. Der E-Commerce-Star Zalando brauchte über 2 Milliarden Euro Umsatz, um Ebit-positiv zu werden.
 
julia.schmitt[at]finance-magazin.de