Von Bielefeld nach Essen mit dem Helikopter: Thomas Middelhoff kam als Arcandor-Vorstand regelmäßig zu Annehmlichkeiten wie Flügen mit Privatjets und Hubschraubern. Der inzwischen verurteilte ehemalige Vorzeigemanager ist derzeit wohl das prominenteste Beispiel für Top-Manager, die sich den Vorwurf gefallen lassen müssen, Firmengelder für zweifelhafte Zwecke ausgegeben zu haben.
Im Kreuzfeuer der Kritik steht neuerdings auch Osram-CFO Klaus Patzak, der nach Informationen des Magazins „Bilanz“ angeblich sein Büro während der laufenden Restrukturierung für 80.000 Euro renovieren lassen hat. Der ehemalige Lanxess-Chef Axel Heitmann soll anderen Medienberichten zufolge von seinem früheren Arbeitgeber einen mittleren sechsstelligen Betrag für Einbauten von Sicherheitstechnik in seinem Privathaus gefordert haben.
In Zeiten, in denen detaillierte Richtlinien für Reisen und Spesen in keinem großen Unternehmen mehr wegzudenken sind, muten solche Fälle seltsam an – gleichzeitig sind sie aber symptomatisch für eine Ideologie, die sich in vielen Firmen bis heute hält, meint der Compliance-Berater Stephan Schläfereit.
„Besonders Großunternehmen pflegen immer noch eine traditionelle Zwei-Klassen-Gesellschaft: Für die Angestellten gelten strenge Richtlinien, die bei Top-Managern allerdings sehr großzügig ausgelegt werden“, sagt Schläfereit. Er kennt die Praxis aus erster Hand, weil er selbst viele Jahre als Senior Compliance Manager in einem großen Schweizer Unternehmen gearbeitet hat. Eine völlige Gleichbehandlung von Mitarbeitern über alle Hierarchiestufen sei seiner Ansicht nach aber weder sinnvoll noch realistisch.
Compliance-Vorgaben: Je detaillierter, desto besser
Um nicht später Vorwürfen oder sogar Ersatzansprüchen von Aufsichtsrat oder den Aktionären ausgesetzt zu sein, sollten Vorstände deshalb im eigenen Interesse klare Regeln für Ausgaben schaffen. Und dabei gilt: Je detaillierter, desto besser. Bei Hotelübernachtungen sollten die Richtlinien präzise auflisten, welche Hierarchieebene auf welchem Sterne-Niveau übernachten darf.
Dasselbe gilt für die Frage, welche Verkehrsmittel und welche Beförderungsklasse auf Dienstreisen angemessen sind. Allgemeine Preisgrenzen sind hingegen schwierig, da sie oftmals regionale Differenzen und saisonale Spitzen wie Messezeiten nicht berücksichtigen können.
„Natürlich kann es immer Fälle geben, in denen eine Abweichung aus einem guten Grund geboten ist. Die Richtlinien sollten deshalb Abweichungsmöglichkeiten und den Prozess für solche Situationen regeln“, sagt Schläfereit. „Wichtig ist dann, triftige Argumente vorzubringen und nicht nur den eigenen Status als Begründung anzuführen.“
Es könne durchaus angemessen sein, für mehrere Führungskräfte einen Privatflieger zu leasen – zum Beispiel wenn sich die Kosten für die entsprechenden Linienflugtickets bei einer kurzfristigen Buchung auf einen ähnlichen Betrag summieren würden.
Keine Entscheidungen nach „Gutsherrenart“
Für solche Situationen sollte sich ein Unternehmen aber einen klaren Genehmigungsweg zurechtlegen – und vermeiden, dass die oberste Führungsebene ihre Ausgaben nur gegenseitig abzeichnet. „Es darf nicht der Eindruck von Seilschaften entstehen“, warnt Schläfereit. Ein guter Ansatz sei deshalb ein Vier-Augen-Prinzip: Ein Kollege aus der Geschäftsführung und der Compliance-Beauftragte oder Leiter Recht entscheiden gemeinsam über die Genehmigung und dokumentieren ihre Entscheidung auch detailliert, um maximale Transparenz zu schaffen.
Bei einem Grundsatz sollten allerdings tatsächlich alle Mitarbeiter gleich behandelt werden, meint Schläfereit: „Es muss klar sein, dass dieser Ablauf für jeden einzelnen Mitarbeiter gilt, egal, welche inhaltlichen Privilegien er genießt. Entscheidungen nach Gutsherrenart sind in der heutigen Zeit völlig fehl am Platz.“
