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Neue Grundsätze für Buchführung fordern CFOs

Wenn Unternehmen die neuen Grundsätze für Buchführung nicht einhalten, könnte die Finanzverwalten die Besteuerungsgrundlagen selbst schätzen wollen.
filmfoto/iStock/Thinkstock/GettyImages

Eigentlich war abzusehen, dass etwas Großes kommt. Schon seit Jahren diskutiert das Bundesfinanzministerium darüber, wie die Buchführung im digitalen Zeitalter erfolgen kann (siehe Infobox). Aber dann ging alles ganz schnell: Mit Erlass vom November 2014 hat die Finanzverwaltung die Grundsätze angepasst.  Seit dem 1. Januar müssen die GoBD angewendet werden, die „Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Das letzte Mal wurden die Anforderungen an EDV-Buchführungssysteme 1995 aufgelegt, damit  entsprachen sie schon lange nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik. Und doch kam für die meisten Unternehmen der Erlass der Finanzverwaltung samt all seinen Folgen überraschend, berichtet Thomas Nöthen, Wirtschaftsprüfer und Partner bei der WP-Gesellschaft DHPG. 

Aufträge müssen schnell gebucht werden

Dabei greifen die neuen Grundsätze teilweise stark in die gewohnten Arbeitsabläufe ein und können hohe Kosten verursachen. So gelten ab jetzt neue Fristen für die Verbuchung von Geschäftsvorfällen. Unternehmen müssen jetzt beispielsweise innerhalb von zehn Tagen unbare Geschäftsvorfälle im Grundbuch erfassen. „Manche Fristen sind so knapp, dass Unternehmen es kaum schaffen können, sie einzuhalten“, vermutet Nöthen.

Das gilt vor allem für große verzweigte Unternehmen, die divisional arbeiten und bei denen vom Auftragseingang bis zur endgültigen Erfassung einige Zeit vergehen kann. „Doch wenn Unternehmen die Fristen nicht einhalten, geraten sie schnell unter Verdacht, ihre Bücher nicht ordnungsgemäß zu führen“, warnt der Wirtschaftsprüfer. Im schlimmsten Fall darf die Finanzverwaltung dann die Besteuerungsgrundlagen schätzen – „und das geht immer zum Nachteil des Unternehmens“, so Nöthen.

Finanzverwaltungen wollen mehr wissen als früher

Ein anderer Brocken, der auf die Unternehmen zukommt, ist die enge Dokumentationspflicht, die den Finanzverwaltungen die Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit erleichtern soll. Denn für diese brachte der IT-Vormarsch auch ein höheres Risiko für Datenmanipulation und Fälschungen mit sich. Viel einfacher als zu Zeiten von Buchführung auf Papier können Daten jetzt manipuliert werden. „Die neuen Grundsätze ermöglichen der Finanzverwaltung einen viel tieferen und detaillierteren Einblick in die betrieblichen Abläufe“, erklärt Wirtschaftsprüfer und Partner Benno lange von der DHPG. Doch um diese Einblicke zu ermöglichen, werden die Unternehmen erst einmal ihre Dokumentationsvorgänge aufrüsten müssen.

Ein weiterer Aspekt: Unternehmen müssen von nun auch dafür sorgen, dass ihre Dokumente in einem auswertbaren Dateiformat an die Finanzverwaltung exportiert werden. Gerade Unternehmen, die keine Software von der Stange haben, sondern ihre Systeme stark an die Unternehmensbedürfnisse angepasst haben, stehen vor einer Herausforderung. 

GoBD: Die CFOs müssen die Umsetzung überwachen

Problematisch könnte dieses Thema auch für internationale Konzerne sein, die im gesamten Konzern die gleiche Software nutzen, diese aber jetzt für die deutschen Standorte anpassen müssen. Gerade für deutschen Töchter von ausländischen Unternehmen könnte das schwierig werden, da sie in der Regel die Software der Mutter nutzen.

„So manches Unternehmen wird daher jetzt in seine EDV-Systeme investieren müssen“, glaubt Lange. Das nimmt auch die CFOs in die Pflicht. Sie müssen sich mit der Frage beschäftigen, wie ihr Unternehmen den neuen Dokumentationsanforderungen nachkommen und wie ein sinnvolles internes Kontrollsystem aussehen kann. „Der CFO wird bei der Umsetzung der neuen Grundsätze vor allem eine Überwachungsfunktion einnehmen müssen“, sagt Lange.

julia.becker[at]finance-magazin.de

Info

Unternehmen richten sich seit Jahrhunderten nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Seit der Digitalisierung nutzen sie aber zunehmend komplizierte ERP-Systeme und müssen sich mit neuen Fragen auseinandersetzen: Wann müssen beispielsweise steuerpflichtige digitale Dokumente wo abgelegt werden, und in welchem Dateiformat müssen sie vorliegen? Wirtschaftsverbände veröffentlichten 2012 einen Vorschlag zur Neugestaltung, das Bundesfinanzministerium veröffentlichte daraufhin seinerseits 2013 einen Vorschlag. Von Wirtschaftsverbänden wurde dieser stark kritisiert und als nicht „praxisgerecht“ bezeichnet.

Kritikern zufolge konnten zwar ein paar Zugeständnisse seitens der Finanzverwaltung erreicht werden – dennoch enthalten die GoBD in der jetzt aktualisierten Form zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen. Es geht unter anderem um die zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen, um die Unveränderlichkeit von Buchungen und Aufzeichnungen oder um die Aufbewahrung von elektronischen Belegen und EDV-Daten. Betroffen sind alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind.

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