1. Nachkontrolle: Die Nachweise werden erst zeitversetzt nach Abschluss des Transportes ausgestellt. Exporteure müssen den Eingang aller Belege nachhalten und die entsprechenden Nachweise archivieren.
2. Reihengeschäfte: Eigentlich bestätigt der eigene Abnehmer den Empfang der Ware. Doch nicht selten wird Ware über mehrere Lieferanten an den Endabnehmer befördert oder versendet. Dann agiert der Endabnehmer als Vertreter des eigenen Abnehmers und unterschreibt.
3. Abholfälle: Holt der Endkunde die Waren selbst ab und befördert sie in das EU-Ausland, verlangt der Gesetzgeber grundsätzlich eine Gelangensbestätigung. Dies ist für Lieferanten riskant, denn sie haben kaum Einfluss darauf, ob sie den Nachweis erhalten oder nicht. Gegebenenfalls sollten Unternehmen auf Abholfälle verzichten oder Sicherheiten einbehalten, bis sie den Nachweis erhalten haben.
4. Spediteursversicherung: Lässt der Auslandskunde die Ware abholen, kann der Spediteur versichern, dass er sie in ein EU-Land bringt. Grundsätzlich genügt das. Bei begründeten Zweifeln wird das Finanzamt aber weitere Nachweise verlangen.
5. Vertretungsberechtigung: Werden Frachtbrief oder Gelangensbestätigung von Mitarbeitern des Abnehmers unterschrieben, muss der Exporteur darauf achten, dass die entsprechenden Personen auch vertretungsberechtigt sind. Dies erweist sich in der Praxis meist als schwierig.
6. Archivierung: Bei der Übermittlung der Belege per E-Mail muss auch die E-Mail des Kunden archiviert werden. Die Archivierung kann sowohl elektronisch als auch in ausgedruckter Form erfolgen.
Unabhängig davon, mit welchem Formular oder welchem Nachweis ein deutsches Unternehmen seine EU-Lieferungen belegt, muss es in der Regel Mindestangaben erfüllen: Namen und Anschrift des Abnehmers im EU-Ausland, handelsübliche Bezeichnung, Menge der gelieferten Ware, Ort und Monat der Beendigung des Transports sowie Ausstellungsdatum und Unterschrift des Abnehmers oder seines Beauftragten.
Sabine Paulus ist seit 2008 Redakteurin beim Fachmagazin FINANCE und der Online-Publikation DerTreasurer. Ihre Themenschwerpunkte sind Personal, Organisation, Karriere und Finanzierung. Sie ist M.A. und hat an der Universität Konstanz unter anderem das Hauptfach Deutsche Literatur studiert.
