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Von der Groeben: „Am Ende soll es nur noch 100 Richtlinien geben“

Rückblickend hätte Marie-Christine von der Groeben das Richtlinienprojekt bei MAN nicht anders aufgesetzt – auch wenn einzelne Diskussionen unvermeidbar waren.
MAN

Sie haben vor mehr als zwei Jahren angefangen, bei MAN die konzernweiten Richtlinien zu vereinfachen. Was für ein Dickicht haben Sie damals vorgefunden?
Dickicht trifft es ganz gut. Wir sind allein auf Konzern- und Teilkonzernebene auf mehr als 900 als „Richtlinien“ bezeichnete Dokumente gestoßen. Abgesehen von der Unübersichtlichkeit aufgrund dieser Masse war auch die Verfügbarkeit dieser Regelungen nicht sonderlich gut.

Wo fängt man an, ohne alles noch weiter zu verkomplizieren?
Wir haben zuerst konzernweit klare und einheitliche Strukturen geschaffen und gemeinsam mit den Teilkonzernen eine „Mutter aller Richtlinien“ erarbeitet – die „MAN 0.1“. Sie regelt die elementaren Punkte: Was ist überhaupt eine Richtlinie, wer trägt die inhaltliche Verantwortung, wie wird sie in Kraft gesetzt und kommuniziert? Ein Erfolgsfaktor war die Bildung von thematischen Clustern, sogenannten „Regelungsbereichen“, die die organisationsunabhängige Zuordnung von Themen erleichtern. Anschließend haben wir Workshops der Fachbereichsleiter organisiert, damit sich diese Experten darauf verständigen, welche Themen geregelt und wie die Zuständigkeiten verteilt werden sollen.

Bestand da nicht die Gefahr eines Wunschkonzerts?
Sicher – und natürlich hat es auch Diskussionen gegeben. Aber am Ende hatten wir sinnvolle und zwischen den Beteiligten abgestimmte Ergebnisse. Ich würde auch im Nachhinein keine andere Vorgehensweise wählen. Es macht in meinen Augen keinen Sinn, eine Sichtweise aufzudrücken, die vom Fachbereich nicht akzeptiert wird. Geholfen hat uns da natürlich auch die Rückendeckung des Vorstands, der das Projekt sehr unterstützt.

Wie viele Richtlinien darf es denn am Ende noch geben?
Unsere klare Devise hieß von Anfang an: „So viel wie nötig und so wenig wie möglich“ – das gilt sowohl hinsichtlich der Gesamtanzahl als auch hinsichtlich der Inhalte der einzelnen Richtlinien. Geplant sind rund 100 Richtlinien. Das ist im Vergleich zu den ursprünglich mehr 900 Regelungen ein großer Erfolg. Rund die Hälfte der Themen wird auf Konzernebene geregelt, der Rest liegt in der Verantwortung der Teilkonzerne.

Viele Unternehmen versuchen sich heute an ähnlichen Projekten. Hatten Sie Orientierungspunkte, als Sie begonnen haben?
Nein, wirkliche Beispiele gab es damals nicht. Mittlerweile widmen sich aber mehr und mehr Unternehmen diesem Thema und gehen dabei ähnliche Wege, angefangen von der IST-Analyse über die Definition von einheitlichen Standards bis hin zur Einführung einer passenden IT-Lösung. Insofern sehen wir uns bei unserer Vorgehensweise bestätigt.

sarah.nitsche[at]finance-magazin.de

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