Anzeige

Aons erster Finanzabschluss per Remote-Verbindung: Ein Controller berichtet

Von Workday

Inmitten der globalen Pandemie erstellte Aon Plc. den ersten Finanzabschluss seiner Geschichte komplett per Remote-Verbindung. Mike Neller, Controller bei Aon, berichtet.

Advertorial – Das ist ein Angebot der Workday Corporation. Für den Inhalt auf dieser Seite ist die Workday Corporation verantwortlich.

Diese von Workday-Autoren verfasste Fallstudie wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.

Die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig Geschäftskontinuität ist. Weltweit wechselten Millionen von Büroangestellten ins Homeoffice – in manchen Fällen buchstäblich über Nacht. Zu Recht standen an erster Stelle die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter. Während sich weltweit ein neuer Arbeitsrhythmus durchsetzt, musste die Kontinuität wichtiger Geschäftsabläufe unter völlig neuen Umständen gewährleistet werden.

Studie: „Die Zukunft von Analytics in der Finanzfunktion“

FSN Publishing hat weltweit über 440 Finanzführungskräfte befragt, um ihre Herausforderungen bei Technologie, Mitarbeitern und Prozessen, die mit der Bereitstellung einer zuverlässigen Plattform für Erkenntnisse und Entscheidungen verbunden sind, zu verstehen. Die Ergebnisse bieten interessante Einblicke.

JETZT GRATIS DOWNLOADEN »

Wir hatten die Gelegenheit, mit Mike Neller zu sprechen. Er ist Senior Vice President, Global Controller und Chief Accounting Officer bei Aon Plc., einem globalen Professional Services-Unternehmen mit 50.000 Mitarbeitern in 120 Ländern, das Risikomanagement-, Altersvorsorge- und Krankenversicherungslösungen anbietet. Angesichts der weltweiten Kontaktbeschränkungen erledigten Mike und sein Team den Finanzabschluss für die letzte Berichtsperiode per Remote-Verbindung. Im Folgenden erfahren Sie, wie Aon seinen ersten vollständig standortfernen Finanzabschluss meisterte.

Wie verlief der Abschlussprozess?

Wir waren zwar zuversichtlich, die Frist einhalten zu können, doch für alle Fälle legten wir uns einen Notfallplan zurecht. Letztendlich verlief der Abschluss aber völlig reibungslos. Es war fantastisch! Schnell und effizient. Wir sind immerhin in über 120 Ländern tätig. Das bedeutet, dass unzählige Mitarbeiter an unzähligen Einzelabschlüssen arbeiten. Der ganze Prozess ging ohne jede Verzögerung und Ineffizienz über die Bühne. Das Team leistete großartige Arbeit. Dank kontinuierlicher Kommunikation zwischen den Mitarbeitern gelang die fristgerechte Abgabe, ohne dass der Notfallplan zum Einsatz kommen musste.

Das wäre mit 10 verschiedenen Systemen, die weniger verlässlich und effektiv als unsere Workday-Lösung sind, schlichtweg nicht möglich gewesen.

Mike Neller, Senior Vice President, Global Controller und Chief Accounting Officer bei Aon Plc.

Das wäre mit 10 verschiedenen Systemen, die weniger verlässlich und effektiv als unsere Workday-Lösung sind, schlichtweg nicht möglich gewesen. Workday diente als stabiles Rückgrat und zugleich als flexibler Dreh- und Angelpunkt für einen effektiven Abschluss. Ich denke, das gesamte Team weiß dies zu schätzen.

Gab es irgendwelche unerwarteten Schwierigkeiten?

Trotz der ungewohnten Umstände – Remote-Arbeit, unzählige WebEx- und Zoom-Konferenzen – gab es keinerlei Probleme. Lateinamerika erzielte sogar den schnellsten Abschluss seiner Geschichte. Das Team gab seine Zahlen einen Tag früher als geplant ab. Das hatte es vorher noch nie gegeben.

Um es noch einmal zu betonen – das ist alles eine Frage der Technologie und der Kompetenz der Kollegen. Funktioniert die Technologie nicht richtig, so verzögert sich der Abschluss. In diesem Fall hätten wir erhebliche Probleme gehabt.

Vor Workday verwendeten Sie ein On-Premise-Finanzsystem. Glauben Sie, dass das Vorhandensein einer einzigen cloudbasierten Lösung zum erfolgreichen Remote-Abschluss beigetragen hat? Und wenn ja, warum?

Ohne Frage. Workday bietet uns zahlreiche Vorteile, z. B. automatisierte Workflow-Definitionen zur Prüfung von Journaleinträgen und Genehmigungen, die Option, alle Begleitmaterialien für Journale in Workday zur effizienten Genehmigung anzuhängen, eine mobile App zur schnellen Erledigung von Aufgaben und Drilldown-Funktionen innerhalb des Systems für eine rasche Recherche und Analyse.

Was würden Sie Lesern raten, die mit denselben Herausforderungen konfrontiert sind?

Unser Unternehmen entstand im Zuge von Hunderten von Übernahmen. Mit über 700 verschiedene Rechtsformen in 120 Ländern ist eine komplexe Organisationsstruktur entstanden. Da kann der Umstieg von mehreren Altsystemen auf eine einzige Lösung zur Mammutaufgabe werden – sowohl im Hinblick auf die Kapazität als auch kostentechnisch. Doch mit dem richtigen Projektteam kann man mit einer beachtlichen Gesamtkapitalrendite rechnen, wenn die Altsysteme erst einmal abgelöst und die ersten Produktivitätsvorteile realisiert wurden.

Und obgleich wir mit der Performance unseres Workday-Hauptbuchs hochzufrieden sind, wird ein wichtiger Wendepunkt für uns die Migration unserer Planungs- und Konsolidierungstools aus unseren Altsystemen in Workday sein. Mit anderen Worten: wenn wir ein einheitliches Hub-and-Spoke-Modell eingeführt haben – eine zentrale „Source of Truth“, bei der uns all die Zeit, die Mühen und die Missverständnisse eines linearen Abschlussprozesses mit mehreren Systemen erspart bleiben, die sich nicht immer auf Anhieb abstimmen lassen.

Dies ist der letzte Meilenstein auf einer langen und beschwerlichen Reise, doch er wird sich auszahlen – sowohl in wirtschaftlicher Hinsicht als auch im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Studie: „Die Zukunft von Analytics in der Finanzfunktion“

FSN Publishing hat weltweit über 440 Finanzführungskräfte befragt, um ihre Herausforderungen bei Technologie, Mitarbeitern und Prozessen, die mit der Bereitstellung einer zuverlässigen Plattform für Erkenntnisse und Entscheidungen verbunden sind, zu verstehen. Die Ergebnisse bieten interessante Einblicke.

JETZT GRATIS DOWNLOADEN »