Das etwas sperrige Wort Ausgabenmanagement umfasst nicht nur die Verwaltung von Ausgaben: es ersetzt effektiv verschiedene Ansätze, mit denen sich die Finanzbuchhaltung auseinandersetzen muss:
- Die monatliche Spesenabrechnung aller Mitarbeiter
- Die Herausgabe, Verwaltung und Sperrung von Firmenkreditkarten
- Die Organisation und Kontrolle der Portokasse für Bargeldbestände und -ausgaben
Jeden Monat geht eine beachtliche Zeit Ihrer Mitarbeiter in der Buchhaltung für manuelle und auch unnötige Aufgaben verloren, die für wichtigere und motivierendere Aufgaben verwendet werden könnten.
Nur wie? Hinter dem Konzept Ausgabenverwaltung steht nicht nur die Verwaltung von Ausgaben:
- Adieu manuelle Belege: Bei traditionellen Ausgaben- und Spesenabrechnungen wird ein Stapel von Belegen vom Mitarbeiter manuell eingetippt, gefolgt vom Abgleich von Abrechnung und Beleg in der Finanzabteilung. Das ist nicht nur demotivierend und ineffizient, es schleichen sich auch schnell Fehler ein.
Dank einer automatisierte Ausgabenabrechnung haben Mitarbeiter Zeit für ihre tatsächlichen Aufgaben und Fehler werden vermieden.
- Risiken von Firmenkreditkarten minimieren: zwar wird mit traditionellen Firmenkreditkarten auch oft Bargeld im Unternehmen ersetzt, es birgt aber ein nicht unerhebliches Risiko. Meist ist bei Firmenkreditkarten ein einheitliches monatliches Limit vorhanden und auch hier werden Belege meist händisch mit den getätigten Ausgaben zusammengeführt.
Bei der Ausgabenverwaltung erhält die Finanzabteilung mit personen- und teambasierten Regeln die Kontrolle über monatliche Ausgaben – egal welche Höhe. Die Automatisierung verhindert Fehler und beschleunigt den Abrechnungsprozess.
- Kein Bargeld vor Ort: die Portokasse hat gravierende Nachteile – es muss ausreichend Geld vorhanden sein, um verschiedenste Ausgaben begleichen zu können, aber auch so wenig wie möglich, um Verlust oder Diebstahl vorzubeugen. Auch die oft handschriftliche Aufzeichnung von Ein- und Ausgängen ist fehleranfällig. Firmenkarten mit smarten Budgets und Regeln können an alle Mitarbeiter ausgegeben werden, die im Namen des Unternehmens Zahlungen vornehmen müssen.
- Besserer Überblick über Zahlungsströme: Ziel einer jeden Finanzbuchhaltung ist es Einnahmen und Ausgaben korrekt wiederzugeben. So kann auf Basis von historischen Daten eine möglichst genaue Prognose für die Zukunft getroffen werden. Digitale Ausgabenverwaltung gibt Echtzeit-Einblicke, intelligente Reportingmöglichkeiten und hilft der Finanzabteilung regelmäßige und einmalige Ausgaben besser vorherzusehen.
Um stark für die Zukunft aufgestellt zu sein, ist Ausgabenmanagement ein wichtiger Schritt: es verhindert Fehler, minimiert das Risiko unerwarteter Ausgaben, steigert die Mitarbeitermotivation, erfüllt Richtlinien und Gesetze und stellt das Unternehmen flexibel und digital auf.
Wenn Sie beim Thema Ausgabenmanagement noch ganz am Anfang stehen, können Sie im ebook zur Optimierung Ihrer Unternehmensausgaben viele neue Anregungen und Impulse finden.
Soldo steht Ihnen als einer der führenden europäischen Anbieter von Ausgabenmanagement bei Fragen und firmenspezifischen Anforderungen gerne zur Verfügung.