Unternehmen lassen in ihrer Rechnungsverarbeitung zum Teil noch erhebliches Potenzial brachliegen. Denn oft haben sie ihre Rechnungslegung noch nicht automatisiert. Das ist das Ergebnis des White Papers zum Thema Account Payables (AP) des Softwareanbieters Kofax.
Das liegt unter anderem daran, dass Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Rechnungsarten verarbeiten müssen – und mangelnde Standardisierung erschwert bekanntlich die Automatisierung. Papierbasierte Rechnungen per Post, Fax und E-Mail dominieren weiterhin. Das leichter zu automatisierende E-Invoicing holt zwar auf – ist in Deutschland aber noch nicht sehr weit verbreitet.
Doch auch papierbasierte Rechnungen lassen sich automatisieren. Laut Kofax könnten AP-Prozesse binnen sechs bis 18 Monaten umgestellt werden – abhängig von der Größe des Unternehmens.
Der Softwareanbieter zeigt, dass es zwischen Unternehmen teils drastische Unterschiede in Sachen Effizienz gibt. Laut einer von Kofax zitierten Studie der Aberdeen Group aus dem Jahr 2012, fallen bei den sparsamsten Firmen Kosten von weniger als zwei US-Dollar pro Rechnung an, während die schlechtesten teilweise 25 US-Dollar und mehr ausgeben. Laut Kofax könnten Unternehmen durch die Automatisierung pro 10.000 Rechnungen rund 40.000 US-Dollar einsparen.
Diese Zahlen sind jedoch mit Vorsicht zu genießen: Als Anbieter von Automatisierungslösungen für Rechnungsverarbeitung ist Kofax natürlich daran interessiert, die Zahlen möglichst hoch anzusetzen.
Automatisierung: Compliance verbessern, Personal einsparen
Doch es geht nicht nur um Kosteneinsparungen: Durch die manuelle Verarbeitung von Rechnungen, fehle Unternehmen beispielsweise oft die Übersicht über Zahlungsforderungen. Kofax zufolge besteht so das Risiko, Rechnungen zu übersehen. Dies könne zu Zahlungsverzügen führen, was die Reputation des Unternehmens bei seinen Lieferanten beschädige. Außerdem können Skonti nicht eingenommen werden. Im schlimmsten Fall kann es durch eine Überbewertung der Beträge gar zum Bilanzbetrug kommen, argumentiert der Softwareanbieter. Die doppelte Bezahlung einzelner Rechnungen ist ebenfalls ein teures Risiko.
Auch die Compliance kann verbessert werden. Denn nicht selten werden Firmen Opfer eines versuchten oder tatsächlichen Zahlungsbetrugs. Durch automatisierte, eingebettete Kontrollen in der Kreditorenbuchhaltung könnten Unregelmäßigkeiten aufgedeckt werden, so Kofax.
Bei einer manuellen Verarbeitung von Rechnungen, können Unternehmen Betrugsmuster dagegen nicht so gut erkennen. Zudem ist eine händische Verarbeitung zeitintensiver und Unternehmen müssen einen höheren Personalaufwand betreiben.
Verbesserte Flexibilität bei M&A-Deals
Die Kreditorenbuchhaltung soll jedoch auch die Unternehmensstrategie unterstützen. Dies kann sich insbesondere bei M&A-Deals mitunter als tückisch erweisen, wenn die Rechnungsverarbeitung noch nicht automatisiert wurde. Kofax zufolge können Änderungen in der Kreditorenbuchhaltung bei manuellen Anpassungen nur durch deutlich höheren Personalaufwand vorgenommen werden.
Langsam setzt bei Unternehmen allerdings ein Umdenken ein: Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung in Shared Service Center, die mit Standardisierung einhergeht, findet inzwischen auch im Mittelstand immer größeren Anklang.
Info
Infobox: Die vollständige Studie steht in der White Paper Library zur Verfügung.
Jakob Eich ist Redakteur der Fachzeitungen FINANCE und DerTreasurer des Fachverlags F.A.Z Business Media, bei dem er auch sein Volontariat absolviert hat. Eich ist spezialisiert auf die Themen Digitalisierung im Finanzbereich und Treasury. Durch seine Zwischenstation bei der Schwesterpublikation „Der Neue Kämmerer“ ist der 1988 geborene Journalist auch versiert beim Thema Kommunalfinanzen. Erste journalistische Erfahrungen hat der gebürtige Schleswig-Holsteiner in den Wirtschaftsmedien von Gruner+Jahr sowie in der Sportredaktion der Hamburger Morgenpost gesammelt.
