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„Rekrutierung war nicht einfach“

Konzernzentrale von Eli Lilly and Company in Indianapolis, USA
Lilly Pharma Holding

FINANCE: Herr Bohn, seit wann ist Lilly Deutschland in das Financial Shared Service Center in Irland eingebunden?
Hilmar Bohn: Vor einigen Jahren hat unsere Muttergesellschaft  mit dem Aufbau des Financial Shared Service Center begonnen, wir als Lilly Deutschland sind seit Mitte 2011 angeschlossen. Wir haben dort unter anderem das zentrale Rechnungswesen der europäischen Landesgesellschaften gebündelt sowie die beiden Prozessketten „Order to cash“, also die Auftragsabwicklung mit Kundendienst und Forderungsmanagement, sowie die Beschaffung, „Purchase to pay“. Allerdings ist keiner dieser Bereiche lokal komplett weggefallen. Hinzu kommt, dass wir vor dem Aufbau des Shared Service Centers in Irland auch noch Prozesse wie die Stammdatenpflege sowie die Verbuchung von Rechnungen an eine Drittgesellschaft in Polen outgesourct haben. 

FINANCE: Welche Einsparungen erwarten Sie durch das Shared Service Center?
Hilmar Bohn: Wir sparen weltweit einen dreistelligen Millionenbetrag ein. In manchen Ländern sparen wir zwar nichts ein, aber über alle Gesellschaften hinweg rechnet sich die Umstellung, wenn auch nicht gleich im ersten Jahr. Es wird einige Jahre dauern, bis sich unser Shared Service Center rentiert.

FINANCE: Haben Sie ausschließlich interne Ressourcen für den Aufbau des Financial Shared Service Centers genutzt?
Hilmar Bohn: Externe Berater waren nur während der Planungs- und Designphase beteiligt. Den Aufbau hat in der Hauptsache ein internes Projektmanagementteam gestemmt. Wir hatten in Irland schon eine Vertriebsgesellschaft und einen sehr großen Produktionsstandort. Es waren also bereits gute Führungskräfte vor Ort, die den Aufbau des Shared Service Centers übernommen haben.

FINANCE: Wieso reorganisieren Sie die Finanzabteilung gerade jetzt?
Hilmar Bohn: Die Pharmabranche steht unter einem enormen Kosten- und Margendruck. Zurzeit laufen viele Patente für Medikamente aus, die nicht direkt durch neue ersetzt werden können. Kostensenkung hat hohe Priorität. Durch Zentralisierung von Prozessen in Ländern mit günstigen Lohnkosten und durch Prozessstandardisierung erwarten wir Einsparungen.

FINANCE: Wie sind Sie das Thema Entlassungen angegangen?
Hilmar Bohn: Bereits als die Zentralisierung absehbar war haben wir in den verschiedenen Landesgesellschaften nur noch mit befristeten Verträgen gearbeitet. Als die Umsetzung des Shared Service Centers anstand, wurden in den Landesgesellschaften Mitarbeiter entlassen. Das Problem war, dass die vorhandenen Mitarbeiter gewissermaßen dafür arbeiteten, wegrationalisiert zu werden. Zum anderen mussten wir in Irland neue Mitarbeiter einstellen, die nicht über die erforderliche Erfahrung und das Know-how verfügen. Obwohl Cork die zweitgrößte Stadt Irlands ist, war die Mitarbeiterrekrutierung nicht einfach. Die Fluktuation dort gering zu halten, ist eine wichtige Aufgabe. Denn nur dadurch können Lernkurveneffekte realisiert und Fehlerquoten so niedrig wie möglich gehalten werden. In den ersten Jahren nach der Zentralisierung müssen wir deshalb viel Zeit auf Nachpflege und Schulung verwenden.

Info

Zur Person

Hilmar Bohn ist seit April 1995 Finance Director von Lilly Deutschland in Bad Homburg und verantwortet dort das Controlling und das Rechnungswesen der Landesgesellschaften. Er ist seit 33 Jahren für die Lilly Gruppe tätig. In dieser Zeit hatte er verschiedene Positionen im Finanzbereich inne – unter anderem bei Lilly Deutschland, bei Eli Lilly International Corporation in Indianapolis in den USA, bei Lilly Canada in Scarborough und bei Lilly Italia in Florenz.

FINANCE: Das war sicher nicht der einzige Punkt, der bei der Reorganisation der Finanzabteilung schwierig war.
Hilmar Bohn: Bei der Drittgesellschaft, mit der wir in Polen zusammenarbeiten, gab es ebenfalls eine sehr hohe Fluktuationsrate. Wir mussten selbst Kapazitäten vorhalten, um dem Outsourcinganbieter zu helfen, die ausgelagerten Prozesse zu stemmen. Unsere Prozesse sind zum Teil stark fragmentiert worden, die Anforderungen an die im Unternehmen verbliebenen Mitarbeiter stiegen dadurch deutlich. Ein Mitarbeiter ist heute für Fragmente verschiedener Prozesse verantwortlich, und nicht mehr nur für zwei Prozesse komplett. Bis das funktioniert, können Prozessreibereien entstehen und nach außen durchdringen. Damit sich das bei Lieferanten und Kunden nicht zu sehr bemerkbar macht, sind zusätzliche Qualitätssicherungen notwendig.

FINANCE: Ist der Transformationsprozess in das Shared Service Center schon vollkommen abgeschlossen?
Hilmar Bohn: Es gab verschiedene Implementierungswellen. 2008 wurden Prozesse der deutschen Landesgesellschaft nach Polen gegeben, im zweiten Quartal 2011 folgte die Eingliederung in Irland. Ich schätze, wir haben die Transformation zu etwa 80 Prozent bewältigt.

 

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Zum Unternehmen:

Lilly Deutschland ist eine Tochtergesellschaft des amerikanischen Konzerns Eli Lilly and Company, einem international tätigen Pharmaunternehmen. Die deutsche Landesgesellschaft erzielte 2011 mit 933 Mitarbeitern einen Jahresumsatz in Höhe von 488,9 Millionen Euro. Das Treasury von Eli Lilly and Company ist in Europa seit vielen Jahren in einem Koordinationszentrum in Belgien zentralisiert.

sabine.paulus@finance-magazin.de | + posts

Sabine Paulus ist seit 2008 Redakteurin beim Fachmagazin FINANCE und der Online-Publikation DerTreasurer. Ihre Themenschwerpunkte sind Personal, Organisation, Karriere und Finanzierung. Sie ist M.A. und hat an der Universität Konstanz unter anderem das Hauptfach Deutsche Literatur studiert.