Auf den ersten Blick klingt der Begriff „profitable Kreditorenbuchhaltung“ wie ein Oxymoron. Schließlich befasst sich diese Abteilung mit dem Bezahlen eingehender Rechnungen, also dem Ausgeben von Geld. Doch auch diese Abteilung kann Geld erwirtschaften.
Ein Beispiel: Eine Kreditorenbuchhaltung, die jährlich Rechnungen im Wert von einer Milliarde Euro begleicht, beschäftigt in der Regel zwischen zehn und 40 Mitarbeiter und verursacht Betriebskosten von 500.000 bis zwei Millionen Euro. Angenommen, eine solche Abteilung versäumt es, 20 Prozent der ihr eingeräumten Skonti zu nutzen – ein hoher, aber nicht unüblicher Wert – dann verursacht sie dem Unternehmen zusätzlich Opportunitätskosten von drei Millionen Euro jährlich. Eine Summe, welche die Betriebskosten der Abteilung um einiges übersteigt. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass die Abteilung durch konsequente Skonto-Nutzung, Working-Capital-Optimierung und andere Verfahren sich nicht nur selbst finanzieren, sondern sogar einen Überschuss erwirtschaften kann.
Kreditorenbuchhaltung umstellen – in der Praxis
Dennoch ringen selbst die Kreditorenbuchhaltungen großer Konzerne bisweilen damit, die Vielzahl eingehender Rechnungen schnell und fehlerfrei zu bearbeiten. Ein namhafter Konsumgüterkonzern etwa erhält weit über eine Million Rechnungen im Jahr – und bearbeitete diese bis vor einigen Jahren noch mit einem IT-System, das dieser Rechnungsmenge kaum noch gewachsen war. Besonders zu Stoßzeiten am Monatsanfang oder -ende verzeichneten die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung Wartezeiten auf dem System, die sich direkt auf das Konzernergebnis auswirkten.
Das Unternehmen reagierte und stellte System und Prozesse um. Der Konzern implementierte ein Enterprise-Content-Management- (ECM-) System und integrierte dieses in die konzerneigene SAP-Umgebung. Seitdem läuft die Rechnungsverarbeitung in vielen der knapp 60 Länder, in denen das Unternehmen tätig ist, standardisiert und teilautomatisiert über das System; mehr als 30.000 Nutzer haben Zugriff auf die Software. Diese unterstützt den Rechnungsbearbeitungsprozess und begrenzt dadurch den Spielraum für Fehler. Gleichzeitig strafft sie Abläufe und sorgt so für Zeit- und Kostenersparnisse.
Treasury, Buchhaltung und IT müssen zusammenarbeiten
Andere Unternehmen können aus diesem konkreten Fall vor allem eines lernen: Eine strategische Vorgehensweise ist wesentlich für den Erfolg. Der erste Schritt auf dem Weg zu einer profitablen Kreditorenbuchhaltung besteht darin, die Prioritäten für das Cashflow-Management festzulegen. Dafür muss das Unternehmen erfassen, wie groß die Cash-Reserven sind, wie sich das Working Capital verhält – und ob bestimmte Regularien zu beachten sind, etwa weil das Unternehmen börsennotiert ist.
Im nächsten Schritt muss das Unternehmen abschätzen, wie groß der Verhandlungsspielraum mit einzelnen Lieferanten ist. Wer sind die Zulieferer und wie groß oder mächtig sind sie? Wurden Nachlässe oder längere Zahlungsziele vereinbart? Falls nicht – besteht Raum für Nachverhandlungen? Viele Lieferanten nutzen ein sogenanntes Revenue-Share-Model für das Management ihrer Zahlungsströme und sind dadurch an den Erfolg ihres Kunden gebunden.
Schließlich muss der CFO dafür sorgen, dass alle Stakeholder innerhalb des Unternehmens beteiligt werden. Geldumschlag ist ein bereichsübergreifendes Thema mit zahlreichen Variablen und Treibern: Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung müssen den Prozess abdecken, die Treasury-Abteilung die Zahlungsströme betreuen und die IT notwendige Technologien bereitstellen. Der CFO behält den strategischen Überblick.
Automatisierung erleichtert Rechnungsverarbeitung
Ein letztes Hindernis auf dem Weg zur profitablen Kreditorenbuchhaltung kann das Unvermögen sein, Skonti aufgrund langer Zykluszeiten überhaupt zu erfassen. Viele Unternehmen gewähren Rabatte, wenn Zahlungen innerhalb von 10 Tagen vorgenommen werden. Es ist aber ratsam, bis zu sieben Tage für Eingehen, Weiterleiten und Bezahlung einer Rechnung einzuplanen. Das bedeutet, dass drei Tage für die Bearbeitung bleiben – wenig Zeit für eine Abteilung, in der sehr viele Rechnungen eingehen. Eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann dazu beitragen, dass der Zeitplan dennoch eingehalten wird. Für eine solche „Accounts Payable Automation“ braucht es in der Regel ein System aus intelligenter Datenerfassung, ECM-Software und elektronischer Rechnungsstellung.
Unternehmen, die derartige Systeme einsetzen, können Rechnungen erheblich schneller als bisher verarbeiten, dabei Fehler vermeiden und so Fristen einhalten und Skonti optimal nutzen. Dazu kommen weitere Vorteile: Mit elektronisch gestützten Systemen in der Kreditorenbuchhaltung lassen sich beispielsweise auch so genannte „dynamic discounts“ optimal nutzen, kurzfristige und zeitlich begrenzte Preisnachlässe, die meist außerhalb bestehender Verträge geboten werden. Spätestens damit kann die profitable Kreditorenbuchhaltung Wirklichkeit werden – und messbar zum Unternehmenserfolg beitragen.
Info
Dirk Schneider ist Regional Director DACH/CEE bei Perceptive Software.
