Allein da Fahrzeugflotten von Unternehmen in der Regel geleast sind und zum Teil gewaltige Ausmaße haben – bei Siemens sind es etwa 10.000 Fahrzeuge – ist das Fuhrparkmanagement ein Thema für die Finanzabteilung. Doch die für die Unternehmen zu lösenden Fragen sind komplex – angefangen von der Finanzierung bis hin zum Management der Flotten. Mit dem Fuhrparkmanagement sind für Unternehmen eine Reihe praktischer Probleme verbunden. So stellt das Verwalten, Steuern und Kontrollieren von Fahrzeugflotten hohe Anforderungen an die Organisation. Idealerweise erfolgt es aus einer Hand. Doch ist dies vielerorts nicht der Fall. Zahlreiche Unternehmen managen die Flotten noch selbst. Drei Punkte, die Finanzabteilungen bedenken sollten.
1. Die Bedeutung des Firmenwagens
Ein prestigeträchtiger Firmenwagen, auch „Motivationsfahrzeug“ genannt, ist für viele Manager heute noch immer ein Statussymbol. Allerdings sind in der heranwachsenden Generation von Mitarbeitern andere Prioritäten zu erkennen. So werden beispielsweise flexiblere Arbeitsbedingungen für die Generation Y wichtiger als ein eigener Firmenwagen, sagt Ludger Reffgen, Mitglied der Geschäftsführung von GE Capital Deutschland zu FINANCE. Es ist notwendig, dass solche „Goodies“ der nachrückenden Mitarbeitergeneration angeboten werden, um die Attraktivität als Arbeitgeber zu bewahren.
2. Der Kostenblock Fuhrpark
Die Kosten einer eigenen Fuhrparkflotte dürfen nicht unterschätzt werden, gerade wenn diese wie etwa bei Siemens 10.000 Fahrzeuge oder mehr umfasst. Im Schnitt verursacht ein Auto dem Konzern im Monat Kosten von rund 1000 Euro. Dieser Wert ist in der Vergangenheit als Durchschnittswert weitgehend stabil geblieben. Er wird von der Listenpreisentwicklung, dem Rabatt- und Zinsgefüge sowie den Treibstoffkosten determiniert. Somit bildet die Kostenposition Fuhrpark für viele Unternehmen den zweit- bis drittgrößten absoluten Kostenblock nach Material und Personal, sagt Reffgen. Das Spannungsfeld zwischen „Controllingkosten“ und „Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt“ sollten in ein Gleichgewicht gelenkt werden.
Durch eigene Vorgaben kann das Unternehmen die Kosten kontrollieren – etwa durch den Trend zum sparmotivierten Auto. Der Druck von Unternehmen auf energieeffiziente Autos ist relativ groß. So legen viele Konzern-Car Policies Wert darauf, dass die Fahrzeuge nur einen bestimmten CO2-Wert ausstoßen beziehungsweise einen geringen Kraftstoffverbrauch vorweisen können, wie es etwa Siemens macht. Je niedriger der Hebel des CO2-Ausstoßes geschraubt wird, desto besser, bestätigt ein Siemens-Sprecher.
3. Das IT-Controlling
Beim IT-Controlling sollte vor allem die Transparenz über die Firmenflotte im Vordergrund stehen. Eine komplexe Anforderung mit mehreren Dimensionen: Wenn beispielsweise die Rechnung eines Leasinggebers zugestellt wird, ist diese meist in Papierform und muss so im Buchungsprozess erfasst werden. Dies verläuft oftmals über mehrere Stationen und stellt sich als relativ aufwendig dar, bis es im firmeneigenen System archiviert ist. „Durch ein leistungsfähiges IT-System kann der Kunde jeden einzelnen Buchungsbeleg aber auch für die komplette Flotte, alle Hersteller, einzelne Fahrzeugtypen, Kraftstoffverbräuche, Kilometerhochrechnungen und Ähnliches, alle Informationen abrufen. Ohne dieses können Sie zusammen mit Ihrer Leasinggesellschaft Ihre Flotte nicht effizient steuern“, sagt Reffgen.
Je größer die Flotte wird, desto wichtiger ist dieses System für Unternehmen. Einzelrechnungen für alle 10.000 Siemens-Firmenwagen über einen manuellen papierlastigen Weg zu erhalten, erforderte Unmengen an Zeit und auch an Geld. E-Billing, in verschiedenen Varianten erleichtert das Flottenmanagement. So werden beispielsweise Papierrechnungen nicht mehr in Papierform, sondern digital bereitgestellt – bis hin zur voll elektronischen Rechnung, die der Kunde sofort in seinem System, mit entsprechender digitalen Signatur und Ähnlichem einspeichern kann. Die einmalige Investition und Installation lohnt sich schon ab einer Fuhrparkflotte von 50 Autos, so Reffgen.