Cloud: So gelingt CFOs der Einstieg

Der CFO eines Mittelständlers aus Bayern steckt in einem Dilemma: Das Unternehmen will ein neues Rechenzentrum bauen, eine sogenannte On-Premise-Lösung. Dabei lagern die Daten lokal auf dem Firmengelände, größtenteils abgeschottet vom Internet. Dieses Modell fordert der CEO des Unternehmens.

Die Kosten sind jedoch beträchtlich, zudem braucht das Rechenzentrum viel Platz. Problematischer ist aber, dass das geplante Rechenzentrum schon in fünf Jahren viel zu groß sein wird, weil der Finanzchef immer mehr auf Cloud-Lösungen setzen will. Doch wie viele Daten sollte der CFO aus dem neuen Rechenzentrum auslagern? Und welche?

Vor diesen Fragen stehen derzeit viele Finanzchefs. Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) gewinnen immer mehr an Bedeutung. In diesen sammeln Unternehmen große Datenmengen und werten diese gewinnbringend aus. Die Datenberge lagern dann entweder im lokalen Rechenzentrum oder in der Cloud oder in einer Kombination aus beidem – sogenannten Hybrid-Lösungen.

Finanzbuchhaltung und Reporting für die Cloud geeignet

Vor der Umstellung auf die Cloud sollten sich Unternehmen genau überlegen, welche Prozesse sie konkret auslagern wollen. Es gibt klassische Informationen, die Unternehmen bei externen Anbietern hinterlegen können. Speziell für CFOs bieten sich hier einige Chancen, sagt Oleg Brodski, Partner bei der Unternehmensberatung KPMG: „Unternehmen sollten vor allem Standardthemen, welche systemseitig nicht zur besonderen Kernkompetenz eines Unternehmens gehören, in der Cloud lagern. Dazu gehören auch die Finanzbuchhaltung, Planung und Reporting.“

Insbesondere beim Cashflow-Forecast können externe Speicher helfen, diesen wesentlich genauer zu gestalten, da Mitarbeiter weltweit auf den gleichen Datenpool zugreifen können. Bei einer reinen On-Premise-Lösung ist das nicht möglich.

Aber auch weitere Datenbanken und Anwendungen bieten sich für die Cloud an, wie zum Beispiel Lieferantenmanagement und Einkauf, sagt Brodski. Insbesondere  Themen, die eine unregelmäßige und im Zeitverlauf stark variierende Nutzung aufweisen, haben laut Brodski beim Transfer in die Cloud einen großen Hebel auf die Performanceverbesserung und Kosten-Nutzen-Optimierung bei Unternehmen. Denn viele Mittelständler haben keine genauen Zahlen für ihre Warenlager. Speziell das Working Capital Management profitiert dadurch von digitalisierten Prozessen.

Bei anderen Themen sollte der Mittelstand die Informationen vor allem On-Premise lagern. „Wenn Unternehmen wichtige Patente haben, an denen mehrere Millionen Euro hängen, dann ist die Cloud oft nicht der richtige Ort“, warnt Markus Vehlow, Verantwortlicher für das Thema Cloud Computing bei der Unternehmensberatung PwC. Der Süßwarenproduzent Zentis etwa schottet seine wichtigen Rezepturen komplett vom Internet ab, erklärte CFO Stephan Jansen im vergangenen Jahr (siehe FINANCE 06/2015).

Die Kosten von Cloud-Lösungen gegenüber dem Rechenzentrum sind schwer zu beziffern, sagen die Experten. „Es gibt mittlerweile Cloud-Services, die nur 99 Cent pro Nutzer kosten“, sagt Vehlow. Mit diesen Kampfpreisen versuchen einige Anbieter derzeit in den Markt zu drängen. Doch manchmal ist eine On-Premise-Lösung günstiger. „Das ist besonders oft der Fall, wenn die Lösung in der Cloud sehr individuell auf das Unternehmen zugeschnitten werden müsste oder die On-Premise-Lösung besondere Lizenzbestimmungen hat,“ sagt KPMG-Experte Brodski.

Mittelstand sorgt sich um Datensicherheit

Vielen Unternehmen bereitet das Thema Datensicherheit vor dem Gang in die Cloud Kopfzerbrechen. Eine Umfrage des Branchenverbandes Bitkom hat unlängst ergeben, dass Unternehmen speziell vor sogenannten Multi-Tenant-Lösungen zurückschrecken. Bei diesen lagern die Daten der Unternehmenskunden bei den Cloud-Providern direkt nebeneinander. Die Angst vor einem Hack oder dass ein Konkurrent auf die Daten zugreifen könnte, ist daher groß.

Diese Sorgen sind nachvollziehbar, sagt Vehlow: „Allerdings müssen die Unternehmen zwischen der physischen und logischen Sicht unterscheiden“, so der Cloud-Spezialist. Zwar lägen die Daten nah beieinander. Diese sind jedoch durch verschiedene Sicherheitsmechanismen klar getrennt. Zudem haben Dienstleister mehr Ressourcen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten, als die von der Größe her oft überschaubare IT-Abteilung eines Mittelständlers.

Die Daten in der Cloud sind zudem durch das Prinzip der „Nadel im Heuhaufen“ geschützt: „Wenn Kriminelle einen Mittelständler bei dessen Cloud-Anbieter gezielt attackieren wollen, müssen die Hacker das Unternehmen gegebenenfalls unter tausenden erst einmal finden“, sagt Vehlow.

Schatten-IT ein großes Problem für CFOs

Sicherheitsprobleme entstehen Vehlows Erfahrung nach eher, wenn Unternehmen zu früh und unvorbereitet auf die Cloud umstellen. „Die Verantwortlichen müssen eine genaue Kapazitäts- und Bedarfsanalyse durchführen“, rät der Experte. „Oft wissen Unternehmen gar nicht, welche Daten sie haben.“ Dann müsse der Mittelständler zuerst klassifizieren, welche Daten kritisch und welche unkritisch sind. „Ansonsten kann der Gang in die Cloud wie ein Brandbeschleuniger wirken und nicht zu den gewünschten Vorteilen führen.“

Oft nutzen Mitarbeiter bereits Cloud-Lösungen – ohne Wissen des Managements (die sogenannte Schatten-IT oder Shadow Cloud). Vielen Top-Managern ist das aktuelle Ausmaß der Schatten-Systeme in ihren Unternehmen nicht bewusst. Dadurch wandern nicht selten sensible Unternehmensdaten unbeabsichtigt und unkontrolliert in die Cloud. Diese Art Cloudlösungen ist nicht von der IT freigegeben und dadurch ein potentielles Sicherheits- und Datenschutzrisiko. „Wir haben noch nie eine Analyse in einem Unternehmen gemacht, bei der wir nicht mehrere hundert Cloud-Lösungen gefunden haben“, sagt Vehlow.

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