Das Thema Datenbankarchivierung steht bei CFOs zumeist hinten auf der To-Do-Liste: Das operative Geschäft, Controllingfragen und die Kapitalmarktkommunikation haben einen deutlichen Vorrang vor der bieder anmutenden Abwicklung von Altdaten. Dabei können je nach Unternehmensgröße laut Softwarehersteller CSP jährlich Beträge im sechs- bis siebenstelligen Bereich eingespart werden. Der Kostenaufwand der Archivierung hingegen ist einmalig und liegt laut CSP projektabhängig im fünf- bis sechsstelligen Bereich. Danach fielen nur noch Support- und Wartungskosten an.
Generell kann die Datenbankarchivierung für fast alle Unternehmensarten von Bedeutung sein. Aber einige sollten diesen Bereich besonders im Auge behalten. „Speziell Unternehmen mit großen Datenbanken von über einem Terabyte sollten auf die Archivierung zurückgreifen, genauso wie Institute mit hohen Compliance-Anforderungen wie beispielsweise Banken“, sagt CSP-Projektmanagerin Heike Johannes. Auch für Pharma- und Chemieunternehmen sei die Archivierung wegen der langen, gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten von hoher Bedeutung. Zudem sollten Firmen, die Altsysteme abschalten, die Daten archivieren.
Datenbankmigration bei M&A-Deals
Bei M&A-Deals kann die Konsolidierung der IT-Systeme die Firmen vor Probleme stellen. Denn die jeweiligen Datenbanken müssen einander angepasst werden. Dabei kommt es laut CSP besonders darauf an, die produktiven Daten herauszulösen und diese in das neue System zu migrieren. Inaktive Altdaten solle man in einem revisionssicheren Langzeitarchiv speichern, rät CSP. So seien etwa bei der Fusion der Commerzbank und der Dresdner Bank die produktiven Daten der Dresdner Bank in das System der Commerzbank migriert worden. Das Altsysteme wurden daraufhin abgeschaltet.
Die Migration mit einer einheitlichen Datenbankstruktur erhöht im besten Fall die Datenqualität. Wichtig sei ebenfalls, das Knowhow der jeweiligen Unternehmen zu bündeln und eine Lösung für die gestiegene Datenmenge zu finden. Tückisch seien hierbei die rechtlichen Datenschutzbestimmungen.
Auch wenn es rechtliche Probleme gibt, bietet die Archivierung Vorteile. Durch die Datenbankarchivierung können dem Software-Anbieter Syrocon zufolge die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit unter den Aspekten „Steuerrecht, Beweissicherung und Produkthaftung“ langfristig sichergestellt werden.
Kosteneinsparungen sind möglich
Auch im Falle einer Insolvenz ist eine gute Datenhygiene wichtig. Denn bei Daten herrscht, wie bei Dokumenten, eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren. „Dabei laufen die meisten IT-Systeme zehn Jahre nach der Insolvenz gar nicht mehr“, sagt Johannes. Auch das Fachpersonal, das sich mit der jeweiligen Software auskennt, wandere nach und nach ab. Eine gute Datenbankarchivierung erhöht die Langzeitsicherheit, was auch unter Compliance-Aspekten wichtig ist, wie Johannes betont. Die Daten sind so nicht mehr manipulierbar und revisionssicher gespeichert.
Johannes zufolge können Unternehmen durch die Datenbankarchivierung auf verschiedenen Wegen Kosten einsparen. Beispielsweise beim Application Retirement, der Abschaltung eines Altsystems, benötigt die Firma keinen Support mehr für die Systeme, da die Dateien in einem offenen Format Compliance-gerecht gespeichert würden. Auch Lizenz- und Wartungskosten fielen durch dieses Verfahren weg.
Zudem lässt sich durch eine Verschlankung der Datenmenge viel Speicherplatz sparen. „Wenn man die Datenbank bereits während der produktiven Zeit archiviert, kann man das Volumen reduzieren und gegebenenfalls sogar auf eine weniger leistungsfähige und damit günstigere Hardware ausweichen“, berichtet Johannes.
Jakob Eich ist Redakteur der Fachzeitungen FINANCE und DerTreasurer des Fachverlags F.A.Z Business Media, bei dem er auch sein Volontariat absolviert hat. Eich ist spezialisiert auf die Themen Digitalisierung im Finanzbereich und Treasury. Durch seine Zwischenstation bei der Schwesterpublikation „Der Neue Kämmerer“ ist der 1988 geborene Journalist auch versiert beim Thema Kommunalfinanzen. Erste journalistische Erfahrungen hat der gebürtige Schleswig-Holsteiner in den Wirtschaftsmedien von Gruner+Jahr sowie in der Sportredaktion der Hamburger Morgenpost gesammelt.