Die Automatisierung von Routinetätigkeiten durch Robotics Process Automation (RPA) kann Finanzabteilungen massiv entlasten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch einen höheren Automatisierungsgrad müssen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mehr mit repetitiven manuellen Prozessen vergeuden, die nur in geringem Maß wertschöpfend sind.
Umso überraschender ist, dass eine Studie der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC ergeben hat, dass nur etwas mehr als die Hälfte Robotics im Rechnungswesen für eine Dauerlösung hält. 45 Prozent der Befragten zeigten sich ob der neuen Technologie wesentlich skeptischer: Sie denken, RPA wird nur eine Zwischenlösung sein.
RPA führt zu Governance-Problemen
Ein Grund für die Skepsis scheint zu sein, dass die vor einigen Jahren aufgeflammte Euphorie mittlerweile in Teilen erloschen ist. So zeigt sich bei Robotics vor allem der Umfang der Governance als großes Problem, wie PwC schreibt.
Diese frisst einen Teil der durch die Automatisierung erzielten Kosteneinsparungen später wieder auf. Denn die Einheiten arbeiten keineswegs vollkommen autark: „Der Betreuungsaufwand, also die Überprüfung und Dokumentation der Bots, ist sehr hoch. Diese sind zudem sehr fehleranfällig“, sagt etwa Roman Sauer, Head of Group Accounting beim Versicherer Allianz. Bernhard Bieler, Vice President Financial Processes, Organization and Innovation des Industriekonzerns Siemens, schlägt in die gleiche Kerbe: „In der Vollkostenbetrachtung ist eine RPA-Einheit beziehungsweise deren Anpassungs- und Weiterentwicklung sehr viel aufwendiger, als wir noch vor zwei Jahren dachten.“
Die Ernüchterung in Bezug auf RPA ist keine große Überraschung, wie Peter Rückershäuser sagt: „Auch ein Bot macht Fehler und ist noch zu regelbasiert. Und wenn ich ihm eine Änderung in der Buchhaltung nicht mitteile, macht er danach auch 1.000 Mal den gleichen Fehler“, erklärt der Senior Manager des Beratungshauses Bearing Point.
Doch genau darin, die Robotics-Anwendungen aktuell zu halten, liegt seiner Erfahrung nach in vielen Finanzabteilungen noch die Herausforderung: „Einem Mitarbeiter werden Veränderungen immer mitgeteilt, bei einem Roboter denken viele nicht daran“, beobachtet Rückershäuser. Zudem müssten auch Roboter beziehungsweise Applikationen gewartet werden: „Die Vorstellung, dass ein Bot 24/7 arbeitet, ist ein Mythos.“
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Bots können noch viel mehr leisten
Der grundlegende Nutzen von RPA ist dennoch unbestritten: Immerhin gab bei der PwC-Studie ein großer Teil der Befragten trotz Bot-Skepsis Kosten- und Zeiteinsparungen als Pluspunkte an, ebenso wie deutliche Qualitätssteigerungen. Warum sehen viele darin dennoch nur eine Zwischenlösung?
Laut Experte Rückershäuser ist RPA noch vergleichsweise rudimentär, weitere Entwicklungsstufen könnten Finanzabteilungen in Zukunft noch mehr Nutzen bieten. Er ist sich sicher: „Die Roboter für die Finanzabteilung werden in drei Jahren ganz anders aussehen. Derzeit gibt es beispielsweise noch keinen Bot mit integrierter kognitiver Komponente.“
„Die Roboter werden in drei Jahren ganz anders aussehen.“
Rückershäuser meint damit, dass ein Roboter durch das sogenannte Cognitive Computing unstrukturierte Daten in entscheidungsrelevante Informationen übersetzen kann. Mittels Künstlicher Intelligenz agiert der Bot dann ähnlich wie ein Mensch, so die Vision.
Ein mögliches Zunkunftsszenario ist dann die Intelligent Process Automation – oder auch Cognitive Process Automation. Dabei wird das Cognitive Computing durch einen deutlich erhöhten Automatisierungsgrad – etwa durch Machine Learning oder Natural Language Processing – ergänzt. Auf diesem Level wird dem Roboter sogar eine Entscheidungskompetenz zugetraut. Die höchste Ausbaustufe im ganzheitlichen Prozesssinn (End-to-End-Automatisation von Finanzprozessen) wäre ein intelligentes Business Process Management System (iBPMS). Davon sind deutsche Finanzabteilungen aber noch weit entfernt.
CFOs müssen noch Hausaufgaben machen
CFOs rät der Berater, in ihrem Unternehmen Grundlagenarbeit zu leisten: „Das Wissen der Mitarbeiter muss aus den Köpfen in die Systeme, damit die Chance besteht, Prozesse automatisieren zu können.“ Dafür sollten Finanzchefs den Mitarbeitern aber die Angst nehmen, von einem Roboter ersetzt zu werden.
Zudem regt Rückershäuser an, IT-Expertise und das Wissen der Fachabteilung enger zu verzahnen: „Momentan denkt sich oftmals ein Mitarbeiter in der Fachabteilung etwas aus und wirft es dann über die Mauer in die IT-Abteilung“, beobachtet der Experte. „Das ist nur selten zielführend.“ Er rät dazu, das in den Fachabteilungen vorhandene Wissen zielgerichtet in Programme und Lösungen zu übertragen. Beide Qualifikationen müssten wesentlich enger in agilen Workstreams zusammenarbeiten. „Das bedeutet viel Aufwand, aber letztlich ist es der Schlüssel zum Erfolg.“
Info
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Jakob Eich ist Redakteur der Fachzeitungen FINANCE und DerTreasurer des Fachverlags F.A.Z Business Media, bei dem er auch sein Volontariat absolviert hat. Eich ist spezialisiert auf die Themen Digitalisierung im Finanzbereich und Treasury. Durch seine Zwischenstation bei der Schwesterpublikation „Der Neue Kämmerer“ ist der 1988 geborene Journalist auch versiert beim Thema Kommunalfinanzen. Erste journalistische Erfahrungen hat der gebürtige Schleswig-Holsteiner in den Wirtschaftsmedien von Gruner+Jahr sowie in der Sportredaktion der Hamburger Morgenpost gesammelt.
