Hybride Cloud-Migration als Lösung

Die Einrichtung von Cloud-Umgebungen für Finanz- und Kreditorenprozesse liegt derzeit im Trend – sei es, um das notwendige IT-Fachwissen für die Implementierung und Wartung auszulagern, operative Skalierungen zu beschleunigen oder Geschäftseinheiten über diverse ERP-Systeme hinweg zu vereinheitlichen. Doch wer zunächst um technische Machbarkeit und Ressourcen bangt, kann beruhigt sein: Der Übergang kann gestaffelt stattfinden. Die Cloud-Umgebung lässt sich neben der On-Premise-Infrastruktur (auf lokalen Servern) modular errichten.

Zuerst kommt die Bestandsaufnahme

Ein hybrider Ansatz bietet sich insbesondere an, wenn die ERP-Systeme einzelner Unternehmensbereiche hochindividualisiert sind – etwa bei Workflows oder Datenmanagement – und den Standardisierungsgrad für die vollständige Cloud-Migration noch nicht erfüllen.

In einer hochfragmentierten Umgebung können sogar zwei Softwarelösungen parallel zum Einsatz kommen: Die erste migriert serverlokalisierte Prozesse in eine Private Cloud, wobei Automatisierungen die notwendige Standardisierung und Datenbereinigung für einen künftigen Wechsel in die Public Cloud unterstützen. Eine zweite Lösung migriert bereits Cloud-bereite Prozesse. Im Normalfall können ERP-Systeme mit Hilfe einer leistungsstarken Cloud-Lösung, die den Datenabgleich und die Prozessautomatisierung unterstützt, geradlinig migriert werden.

Unternehmen, die einen Hybridansatz wählen, sollten zunächst ihre Kreditorensysteme und -prozesse auf Redundanzen, Abhängigkeiten und Lücken prüfen. Dazu gehören Bestandsaufnahmen der existierenden IT-Infrastruktur, aber auch das Identifizieren von Standardisierungspotentialen bei Aufgaben und von Prozessen, bei denen Automatisierungen möglich sind.

Den Übergang mit KPIs steuern

Messbarer Fortschritt ist entscheidend für Kurskorrekturen. Die Kreditorenabteilung kann KPIs bestimmen, die an die erwarteten Projektergebnisse anknüpfen, um die Resultate der eingesetzten Lösung zu überwachen. Beispiele hierfür können die Genauigkeitsrate bei der automatisierten Erfassung von Rechnungsdaten sein oder die globale Rate der kontaktlosen Rechnungsverarbeitung. Lösungsanbieter müssen darlegen, wie diese Ziele erreicht werden können, beispielsweise durch Stammdatenbereinigung, damit die automatisierte Rechnungsdatenerfassung wirksam greift.

An dieser Stelle können auch teamübergreifende Performance-Ziele sinnvoll sein: Beschaffungsteams konsolidieren und pflegen Stammdaten, während Kreditorenteams den Fortschritt der Erkennungsraten überwachen und Ergebnisse zurückspielen. Kontinuierliches Feedback zwischen Teams und KPI-Monitoring zeigt auf, wie sich die technische und operative Wechselfähigkeit durch Standardisierung und KI-gestützte Automatisierung graduell entwickelt, ob Teilbereiche wie Beschaffungsprozesse oder Reporting bereits Cloud-bereit sind und wo nachgebessert werden muss.

Pilotprojekte und Penetrationstests prüfen parallel den Reifegrad eingesetzter Tools für den Cloud-Übergang. Dabei stehen Faktoren wie Standardisierungsgrad, bereinigte Datenstruktur, API-Integration und Sicherheitsarchitektur im Fokus. Einzelne Gesellschaften können somit gestaffelt überführt werden. So kann das Unternehmen jahrelang stabil im Hybridmodell operieren und den finalen Cloud-Wechsel effizient, bedacht und passend zugeschnitten vollziehen.