Die Pandemie hat die immensen Herausforderungen für Messegesellschaften weltweit sichtbar gemacht. Plötzlich mussten Veranstaltungen abgesagt, verschoben oder komplett neu geplant werden. Schnelle und effiziente Anpassungen waren notwendig, um wirtschaftliche Verluste zu minimieren und dennoch qualitativ hochwertige Veranstaltungen unter den gegebenen Rahmenbedingungen zu gewährleisten. Auch wenn die Corona-Pandemie inzwischen Geschichte ist, bleiben die Herausforderungen im Messewesen weiterhin groß.
Controlling mit zentraler Planungssoftware
Das gilt auch für die Messe Stuttgart. Als bedeutender Veranstalter hat sie eine Vielzahl von Veranstaltungen zu planen und durchzuführen, fast 16.000 Firmen haben dort im Jahr 2023 ausgestellt. Dies erfordert eine präzise und flexible Steuerung. Hilfreich sind dabei eine einheitliche und transparente Planung sowie eine schnelle und eindeutige Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen, um wirtschaftliche Bewertungen vornehmen und fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Seit dem Jahr 2004 setzt die Messe Stuttgart daher auf eine Planungssoftware. Die Plattform dient als Management Information System (MIS) und zentrales Steuerungs- und Führungsinstrument, das eine detaillierte und transparente Darstellung aller betriebswirtschaftlich relevanten Daten bietet. Sie ermöglicht die dezentrale Planung und das Forecasting für rund 180 Veranstaltungen und 70 Kostenstellen. Dabei unterstützt die Planungsplattform den direkten Austausch zwischen Projektleitung und Controlling. Die rund 200 Nutzer können sich über einen internen Chat inklusive gesetzter Filter austauschen. Ein ampelbasiertes Frühwarnsystem gibt dem Reporting und der strategischen Planung Hinweise.
Die systemgestützte, werttreiberbasierte Planung und ein detailliertes Erlös- und Kostencontrolling sorgen für eine genaue Überwachung der Budgets und der Einnahmen. Kennzahlen zur Steuerung und zum Benchmarking sowie die Möglichkeit, auf Informationen bis auf Belegebene zuzugreifen, machen die Entwicklungen transparent. Eine ständig verfügbare Prognosespalte ermöglicht es den Projektverantwortlichen, Daten einzupflegen und die Wirtschaftlichkeit im Blick zu behalten. So kann schnell auf aktuelle Entwicklungen reagiert werden.
Mit Predictive Analytics die Planung optimieren
Geplant ist, den Einsatz der Planungslösung auf weitere Unternehmensbereiche auszudehnen und die verbliebenen Excel-Tabellen sukzessive abzulösen. Weitere interne und externe Vorsysteme wie Ticketshops und Besucher-Heatmaps sollen angebunden werden. Die Integration und Verknüpfung dieser zusätzlichen Daten sollen der Messegesellschaft neue Erkenntnisse bringen.
Darüber hinaus sollen weitere Dashboards für alle Unternehmensebenen entwickelt und die strategische Planung durch den Einsatz von Predictive Analytics weiter optimiert werden. Durch diese kontinuierliche Weiterentwicklung hofft die Messe Stuttgart, auch in Zukunft flexibel und agil auf Veränderungen reagieren zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Autor
Ansgar Eickeler
Ansgar Eickeler ist Area General Manager DACH bei Board in Frankfurt am Main.