8 Dos und Don’ts bei der TMS-Implementierung

Zu Beginn eines TMS-Projekts steht erstens die Zielsetzung. Das klingt erst einmal offensichtlich, wird jedoch oft unterschätzt. Wo stehen wir momentan, was wollen wir erreichen, und was ist realistisch? Wenn noch alles auf Excel und Online-Banking-Systemen basiert, sollten zum Beispiel alle Daten in ein System gebracht und Abgleichungsprozesse automatisiert werden, bevor Themen wie KI-gestützte Planung oder Instant Payments relevant werden.

Dazu gehört zweitens eine ehrliche Einschätzung der Ressourcen. Welche finanziellen und personellen Kapazitäten stehen zur Verfügung und in welchem Zeitrahmen? Oft wird unterschätzt, wie viel Zeit das Team selbst in die Implementierung investieren muss. Hinzu kommen externe Partner: Anbieter und sämtliche Banken, zu denen eine Schnittstelle eingerichtet werden soll, sind Teil des Projekts und müssen aktiv zuliefern. Ein realistisches Bild über interne und externe Faktoren ist daher entscheidend.

Frühzeitig intern abstimmen

Drittens wird oft zudem vergessen, relevante Abteilungen frühzeitig miteinzubeziehen. Hat die IT ein Mitspracherecht? Wird Accounting eingebunden? Kennen wir die Abläufe im Procurement? Fehlende Unterstützung der IT oder ein unterschätzter Einkaufsprozess können die Implementierung verzögern. Frühzeitige interne Abstimmungen – am besten noch vor der Anbietersuche – verhindern solche Stolperfallen.

Viertens steht und fällt ein TMS-Projekt mit der Kommunikation mit dem Anbieter. Je mehr dieser über die aktuelle Situation und Ziele weiß, desto besser kann er das Angebot und die Lösung maßschneidern. Es ist ein bisschen wie beim Dating: Es macht nur Spaß, wenn beide aktiv dabei sind und offen und ehrlich kommunizieren – nur so kann daraus etwas werden. Deshalb gilt: auf Antworten eingehen, gemeinsam diskutieren und das System bestmöglich kennenlernen.

Teil des Entscheidungsprozesses ist fünftens ein sorgfältiges Scoping. Wird es vernachlässigt, könnten Erwartungen unerfüllt bleiben. Deshalb lohnt es sich, Zeit in den Scoping-Workshop zu investieren und das Scoping-Dokument gemeinsam durchzugehen: Was bekommen wir wirklich von dem, was uns gezeigt wurde? Kommunikation auf Augenhöhe bedeutet auch, bei Unklarheiten zwei-, dreimal nachfragen zu können.

Realistisch und mit Puffern planen

Sechstens gibt es oft böse Überraschungen beim Thema Support. Inmitten von Diskussionen um Kosten, Systemanforderungen und Implementierung geben sich viele mit Versprechen wie 24/7-Verfügbarkeit zufrieden. Doch was bedeutet das konkret? Wer bearbeitet die Anfragen? Wie wird auf individuelle Probleme reagiert? Am besten berichten können hierüber bestehende Kunden. Der Scope und die genutzten Funktionalitäten variieren, die Erfahrungen mit dem Support und dem Verhalten des Anbieters bei Schwierigkeiten sind übergreifend.

Siebtens besteht die Gefahr eines zu ambitionierten Implementierungsplans. Oftmals benötigen Arbeitsschritte länger als gedacht, da so viele Parteien beteiligt sind. Umso wichtiger ist es, realistisch und mit Puffer zu planen: Welche Schritte sind wann machbar? Welche Banken sollen angebunden werden? Wann stehen welche Ressourcen zur Verfügung? Hier hilft ein transparentes Projektmanagement mit klaren Verantwortlichkeiten und festen Ansprechpartnern auf beiden Seiten.

Achtens ist das Engagement des Teams einer der entscheidenden Faktoren. Jedes Projekt braucht eine treibende Kraft, die mit Motivation und Ausdauer den Weg von Anfang bis Ende im Blick behält.