Business Intelligence: smart und embedded

Ein Treasury Management System (TMS), das im Standard mit einer integrierten Business-Intelligence-Lösung ausgeliefert wird, bietet viele Vorteile. Die Anwender können damit vom Start weg auf Best Practices und die dahinterliegenden passgenauen Datenmodelle zurückgreifen. Dadurch ist eine breite Palette von Reports, Dashboards und datengetriebenen Analysen auch ohne mehrmonatige Einführung direkt verwendbar.

Die konkreten Rahmenbedingungen und Prozesse unterscheiden sich allerdings von Unternehmen zu Unternehmen. Nicht selten verfügen Organisationen über sehr spezifische Planungsprozesse und Kennzahlen, die gleichzeitig ihre DNA ausmachen. Hier kann eine moderne Business Intelligence Suite ihren ganzen Funktionsumfang ausspielen. Im Rahmen von Self-Service-BI-Möglichkeiten bestehen vielfältige Möglichkeiten der Anpassung.

Steigende Komplexität

Ein Beispiel dafür ist ein erfolgreiches Projekt bei einem großen Hersteller von Kühlmöbeln und Kältetechnik: Das BI-System des verwendeten ERP-Systems konnte die Anforderungen nicht abdecken. Benötigt wurden ein monatliches Reporting und eine rollierende Planung von Kostenstellen, internen Projekten und Investitionen sowie eine Übersicht freigegebener Budgets.

Zu den Herausforderungen im Projekt zählten eine sehr komplexe Berechtigungsstruktur in Bezug auf die Kostenstellen sowie mehrere Verantwortliche für eine Kostenstelle. Hinzu kam eine hohe Dynamik, da beispielsweise Kraftfahrzeuge als Kostenstellen abgebildet wurden, so dass regelmäßig neue Kostenstellen hinzukamen und andere ausliefen. Im Rahmen des BI-Projekts wurden die Berechtigungen deshalb aus dem ERP-System übernommen beziehungsweise mit diesem synchronisiert. Schließlich ging es um die Abbildung mehrerer Planversionen im Jahr.

Das Management erstellt mehrmals im Jahr einen neuen Plan, das heißt, es gibt den ursprünglichen Plan und in der Folge jeweils bis zu drei Hochschätzungen. Hierzu wurden sämtliche Planarten im BI-System erfasst. Der jeweils von der Geschäftsführung überarbeitete und freigegebene Plan wird in die Finanzbuchhaltungssoftware exportiert und anschließend, gegebenenfalls mit Änderungen, in das BI-System reimportiert.

Hohe Akzeptanz

Die Zahlen aus dem Plan, aus der letzten und aktuellen Hochschätzung sowie die jeweiligen Abweichungen werden in der für den Kunden entwickelten Lösung transparent und übersichtlich dargestellt. Eine weitere gewünschte Auswertung war ein Bericht zu den Overhead-Kosten, der mit allen textlichen Formulierungen ebenfalls aus der BI-Lösung heraus generiert wird.

Die umgesetzte Lösung erfreute sich nach dem Start schnell einer hohen Akzeptanz im Unternehmen. Da sie trotz einer weiteren Schnittstelle als schlanker und komfortabler als vergleichbare Lösungen des Herstellers bewertet wurde, verblieb sie auch nach dem Wechsel zu einem großen deutschen ERP-Anbieter weiter im Einsatz.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass BI-Lösungen einen hohen Mehrwert für Treasury- und Finanzabteilungen liefern. Zwei Varianten kommen grundsätzlich in Frage: entweder als „Embedded BI“, also als angepasste, mit einem Treasury Management System und einem ERP-System ausgelieferte Lösung, die einen schnellen Start im Unternehmen erlaubt, oder, im Falle hochindividualisierter Anforderungen, als „Engineered BI“. Das Ziel in beiden Fällen ist klar: transparent aufbereitete Informationen, um damit eine datenbasierte Liquiditätssteuerung und ganzheitliche Finanzplanung zu ermöglichen.