Ein Instrument für das moderne Treasury

In der digitalen Wirtschaft stehen Corporate-Treasury-Abteilungen unter hohem Druck, Sicherheit zu maximieren, Prozesse zu optimieren und Ausgaben transparent zu gestalten. Die herkömmliche physische Firmenkreditkarte ist zwar bequem, reicht bei dezentraler Beschaffung, Remote Work und der Verwaltung zahlreicher SaaS-Dienste jedoch oft nicht aus.

Virtuelle Karten bieten hier eine Lösung. Sie bestehen ausschließlich aus digitalen Zahlungsinformationen wie einer 16-stelligen Kartennummer, Ablaufdatum und Sicherheitscode und werden für einen bestimmten Zweck, Lieferanten, Betrag oder Zeitraum generiert – ganz ohne physisches Plastik. Für Treasury-Experten geht ihr Nutzen weit über die reine Zahlungsabwicklung hinaus: Virtuelle Karten ermöglichen eine präzise Ausgabenkontrolle bei erhöhter Sicherheit.

Individuelle Kartenlimits

Der zentrale Vorteil: Ausgabenrichtlinien werden direkt im Zahlungsinstrument hinterlegt. Die Treasury-Abteilung kann für jede Karte individuell Parameter wie Betragslimits, Händlerbeschränkungen oder Zeitfenster definieren. Diese granulare Steuerung erleichtert die Verwaltung von Budgets, die Kontrolle von Werbeausgaben auf verschiedenen Plattformen und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien. Nicht autorisierte „Schattenausgaben“ werden dadurch effektiv verhindert.

Auch das Risiko von Datenpannen wird durch virtuelle Karten erheblich reduziert, da für jede Transaktion oder jeden Lieferanten eine eigene Kartennummer erzeugt wird. Sollte eine Karte kompromittiert werden, bleibt das Risiko isoliert, da Angreifer nur auf ein eingeschränktes Zahlungsinstrument zugreifen können. Besonders für nur einmal anfallende Zahlungen bieten „Einmalkarten“ einen sehr hohen Schutz und lassen sich nicht erneut verwenden.

Automatisierung schafft Effizienz

Auch die Spesenabrechnung und Kontenabstimmung werden durch virtuelle Karten deutlich effizienter. Die Plattformen generieren umfangreiche Zusatzdaten, so dass Transaktionen direkt Kostenstellen, Projekten oder Sachkonten zugeordnet und ins ERP-System übertragen werden können. Das schafft Echtzeittransparenz über Cashflow und Verbindlichkeiten. Wiederkehrende Zahlungen wie Abonnements lassen sich ebenfalls einfacher verwalten, da jeder Dienst eine eigene Karte erhält.

Gleichzeitig stärkt das System die Autonomie der Mitarbeiter: Sie können gezielt Anfragen stellen, die hinterlegte Richtlinie entscheidet automatisch und der Vorgesetzte gibt schließlich frei – der Rest liegt dann beim Mitarbeiter. Zudem profitieren Lieferanten ebenfalls von einer merklich schnelleren Zahlungsabwicklung und optimiertem Betriebskapital.

Virtuelle Karten sind damit längst keine Nischentechnologie mehr, sondern vielmehr die logische Weiterentwicklung des Zahlungsverkehrs in einer zunehmend digitalisierten Welt. Für Treasury-Führungskräfte stellt sich heute nicht mehr die Frage nach dem Ob, sondern die nach dem Wann und Wie der Einführung, um wettbewerbsfähig zu bleiben.