Die wirtschaftliche Unsicherheit der vergangenen Jahre hat das Arbeiten im Finanzbereich grundlegend verändert. Prognosen auf Basis von Annahmen sind heute ein riskantes Spiel. Der Einsatz von KI und Automatisierung bedeutet dabei weit mehr als „bessere Software“. Es geht darum, von starren Berichten wegzukommen und einen neuen Ansatz zur frühzeitigen Erkennung von Entwicklungen, zur Priorisierung von Forderungen und zur Stärkung der Liquidität zu finden. Genau deshalb wird ein intelligentes Forderungsmanagement (Accounts Receivable, AR) zum Herzstück einer robusten Finanzorganisation.
Zölle, Inflation und geopolitische Spannungen bestimmen längst den Alltag von Finanzverantwortlichen. Eine aktuelle Billtrust-Studie zeigt: 63 Prozent der Entscheider setzen inzwischen auf ein konservativeres Cash Management. Zölle und Inflation sind dabei die größten Treiber. Liquidität ist in diesem Umfeld die zentrale Stellgröße – sie entscheidet, ob ein Unternehmen handlungsfähig bleibt oder ins Straucheln gerät. Doch die Steuerung erfordert Geschwindigkeit und Genauigkeit, die mit klassischen Mitteln nicht mehr erreichbar sind. Tabellenkalkulationen, statische Berichte oder ERP-Standardfunktionen bieten nur einen rückwärtsgewandten Blick.
Vom Rück- zum Ausblick
Besonders im Forderungsmanagement ist der Druck spürbar. Wenn Kunden wirtschaftliche Probleme haben, werden Zahlungen unberechenbarer, offene Posten nehmen zu und Liquidität wird knapper. Wer sich da auf überfällige Berichte oder manuelle Mahnungen verlässt, reagiert immer zu spät.
Hier setzt der Mehrwert von KI an: Sie verändert den Blickwinkel von reaktiv zu vorausschauend. Anstatt zu fragen, welcher Kunde seit 30 Tagen überfällig ist, lautet die entscheidende Frage: „Welche Kunden werden voraussichtlich in Zahlungsverzug geraten – und wie können wir frühzeitig gegensteuern?“
Mit modernen Analysen entsteht eine deutlich klarere Sicht auf künftige Zahlungsströme. Historische Zahlungsdaten, Kundenverhalten und makroökonomische Faktoren werden kombiniert, um Risiken zu erkennen, Prognosen zu verbessern und kritische Kundenbeziehungen gezielt zu steuern. Darum investieren Finanzentscheider trotz schwieriger Lage weiter in intelligente Systeme. Laut einer Billtrust-Studie fließen bei den meisten Unternehmen mehr als 10 Prozent des Budgets 2025 in KI – fast jedes fünfte Unternehmen plant sogar, ein Viertel oder mehr für KI und Automatisierung bereitzustellen.
Automatisierung ist kein Selbstläufer
Der Weg in die Automatisierung ist jedoch kein Selbstläufer. 99 Prozent der befragten Unternehmen stoßen auf Hürden. Am häufigsten genannt: die Integration neuer Lösungen in bestehende ERP-Systeme (55 Prozent). Trotzdem sind die Resultate überzeugend: 93 Prozent der Unternehmen berichten, dass sich ihre Investition in AR-Software bereits rentiert hat. Die Vorteile sind greifbar: geringere Gebühren, bessere Compliance und eine schnellere Rechnungsstellung. Ein Beispiel: Das Unternehmen Cintas spart dank AR-Automatisierung jährlich über 1 Million US-Dollar – Produktivitätsgewinne, die 14 Vollzeitstellen entsprechen.
Der Umstieg von Tabellenkalkulationen auf KI-gestützte Automatisierung ist heute ein entscheidender Schritt, um die Kontrolle über Finanzen zu behalten. Es geht dabei nicht darum, jede Marktbewegung exakt vorherzusagen – das ist unmöglich. Entscheidend ist, Transparenz und Flexibilität zu schaffen, um beim nächsten Umbruch schnell reagieren zu können.
Autor
Sjoerd Janssen
Sjoerd Janssen ist Vizepräsident und General Manager für Europa bei Billtrust.