TMS-Einführung: Keep it smart & simple

Wenn Treasury-Abteilungen mit Excel arbeiten, stoßen sie irgendwann an Grenzen: Die Tabellen werden immer unübersichtlicher und fehleranfälliger. Ist dann die Notwendigkeit einer neuen Software erkannt, kommt es in der Praxis nicht selten vor, dass Unternehmen im Rahmen des Auswahlprozesses eines Treasury Management Systems (TMS) umfangreiche Standardpflichtenhefte von 50 Seiten und mehr ungeprüft übernehmen und damit an die Softwareanbieter herantreten. Genauso neigen Projektteams gelegentlich dazu, in den Anforderungsprofilen umfangreiche Wunschlisten zu versammeln und dabei über das Ziel hinauszuschießen.

Es gilt jedoch die Devise: Je klarer die tatsächlich geschäftskritischen Anforderungen im Unternehmen erhoben und festgehalten werden, desto effektiver vollziehen sich auch die Anbieterauswahl und das Einführungsprojekt. So ist es etwa wenig zielführend, Features im TMS abbilden zu wollen, die im ERP-System bereits verfügbar sind.

Ein Workshop kann helfen

Im Auswahlprozess der passenden Lösung kann es helfen, einen Workshop mit dem ins Auge gefassten Softwareanbieter durchzuführen. Hier lassen sich Kundenerwartungen und Produkt-Features miteinander abgleichen und noch offene Fragen klären, bevor die endgültige Entscheidung für das Softwareeinführungsprojekt fällt. Berater können dabei auf ihre Erfahrungen aus vorangegangenen Kundenprojekten zurückgreifen. Ein Beispiel könnte der Wunsch eines Kunden sein, verteilte elektronische Unterschriften für die Zahlungsfreigabe zu implementieren, obwohl im konkreten Fall womöglich ein Corporate Seal die effektivere Lösung darstellen würde.

Sehr hilfreich für den Erfolg und eine kurze Dauer der TMS-Einführung sind eine kritische Durchsicht und das Aufräumen der Stammdaten und Konten des Unternehmens. Alles, was sich vor dem Projekt bereinigen, aktualisieren oder vielleicht sogar eliminieren lässt, schlägt später nicht im Projekt auf. Ebenso wichtig ist es, den Projektmitarbeitern im eigenen Unternehmen genug Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Eine starke Belastung des Projektleiters oder auch der Key User im Tagesgeschäft führt häufig zu unerwünschten Verzögerungen im Projektablauf.

Schnittstellen sind für TMS-Projekte essentiell

Ein Stand-alone-TMS bezieht die Ausgangsdaten ganz überwiegend aus einer ERP- oder einer Finanzbuchhaltungslösung. Hier gilt es, die passenden Schnittstellen des TMS-Anbieters zu nutzen oder gegebenenfalls eine neue Schnittstelle entwickeln zu lassen. Sind die neuen Schnittstellen eingerichtet, heißt es für den Kunden, die in das TMS übertragenen Daten auch zu verifizieren. Hier fallen im ersten Anlauf nicht selten Unstimmigkeiten auf. Halb vergessene Konten tauchen wieder auf oder es wird bemerkt, dass Fremdwährungskonten aus Unwissenheit jahrelang als Euro-Konten genutzt wurden. Wenn alles stimmt, kann das TMS in den Betrieb gehen.

„Wir haben große Ziele, aber wir fangen mit der Standardsoftware an“, ist in einem TMS-Einführungsprojekt ein sinnvolles Credo. Zum einen erreicht man damit schneller das Ziel des Live-Starts der Software und die Anwender profitieren von schnellen Effizienzgewinnen. Zum anderen lehrt die Erfahrung aus zahlreichen Projekten, dass die Anwender nach einigen Wochen Arbeit und zunehmender Vertrautheit mit der Software weitere Funktionen entdecken, die interessant und nützlich sein könnten. Auf den Komfort eines fachgerecht eingerichteten TMS, wie etwa ein Reporting „auf Knopfdruck“ oder eine revisionssichere Datenspeicherung möchte nach dem Live-Start kein Anwender mehr verzichten.