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Für Finanzteams ist die Finanztransformation nicht länger ein erstrebenswertes Ziel, sondern eine Voraussetzung für ein resilientes Unternehmen und eine effektive Zusammenarbeit mit dem Rest der Organisation.

Finanztransformation im Kontext einer unternehmensweiten Transformation

CFOs wissen schon länger um die Notwendigkeit, die Effizienz im gesamten Record to Report (R2R) Prozess zu verbessern. Da die Finanzabteilung eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens spielt, benötigt sie die gleiche unternehmensweite Integration wie andere Abteilungen. Einfach ausgedrückt: Trotz der technologischen Lösungen und Prozessverbesserungen innerhalb des Finanzabschlusses ist das Office of Finance immer noch typischerweise von anderen Unternehmensbereichen abgeschottet.

Unternehmen, die die Effizienz des R2R-Prozesses bereits verbessert haben, stellen oft fest, dass es zu erheblichen Engpässen kommen kann, wenn ein Prozess außerhalb der Finanzabteilung durchgeführt werden muss. Ob es sich um Kontensalden handelt, die an FP&A oder die Konsolidierung übermittelt werden müssen, um risikoreiche Intercompany-Aufgaben, die schnelle Status-Updates  benötigen, oder um Ausnahmen, die weitere Details von anderen Abteilungen erfordern – sehr selten gibt es einen Prozess, der sich ausschließlich in der Zuständigkeit eines Teams befindet.

Um eine wirkliche Transformation zu erreichen, müssen die traditionell siloartigen Prozesse und Kontrollen des Office of Finance nahtlos auf die breitere Organisation ausgedehnt werden.

Finanztransformation mit Risikomanagement

Um die Finanztransformation der Organisation sinnvoll mit der unternehmensweiten digitalen Transformation zu verbinden, ist eine große Reichweite von Workflow-Tools und -Prozessen auf Unternehmensebene erforderlich. Gleichzeitig muss die Nachvollziehbarkeit von Audits, Kontrollen und Risikomanagement sichergestellt werden. Dafür sind Technologielösungen erforderlich, die das notwendige Niveau an Finanzkontrollen bieten und sich gleichzeitig nahtlos in die Arbeitsabläufe und Aufzeichnungssysteme des Unternehmens (ERPs usw.) integrieren lassen.

Mit der richtigen Lösung können CFOs die Vorteile der Finanztransformation (wie z.B. verbessertes Risikomanagement, Fehlerreduzierung und verbesserte Kontrolle im gesamten R2R-Prozess) erreichen und gleichzeitig die Finanzprozesse in das gesamte Unternehmen integrieren. Dazu müssen sich CFOs sich Ihre Finanzprozesse holistisch ansehen und anfassen. Zudem können sich CFOs durch vernetzte Workflows mit hoher Nachvollziehbarkeit und Transparenz auf die Unterstützung der digitalen Transformationsziele für das gesamte Unternehmen  konzentrieren. Um diese vollständig vernetzte Organisation mit einer agnostischen IT-Landschaft zu schaffen, haben sich Trintech und ServiceNow® zusammengeschlossen, um Unternehmen dabei zu helfen, die Tür zur unternehmensweiten Transformation zu öffnen. CadencyDirect® von Trintech, eine Record to Report- und Finanzabschluss-Automatisierungslösung, ist Built on Now® und wurde speziell für die besonderen Anforderungen des Office of Finance entwickelt.

Der moderne CFO & seine Mitarbeiter: Entlastung durch Technologie

Die COVID-19-Pandemie hat verschiedene Herausforderungen für Finanzvorstände und ihre Finanzteams aufgezeigt. Eine wichtige Erkenntnis ist die Bedeutung der Entwicklung von Finanzteams, welche über Erfolg oder Misserfolg sowie das künftige Wachstum von Unternehmen entscheiden.

Eine große Herausforderung besteht darin, die Fähigkeit und Bereitschaft zu entwickeln, über die traditionelle Rolle des Finanzteams hinauszugehen. Heute und in Zukunft ist es für das Office of Finance von entscheidender Bedeutung, einen sinnvollen Beitrag zur Formulierung und Ausführung strategischer, geschäftskritischer Unternehmensentscheidungen in Echtzeit zu leisten. Aktivitäten wie die proaktive Planung für verschiedene Szenarien, der Zugriff auf Barliquidität und eine durchgängige Finanzstrategieplanung sind erforderlich, um das Unternehmen voranzubringen.

Warum der CFO sich auf seine Mitarbeiter konzentrieren muss

Die Erfüllung von Anforderungen an die Finanzabteilung hängt von den Fähigkeiten, der Erfahrung und der Einstellung der Mitarbeiter ab. Der zukünftige Erfolg der Abteilung und des Unternehmens als Ganzes hängt daher von der effektiven Führung und Entwicklung des Finanzteams durch den CFO ab. Dies umfasst:

• Die genaue und rechtzeitige Benachrichtigung über Änderungen in der Unternehmensausrichtung
• Ständiges Informieren der Kollegen über die geschäftlichen Ziele, die hinter Aufgabenänderungen stehen
• Die Motivierung der Teams zur Einführung neuer Arbeitsmethoden (z.B.: Remote Work oder neue Technologien)
• Förderung neuer Fähigkeiten und Talente
• Akquise und Bindung von Fachkräften

Zudem sind ein erhöhtes Arbeitsvolumen und die damit einhergehenden höheren Anforderungen an die Mitarbeiter während der Krise zu einer größeren Herausforderung geworden. Fristen müssen eingehalten, eine offene Kommunikation aufrechterhalten und eine genaue Finanzberichterstattung geliefert werden – und das alles mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten (inkl. Homeoffice).

Automatisierung zur Entlastung der Finanzteams

Kürzlich führte Trintech, ein führender Anbieter von Record to Report Lösungen, eine Studie durch, aus der hervorging, dass 33% der in den nächsten fünf Jahren zu erwartenden Herausforderungen für CFOs personalbezogen sind. Dies umfasst die Akquise von Talenten und den Umgang mit Überstunden und Burnout von Mitarbeitern.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, Menschen, Prozesse und Technologie parallel zu betrachten, da diese die Schlüsselkomponenten für eine erfolgreiche Finanztransformation sind. Die Standardisierung und Automatisierung von Buchhaltungsprozessen mit der richtigen Record to Report Technologie hilft Mitarbeitern, ihre Arbeit effizienter und effektiver zu erledigen und führt letztlich zu weniger Überstunden und weniger Burnout bei den Mitarbeitern. Dabei sollte der gesamte Finanzabschluss holistisch betrachtet werden um die Anzahl von Tools und Systemen zu minimieren.

Die Untersuchungen von Trintech zeigen auch, dass Unternehmen, die sich zuvor stark auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen verlassen haben, Schwierigkeiten hatten, ihre Arbeit während der Pandemie auf demselben Niveau fortzusetzen – ganz zu schweigen von den neuen Anforderungen, die an sie gestellt werden, um wichtige Geschäftseinblicke zu liefern. Diese zusätzlichen Erwartungen belasten Finanz- und Buchhaltungsteams. Unterstützung durch Automatisierung ist für Finanzteams erforderlich, damit die Finanzmitarbeiter den Finanzabschluss ordnungsgemäß durchführen können sowie die Finanzstrategie und die Erkenntnisse entwickeln können, die das Unternehmen benötigt. Erfahren Sie mehr in Trintech’s 2021 Global Financial Close Benchmark Report.

Der moderne CFO & der Finanzabschluss: 4 Schritte für effiziente Monatsabschlüsse

Viele Unternehmen verlassen sich noch immer auf manuelle Prozesse mit Tabellenkalkulationen, E-Mails und Telefonanrufe, um den Finanzabschluss zu verwalten. Dieser Ansatz ist jedoch keine strategische, wachstumsorientierte oder langfristige Lösung.

Schritt 1: Standardisierung der Finanzprozesse

Unternehmen benötigen ein Finanzkontrollsystem, das sicherstellt, dass die richtigen Abschlussaktivitäten korrekt durchgeführt werden. Dies beginnt mit der Bewertung und Standardisierung der Abschlussprozesse, die Ihr Unternehmen derzeit durchführt:

• Entwickeln Sie Abstimmungsvorlagen, die nach Art des Kontos konfiguriert sind.
• Bestimmen Sie zulässige Abweichungen und automatisieren Sie diejenigen, die kein Eingreifen eines Teammitglieds erforderlich machen.
• Führen Sie Prozesse für die Dokumentation von Finanzkontrollen (z.B. SOX) sowie für die Prüfung und Behebung von Fehlern ein.

Schritt 2: Optimierung der Finanzprozesse

Nachdem Ihre Prozesse standardisiert sind, ist es an der Zeit sicherzustellen, dass alle Daten, die aus dem Finanzabschlussprozess kommen qualitativ hochwertig sind. Im Folgenden finden Sie einige Schritte zur Optimierung der Finanzprozesse, mit denen Ihr Unternehmen beginnen kann:

• Kombinieren Sie Ihre quantitativen Abschlussarbeiten, um eine einzige, konsistente Überprüfung der Daten zu ermöglichen.
• Konsolidieren Sie Ihre 3rd-Party-Systeme.
• Erstellen Sie ein Diagramm aller Aufgaben für den Berichtszeitraum und verwenden Sie es, um den Fortschritt und Engpässe des Finanzabschlusses zu verfolgen.

Schritt 3: Automatisierung für einen schnelleren Abschluss

Die Automatisierung des Finanzwesens sollte einen qualitativ hochwertigen Prozess verbessern, um sicherzustellen, dass genaue Berichte zeitnah erstellt werden.

• Integrieren Sie bestehende ERPs, um Kosten, Zeit, Aufwand und Risiken der Datenintegration und -überprüfung zu reduzieren.
• Verfeinern Sie die Weiterleitung von Aufgaben an geeignete Personen, einschließlich der Verwendung von Gruppen und Warteschlangen.
• Stellen Sie sicher, dass Fehler bei Kontrolltests automatisch dazu führen, dass die Kontrolle vor einem erneuten Test korrigiert werden muss.

Schritt 4: Risikominimierung in der Buchhaltung

Das Risiko sollte im Mittelpunkt aller Aktivitäten und Entscheidungen innerhalb der Finanzabteilung stehen. Dazu gehört auch ein risikobasierter Ansatz für den Finanzabschluss. Risikointelligente Automatisierung wie Trintechs Risk Intelligent RPA (RI RPA^TM) verbessert die Effizienz und Effektivität bei gleichzeitiger Risikominimierung in Buchhaltungsprozessen. Mit RI RPA können Unternehmen:

• Reconciliations und Journal Entries risikobasiert automatisieren oder an den entsprechenden Bearbeiter senden
• Standard-Workflow eines Anwenders erlernen, um die Zeit für den Wechsel zwischen Prozessen zu reduzieren
• Prozesse verknüpfen, um z.B. automatisch eine Journalbuchung auf der Grundlage von Abstimmungsposten zu erstellen

Seien Sie bei Ihrem Finanzabschluss proaktiv, nicht reaktiv

Unabhängig davon, ob Sie keine, einige oder alle Ihrer Prozesse automatisiert haben, sollten Sie proaktiv handeln. Die Investition in eine bewährte Lösung zur Finanzautomatisierung unterstützt Sie nicht nur mit aktuellen Herausforderungen, sondern bietet Ihnen auch eine Plattform, die eine kontinuierliche, durchgängige Optimierung der Finanzprozesse in der Zukunft unterstützen kann. So haben Sie mittel- und langfristige Investitionssicherheit. Dies führt nicht nur zu einer höheren Wertschöpfung für das Unternehmen, sondern hilft auch, hochqualifiziertes Personal anzuziehen und zu halten. Erfahren Sie mehr über den aktuellen Stand und die Zukunft der Finanzautomatisierung in Trintech’s 2021 Global Financial Close Benchmark Report.

Über Trintech

Trintechs cloudbasierte Softwarelösungen helfen bei der Verwaltung, Standardisierung und Automatisierung aller Aspekte des Finanzabschlussprozesses – Von Operational Matching bis hin zur Automatisierung und Verwaltung von Reconciliaitons, Close Workflow Management, Journal Entry Management, Controls Testing und Intercompany Management.

Mehr als 3.500 Kunden weltweit – darunter die Mehrzahl der Fortune 100-Unternehmen – vertrauen auf unsere cloudbasierte Softwarelösung, um Ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Governance und Transparenz in globalen Finanzorganisationen zu verbessern.

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Report: 2021 Global Financial Close Benchmark

Trintech führte eine weltweite Umfrage unter 486 Finanzfachleuten durch, um zu ermitteln, welche Teile des Finanzabschlussprozesses bereits automatisiert sind, welche gerade automatisiert werden und in welchen Bereichen das Finanz- und Rechnungswesen Automatisierung in Zukunft anstrebt. COVID-19 deckte Schwachstellen im Finanzabschlussprozess von Unternehmen auf und beschleunigte den Weg zur Automatisierung.

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