Elektronische Beschaffung (engl. e-Procurement) ist in deutschen Unternehmen inzwischen kein Fremdwort mehr. „Fast alle Firmen in Deutschland nutzen schon eine elektronische Bestelllösung“, sagt Matthias Lippert, Geschäftsführer des finnischen Softwareherstellers Basware in Deutschland. Um die Jahrtausendwende kam die elektronische Bestellung bei Großkonzernen auf, seitdem wurde das Thema zunehmend auch für kleinere Firmen interessant.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmen können ihre Bestellungen durch eine elektronische Lösung bündeln und so bessere Konditionen bei ihren Lieferanten erreichen. Gleichzeitig optimiert das Unternehmen seine Vorratsbestände und verbessert damit auch sein Working Capital Management.
Doch Unternehmen sollten ihre e-Procurement-Lösung nicht isoliert betrachten, sondern sie als Teil des gesamten Prozesses vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay-Prozess) sehen. „Die reine e-Procurement-Lösung macht nur ein Drittel der Kostenersparnis im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess mit automatisierter Rechnungsverarbeitung sowie dem Einsatz von e-Invoicing aus“, sagt Lippert.
CFOs können durch die elektronische Abwicklung des gesamten Verbindlichkeitsmanagements Zeit und Kosten sparen, da die Rechnungen leichter einer Bestellung zuzuordnen sind, sich die Prozesse zunehmend automatisieren und standardisieren lassen und dadurch weniger Fehleranfällig sind. Das schafft Freiräume für andere Aufgaben in der Finanzabteilung. Zudem werden die einzelnen Transaktionen transparenter. Das Treasury bekommt eine bessere Übersicht über die Cashflows und kann dadurch das Cash Management und den Zahlungsverkehr optimieren.
E-Invoicing – ein Thema für CFOs in Großunternehmen
E-Invoicing, d.h. der elektronische Versand von Rechnungen, wird bislang vor allem von Großkonzernen genutzt. Coca-Cola Hellenic will beispielsweise im Januar 2014 eine e-Invoicing-Lösung bei seinen Lieferanten ausrollen. „Wir erwarten, dass wir in zwei Jahren rund 210.000 E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden“, sagte ein Unternehmenssprecher vor einigen Wochen zu unserer Schwesterpublikation EuroTreasurer. Coca-Cola Hellenic erhält jedes Jahr 550.000 Rechnungen.
Gerade kleinere oder mittelständische Unternehmen zögern dagegen, ihre Rechnungen elektronisch zu verarbeiten, da es sehr schwer ist, die Lieferanten dazu zu bringen, ein kompatibles Abrechnungssystem zu verwenden. Hinzu kommt, dass sie auch nicht die Masse an Zahlungen haben wie ein Großkonzern.
Auch das Thema Datensicherheit dürfte ein Argument für die Zurückhaltung deutscher CFOs beim e-Invoicing sein. Wie unser vor kurzem veröffentlichtes CFO Panel zeigt, haben die Spähprogramme der NSA die deutschen CFOs verunsichert und ihre Prioritäten in der Finanzabteilung in Richtung IT verschieben lassen. „Verschlüsselte Kommunikation ist aber heute bereits Standard bei e-Procurement-und e-Invoicing-Lösungen“, sagt Lippert, „die Kommunikation über E-Mail bleibt allerdings offen.“ Das dürfte Wasser auf den Mühlen der Skeptiker sein.
Sabine Paulus ist seit 2008 Redakteurin beim Fachmagazin FINANCE und der Online-Publikation DerTreasurer. Ihre Themenschwerpunkte sind Personal, Organisation, Karriere und Finanzierung. Sie ist M.A. und hat an der Universität Konstanz unter anderem das Hauptfach Deutsche Literatur studiert.
