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Datenschutz beim Asset Deal: Das unterschätzte Risiko

Werden Daten bei einem Asset Deal an einen neuen Investor übertragen, müssen die Betroffenen zustimmen. Wie lässt sich das in der Praxis regeln?
Werden Daten bei einem Asset Deal an einen neuen Investor übertragen, müssen die Betroffenen zustimmen. Wie lässt sich das in der Praxis regeln? Foto: MH - stock.adobe.com

Soll ein Unternehmen aus einer Restrukturierung heraus neue Eigentümer finden, kommt es häufig zu einem Asset Deal: Dabei werden die Vermögenswerte des Geschäftsbetriebs an einen Investor übergeben. Bei einem Share Deal dagegen erwirbt ein Käufer Anteile an dem Unternehmen. Diese unterschiedliche Struktur hat auch datenschutzrechtliche Folgen: Beim Anteilskauf über einen Share Deal werden die (personenbezogenen) Daten nicht „bewegt“. Beim Asset Deal hingegen überträgt der Verkäufer die Vermögenswerte des Unternehmens einzeln an den Investor – und mit ihnen auch die Daten.

Daher müssen Käufer und Verkäufer bei einem Asset Deal auch besonders auf das Datenschutzrecht achten. Die Herausforderung dabei: Während ein Asset Deal grundsätzlich vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten bietet, sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben gerade mit Blick auf personenbezogene Daten oft sehr restriktiv. Diese unterschiedlichen Rahmenbedingungen gilt es in Einklang zu bringen.

Datenübertragung ist Basis für Asset Deal

Damit ein Asset Deal gelingt, ist es zunächst einmal wichtig, dass die Datenübertragung rechtzeitig und vollständig erfolgt. Der Investor muss unmittelbar nach dem Betriebsübergang am Closing-Stichtag Zugang zu den Daten erhalten, damit er den Betrieb fortführen kann. Oft stellen bei einem Asset Deal zudem die datenschutzrechtlich besonders geschützten Daten – etwa des bestehenden Kundenstamms – auch den maßgeblichen Vermögenswert des Betriebs dar.

Die Grundlage für diese Datenübertragung muss für jeden Unternehmensverkauf sauber erarbeitet werden. Bei Verstößen drohen sonst sehr hohe Bußgelder, zudem wäre ein Reputationsverlust zu befürchten.

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Betroffene müssen Datenübertragung zustimmen

Grundsätzlich muss jede Person, die von der Datenübertragung an den neuen Investor betroffen ist, in die Übertragung vorab einwilligen. Doch das ist leichter gesagt als getan: Das Vorhaben ist gerade bei einem großen Stamm an Kunden mit erheblichem Aufwand verbunden. In der Praxis passiert es häufig, dass nicht alle Kunden bis zum geplanten Datum des Betriebsübergangs in die Datenübertragung eingewilligt haben. Ein Betriebsübergang kann aber nicht ohne Weiteres verschoben werden. Zudem lässt sich meist nicht genau abschätzen, bis wann alle maßgeblichen Kunden in die Übertragung eingewilligt haben werden.

Eine weitere Baustelle sind zudem regelmäßig „Altdaten“ in dem verkauften Betrieb, zum Beispiel für bereits beendete Verträge. Auch diese enthalten oftmals personenbezogene Daten und werden in aller Regel zur Aufbewahrung und Löschung ebenfalls an den Investor übertragen. Eine Einwilligung auch dieser betroffenen Personen einzuholen, würde aber den Zeitplan weiter unter Druck setzen.

So kann eine hybride Lösung für die Daten aussehen

Wie lässt sich diese komplexe Situation bei einem Asset Deal nun datenschutzrechtlich am besten lösen? Zum Stichtag bestehen zunächst einmal verschiedene „Datentöpfe“: In einem ersten Topf liegen die Daten von Kunden, die in eine Datenübertragung an den neuen Investor bereits eingewilligt haben. Im zweiten Topf liegen die Daten von Kunden, die noch nicht eingewilligt haben. Einen weiteren Topf bilden die Altdaten.

Die Daten des ersten Topfs kann der Verkäufer am Closing-Stichtag – bei Regelung der notwendigen Details im Unternehmenskaufvertrag – datenschutzrechtlich zulässig an den Investor übertragen. Für die weiteren beiden Töpfe muss er jedoch eine andere Grundlage für die Übertragung schaffen.  

„In vielen Fällen bietet es sich an, eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abzuschließen.“

In vielen Fällen bietet es sich an, eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (AVV) zwischen Verkäufer und Investor abzuschließen. Der Verkäufer überträgt die Daten damit nicht an den Käufer, sondern lässt diese nur vom Käufer unter seiner weiteren „Herrschaft“ verarbeiten. Der Käufer wird zum beauftragten Verarbeiter der Daten. Eine Einwilligung der betroffenen Person ist daher nicht erforderlich. Voraussetzung dafür, dass diese Regelung sauber funktioniert, ist allerdings eine AVV, die allen datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt und an die Besonderheiten der jeweiligen Umstände angepasst ist.

Umgang mit besonders sensiblen Daten beim Asset Deal

In der Praxis empfiehlt es sich dringend, ganz genau zu prüfen, ob unter den zu übertragenden Daten vielleicht auch besonders sensible Daten sind. Dazu zählen beispielsweise Datensätze, aus denen sich die ethnische Herkunft, politische Meinungen oder etwa die körperliche oder geistige Gesundheit einer Person herauslesen lassen. Vor allem bei Unternehmensverkäufen in der Gesundheits- und Pflegebranche sollten Käufer und Verkäufer diesen Punkt beachten.

Mit Blick auf diese besonderes sensiblen Daten schreibt das Datenschutzrecht noch strengere Regeln vor. Auch für die hybride Lösung, etwa mittels einer AVV, gelten bei besonders sensiblen Daten zusätzliche Anforderungen, die im Einzelfall geprüft werden sollten.

Datenübertragung erfordert abgestimmte Kommunikation

Käufer und Verkäufer sollten zudem nicht aus den Augen verlieren, was als wesentliches Ziel hinter der Übertragung der Daten steht: Es geht um die Übertragung des Geschäftsbetriebs und die möglichst reibungslose Fortführung des Unternehmens unter dem neuen Investor ab dem Closing-Stichtag. Wichtig ist daher auch immer eine professionelle und transparente Kommunikation mit den Kunden.

„Entscheidend ist es, den Kunden nachvollziehbar zu erläutern, wieso ihre Einwilligung in die Datenübertragung benötigt wird.“

Es empfiehlt sich, dass Verkäufer und Investor sich darüber frühzeitig abstimmen und gemeinsam an die Kunden herantreten. Entscheidend ist es, den Kunden nachvollziehbar zu erläutern, wieso ihre Einwilligung in die Datenübertragung benötigt wird und die Hemmschwelle für die Abgabe dieser Einwilligung so niedrig wie möglich zu halten. Je nach Einzelfall können Details zu diesem Vorgehen auch bereits im Unternehmenskaufvertrag geregelt werden.

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Johannes Chrocziel, M.B.A. ist Rechtsanwalt bei Anchor in München. Er berät Unternehmen in Krisensituationen und im Bereich Distressed M&A.

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