Über den Tellerrand hinaus: von der Finanz- zur übergreifenden Planung 

Mit ihrer Finanzplanung oder Financial Planning and Analysis, kurz FP&A, liefern die Finanzabteilungen in der Regel die Basis für die Steuerung und Koordination eines Unternehmens. Was aber, wenn man diese Planung auf die nächste Evolutionsstufe heben, wenn aus der Finanzplanung eine erweiterte Planung, das eXtended Planning and Analysis, werden könnte?

Die Lage in den Unternehmen weltweit spitzt sich zu – das legen zumindest die Zahlen der aktuellen Global CFO Survey der Everest Group und WNS Holdings nahe. Demnach sorgen die hohe Inflation sowie andere makroökonomische Faktoren dafür, dass die digitale Transformation ganz oben auf der Prioritätenliste der Finanzchefs steht. Vor allem die Investitionsbereitschaft sei in diesem Bereich gestiegen. Während 2020 gerade einmal knapp die Hälfte der befragten Unternehmen bereit waren, in digitale Tools und Lösungen zu investieren, sind es in 2022 mittlerweile 70 Prozent. Besonders spannend: Die Transformation von FP&A steht dabei im Fokus. Zumindest fließen in einigen wichtigen Branchen wie dem Versicherungswesen, den Life Sciences oder auch der Produktion hier aktuell die meisten Gelder, heißt es in der Studie weiter.  

Was nicht abgefragt wurde: Wie sich die CFOs diese Transformation der Finanzplanung, oder FP&A, vorstellen – leider, muss man da fast sagen. Denn es gibt durchaus verschiedene Ansätze für eine solche Transformation. Und einer wäre, den eher statischen „Backoffice-Prozess“ strategischer aufzustellen.

Aus FP&A wird XP&A

Eine Idee, wie das FP&A in Zukunft strategischer aufgestellt werden kann, liefert die US-Marktforschung Gartner, der aus dem F für Financial ein X für eXtended macht. Von einer „Evolution“ der Planung ist da die Rede, in dem die Finanz- und Betriebsplanung auf einer einzigen integrierten Plattform vereint wird. Was müssen Unternehmen dafür tun , um ihre Steuerung auf die nächste Ebene zu heben? Eine „konsistente, funktionsübergreifend abgestimmte, kollaborative, agile und genaue Planung“. Denn nur so könnten schnelle Anpassungen und Veränderungen gewährleistet werden, woraus sich dann wiederum Wettbewerbsvorteile ergeben, heißt es in der Gartner-Definition. 

Der Mehrwert einer solchen Planung, die vor allem ein Mehr an Agilität in der Anpassung bedeutet, wird insbesondere in der aktuellen Marktphase deutlich, die von Krisen und Herausforderungen geprägt ist. Ein CFO, der hier – überspitzt formuliert – in Echtzeit nach- und feinjustieren kann, wird zu einem unverzichtbaren Co-Piloten in diesem für Firmenlenker schwierigen Fahrwasser. Ein derart „erweiterter“ Planungs- und Analyseprozess ist abgesehen davon aber auch äußerst hilfreich, wenn es darum geht, neue Geschäftsmodelle zu erschließen – gerade, wenn in einem Bereich bislang Erfahrungswerte fehlen, beispielsweise im digitalen Umfeld. Auch hier sind schnelles Reaktionsvermögen und Anpassungsfähigkeit gefragt – beispielsweise, wenn ein Unternehmen zunächst nur die Idee von einer Lösung implementiert, die verhältnismäßig zügig auf aktuelle Entwicklungen angepasst und nachgebessert werden muss. 

Integrierte Unternehmensplanung 

Auch deshalb prognostizieren die Experten bei Gartner, dass 70 Prozent aller neuen FP&A Projekte einen erweiterten Umfang haben werden, der über die Finanzabteilung hinausgeht, also der Definition von XP&A entsprechen. „Erweitert“ werden dafür vor allem die Aufgaben der Finanzabteilung – weg von einem reinen Zahlenmanagement, hin zu einer echten Entscheidungsunterstützung für die  Unternehmensstrategie und operative Pläne. Dabei fließen vor allem auch externe Faktoren wie Wettbewerbsanalysen oder wirtschaftliche Veränderungen mit ein, die dann im Rahmen des XP&A wiederum mit den Finanzzielen des Unternehmens sowie den detaillierten operativen Plänen für Vertrieb, Marketing, Operations oder HR abgeglichen werden. Das Ergebnis ist ein kontinuierlicher Zyklus, innerhalb dessen die Unternehmenskennzahlen analysiert und den tatsächlichen Ergebnissen gegenübergestellt werden können. 

An dieser Stelle wird deutlich, dass ein Unternehmen seine Chancen und Risiken so viel besser eruieren und entsprechend steuern kann. Oder mit anderen Worten: Diese Art der integrierten Unternehmensplanung gibt Antworten darauf, wie das Unternehmen am Markt steht, wie es sich mit Blick auf die vorhandenen Kapazitäten und Gegebenheiten optimal aufstellt, um seine Ziele zu erreichen, und wie sich das wiederum auf Erträge und Liquiditätsplanung auswirkt. 

Die ersten Schritte auf neuen Wegen

CFOs, die von dieser neuen Art der gesamtheitlichen Kennzahlen-basierten Unternehmenssteuerung überzeugt sind, müssen zunächst dafür sorgen, dass die meist über Jahre aufgebauten Datensilos verschwinden. „Vernetzt“ ist auch hier das entscheidende Adjektiv für die zugrundeliegenden Finanzprozesse – idealerweise im Rahmen einer effektiven XP&A-Plattform. Denn nur so ist eine Zusammenarbeit von Finanz- und Betriebsleitern in Echtzeit möglich. 

Wichtig bei der Auswahl einer solchen Plattform: Sie muss jederzeit und über jegliche Dimensionen erweiterbar sein, damit die verschiedenen Geschäftseinheiten auf granularer Ebene planen können, während gleichzeitig der Unternehmensstandard für konsolidierte Berichte eingehalten werden kann. Auch hier spielt natürlich die Datenqualität wieder eine entscheidende Rolle. Je höher die Qualität der (Finanz)Daten, desto besser die Einblicke in die Geschäftsaktivitäten, ergo: desto besser die Entscheidungen. 

Und zu guter Letzt muss eine XP&A-Plattform natürlich auch eine gewisse Flexibilität in der Berichterstattung und Analyse zulassen. Denn sobald detaillierte Pläne vorliegen, kann und sollte es auf dieser Basis weiter in die Tiefe gehen. Stichworte sind hier sicherlich Sensitivitätsanalysen oder Szenarioplanungen, die für strategische Entscheidungen der Geschäftsleitung essentiell sind.

Kurz: Eine erweiterte Finanzplanung und -analyse geht zunächst ganz klar auch mit erweiterten Aufgaben für die Finanzabteilung einher. Jedoch lohnt sich dieser initiale Mehraufwand – vor allem, wenn er gezielt durch digitale Lösungen unterstützt wird. Dann ist das Ergebnis bessere unternehmerische Entscheidungen und die sind in einem unsicheren Marktumfeld, wie wir es aktuell erleben, fast schon unbezahlbar.