Immer wieder hat Emin Öncü mit seinem Geschäftspartner im Ausland telefoniert. Doch das Problem ließ sich einfach nicht am Telefon lösen. Abhilfe schaffte erst ein persönliches Gespräch, erzählt der berufsbedingte Vielflieger. Als Bereichsleiter Sales & Marketing bei Komatsu Mining Germany ist er viel unterwegs und weiß, dass Flughafenstreiks in solch einer Situation ein großes Problem sind. Viele CFOs kennen dieses Problem von Terminen am Kapitalmarkt. Oft ist das persönliche Gespräch mit dem Kundenberater der Bank nicht zu ersetzen, gerade wenn die Zahlen heikel sind. Interne Abstimmungsgespräche ließen sich zwar auch per Telefon führen oder verschieben, sagt Hans-Ingo-Biehl, Hauptgeschäftsführer des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). „Aber wenn es um einen lange vorbereiteten Vertragsabschluss geht, lässt sich das schlecht verschieben.“
Gerade wenn es um Ersttermine und sensible Themen wie Finanzgelegenheiten geht, ist der persönliche Kontakt absolut notwendig zum Vertrauensaufbau. Länger als eine Woche ließen sich Termine meist ohnehin nicht hinauszögern, sagt Öncü. Manchmal sei es eine Lösung, Meetings an einen anderen Treffpunkt zu verlagern, der trotz Streiks per Flieger erreichbar sei. Dies muss jedoch sichergestellt sein: „Auf blauen Dunst fliegt natürlich niemand.“
Bahn, PKW oder Videokonferenz als Alternative
Vor allem international tätige Firmen müssen nun umplanen, wenn die Flugzeuge am Boden bleiben. Innerhalb Deutschlands oder in einem Radius von rund 800 Kilometern seien Strecken noch per Bahn zu bewältigen, schätzt Öncü. René Zymni, Vice President Commercial beim Reisemanagement-Unternehmen BCD Travel, nennt als Faustregel, „dass sich eine Zugfahrt mit einer Dauer von bis zu vier Stunden auch aus Produktivitätsgründen eignet.“
Weitere Alternativen seien andere Airlines oder Mietfahrzeuge. Videokonferenzen seien nur dann ein probater Ersatz, wenn alle Teilnehmer diese Kommunikationsform akzeptierten. Teilweise sei die Organisation von Videokonferenzen zudem sehr aufwändig, sagt Öncü: „Man verliert unter Umständen genauso viel Zeit, hat aber ein größeres Risiko für Missverständnisse. Und bei Geschäftsreisen geht es auch darum, Beziehungen zu pflegen. Per Telefon kann man nicht gemeinsam essen gehen.“
Travel Management hilft CFOs Kosten sparen
VDR-Hauptgeschäftsführer Biehl beobachtet allerdings seit der Finanzkrise einen allgemeinen Trend zur Videokonferenz, vor allem als Ersatz für interne Reisen, um Kosten zu sparen. Auch die Bahn erfreue sich – unabhängig von den aktuellen Streiks – steigender Beliebtheit bei Geschäftsreisenden. Im Zug kann ein CFO auf Geschäftsreise zum Beispiel besser arbeiten als während Flugreisen. Biehl empfiehlt Unternehmen mit hoher Reiseaktivität den Aufbau eines internen Travel Managements, um flexibel auf Änderungen reagieren zu können. „Wenn Streiks rechtzeitig angekündigt werden, sind die finanziellen Schäden gering. Wird es allerdings erst sechs Stunden vorher verkündet, dann ist der Schaden da. Alles, was 24 Stunden im Voraus bekannt ist, kann man sicherlich noch umplanen.“
Um unnötige Kosten zu vermeiden sollten Firmen laut René Zymni „ihre Rennstrecken analysieren und dafür Modellreisen aufstellen. So kann die optimale Ausschöpfung der finanziellen und auch personellen Ressourcen gewährleistet werden“, meint der Reisefachmann. Hans-Ingo Biehl rät CFOs zu einem „Notfallplan“ für ihre Firma, der für den Streikfall in der Schublade liegt: „Unternehmen sollten vorbereitet sein. Das heißt zum Beispiel, dass man die relevanten Prozesse kennt, mit dem Reisebüro in engem Kontakt steht und weiß, wo man kurzfristig einen Mietwagen herbekommt.“ CFOs sollten folglich die Geschäftsreisen in ihrem Unternehmen analysieren und gegebenenfalls ein internes Reisemanagement etablieren. So sparen sie dauerhaft Kosten und das Unternehmen kann auch bei Streiks flexibel reagieren, ohne dass es negative Auswirkungen auf das Reisebudget hat.
