Mergers & Acquisitions (M&A) sowie Unternehmensfinanzierungen gehen mit umfassenden Due-Diligence-Prüfungen und dem Austausch sensibler Informationen in großem Umfang einher. Ein virtueller Datenraum (VDR) ist hierbei unverzichtbar. Denn er ist Garant für Datenschutz und Datensicherheit und beschleunigt den Prüfprozess. Doch mit dem VDR allein ist es nicht getan. Damit die Due Diligence so reibungslos wie möglich abläuft, sollten Unternehmen die folgenden sechs Best Practices beachten:
1. Sorgfältige Vorbereitung des Datenraums
Bevor Dokumente in den VDR hochgeladen werden, empfiehlt es sich, eine Verzeichnisstruktur zu definieren. Anbieter wie netfiles unterstützen ihre Kunden dabei mit einem Datenraum-Index, den diese entweder übernehmen oder nach eigenen Bedürfnissen adaptieren können. Wer die Dokumente bereits auf dem lokalen Rechner in diese Verzeichnisstruktur einsortiert, kann anschließend sämtliche Ordner und Unterordner einfach per Drag & Drop in den Datenraum hochladen.
2. Klare Kennzeichnung
Neben einer logischen Ordnerstruktur sorgen einheitliche Datei-Namenskonventionen für Klarheit. Auch Kommentare, Markierungen und Tags sind hilfreich, da sie das Auffinden von Dokumenten erleichtern beziehungsweise die Online-Zusammenarbeit effizienter gestalten.
3. Bieter-Interesse im Auge behalten
Bei einer Unternehmenstransaktion sind die Aktivitäten potenzieller Käufer oder Investoren ein wichtiges Indiz für deren Interesse. Moderne VDRs bieten daher lückenlose Aktivitätsprotokolle anhand derer sich unter anderem nachvollziehen lässt, welche Dokumente am häufigsten aufgerufen wurden und welche User am aktivsten sind.
4. Kommunikation vereinfachen
Verfügt der Datenraum über eine Funktion für Questions & Answers (Q&A), sollten Unternehmen unbedingt davon Gebrauch machen. Denn sie erleichtert die Kommunikation erheblich: Fragen lassen sich direkt im Datenraum stellen und beantworten – und das unübersichtliche E-Mail-Ping-Pong entfällt. Selbst komplexe Fragen können schnell geklärt werden, wenn sich direkt im Datenraum Videokonferenzen abhalten lassen. Für weitere Transparenz sorgen automatische Benachrichtigungen, die alle autorisierten Benutzer sofort über geänderte oder neue Dokumente informieren.
5. Sensible Informationen zusätzlich schützen
Mittels detaillierter Zugriffsrechte lässt sich genau steuern, welche Dateien Bietergruppen lesen, bearbeiten oder herunterladen dürfen. Einige virtuelle Datenräume bieten erweiterte Schutzfunktionen für besonders sensible Informationen. Dazu zählt die Möglichkeit, vertrauliche Inhalte zu schwärzen oder Dokumente durch Wasserzeichen vor unerwünschter Vervielfältigung zu schützen.
6. Auf umfassende Sicherheit achten
Ein virtueller Datenraum muss über modernste Sicherheitstechnologien für Datenverschlüsselung, Authentifizierung und Zugangskontrolle verfügen und sollte die folgenden Zertifizierungen vorweisen können: das BSI C5- und das SOC 2-Testat sowie ISO 27001, 27017, 27018 und 22301. Unternehmen sollten bei der Wahl des Anbieters auch auf den Unternehmenssitz achten, da er im Hinblick auf Datenschutz und Datensouveränität hoch relevant ist. US-Firmen müssen auf Anfrage amerikanischer Behörden nämlich die Daten ihrer europäischen Kunden herausgeben – selbst wenn sie in europäischen Rechenzentren liegen.
Fazit
Ob M&A oder Unternehmensfinanzierung: Virtuelle Datenräume bieten nicht nur höchste Sicherheitsstandards, sie können Due-Diligence-Prozesse auch deutlich effizienter machen. Dabei ist es mit der Anschaffung eines Tools alleine aber nicht getan. Einen erheblichen Anteil am Erfolg haben erfahrungsgemäß die genannten Best Practices – von Vorbereitung bis Kennzeichnung und von Q&A bis Wasserzeichen.
