Für viele Finanzvorstände ist das IT-System eines Unternehmens eine Blackbox. Die Systeme sind grundlegend für die Unternehmen, aber es ist enorm schwierig, aus den vielen möglichen Alternativen die beste IT-Soft- und Hardware auszuwählen und ihre Leistungsfähigkeit richtig zu bewerten.
Doch in der Blackbox könnte es bald transparenter zugehen, denn neue Technologien machen es möglich, IT-Systeme in die Sprache von Geschäftsführern und Entscheidern zu übersetzen. Sie helfen zum Beispiel zu entscheiden, ob ein neues Customer-Relationship-Management-System (CRM) angeschafft werden sollte oder ob sich eher lohnt, noch eine Weile Geld in die Wartung und das Upgrade des alten Systems zu stecken.
In gewissem Sinne ist dies die neueste Entwicklung im bereits bekannten Konzept des „Application Portfolio Management“. Die Disziplin aus den siebziger Jahren versucht, Verschwendung und Doppelarbeit zu verhindern, indem IT-Anwendungen wie eine Investition in das Unternehmen betrachtet werden: Mit Blick auf Kosten und das Ausmaß, wie der Unternehmenswert in den einzelnen Abteilungen gesteigert wird.
Einfache Berichte, übersichtliche Grafiken
Das französische Softwareunternehmen CAST ist darauf spezialisiert, die Gesundheit von Software-Anwendungen zu messen. Die Franzosen nutzen eine Gleichung mit dem Namen „Technical Debt (TD)“. TD wird genutzt, um die Kosten zu berechnen, die sich aus der Anwendung einer Software und dem Arbeitsaufwand des IT-Teams ergeben. Laut CAST soll TD CIOs dabei helfen, die Wartungs- und Upgradekosten präzise zu bestimmen und auf dieser Basis geschäftsbezogene IT-Entscheidungen zu fällen.
„In einer großen internationalen Bank arbeiten zu jeder Zeit Tausende von Entwicklern an Entwicklungsprojekten für neue Anwendungen. Neue Projekte füllen konstant die Pipeline, aber es wird selten über die Auswirkungen auf die Altanwendungen nachgedacht. Das Top-Management muss wissen, ob es Anwendungen gibt, bei deren Wartung man viel Geld zum Fenster rausschmeißt“, sagt Jay Sappidi, Senior Director im CAST Research Lab.
Um dies herauszufinden, braucht die Geschäftsführung Berichte, die einfach zu lesen und interpretieren sind. Auf diesem Aufgabenfeld tummelt sich unter anderem die US-Analysefirma Apptio. Das Unternehmen bietet Lösungen an, die Daten aus einem IT-System auswerten, diese in Buchhaltungswerte übertragen und daraus Grafiken und Übersichten erstellen. Dabei werden Drill-Down Berichte erstellt, die Daten hierarchisch ordnen. Ergebnis: Kosten und Nutzen von internen IT-Projekten lassen sich erkennen.
Die Apptio-Instrumententafel vermischt dabei IT-Daten wie „Instance count“ mit den klassischen Daten des Projektmanagements wie Planabweichung, Kosten aufgeschlüsselt nach Geschäftsbereichen und Vergleichen zwischen Investitions- und Betriebskosten (hier ein Beispiel ). Auch Apptio-Produktmanager Michel Feaster glaubt, dass nur die wenigsten Kunden wissen, wie sie die Rendite ihrer IT-Systeme messen können: „90 Prozent kommen zu uns, weil sie bereits bei grundlegenden Fragen hängen bleiben: Wie bewerten wir einen Server, wie hoch ist der Wert der firmeneigenen Cloud?“
Firmen wie CAST und Apptio überbrücken die Lücke zwischen Geschäftsanalysen und IT-Management. Aber gibt es noch Einschränkungen. Die analytische Lösung ist immer nur so gut wie die zugrunde liegenden Daten. CAST zum Beispiel braucht Zugang zum Quellcode einer Anwendung, um sie genau zu untersuchen. CAST-Manager Sappidi gibt zu, dass viele Kunden nicht wissen, wo der Quellcode zu finden ist. Das Apptio-Produkt funktioniert am besten in bereits stark automatisierten Unternehmen. Es überrascht deshalb nicht, dass die größten Kunden der Firma aus dem Banken-, Finanz- und Technologiesektor kommen. Doch auch für CFOs von weniger IT-erfahrenen Unternehmen wachsen die Möglichkeiten, kühler und fundierter über IT-Projekte zu entscheiden.
