So können CFOs bis zu 80 Prozent in der Rechtsabteilung einsparen

Der finanzielle Druck auf Unternehmen nimmt zu – auch die Rechtsabteilungen sind betroffen. In der aktuell sehr volatilen Wirtschaftslage müssen CFOs und Rechtsleiter ihre Abteilungen effizienter und kostengünstiger gestalten. Der traditionelle Ansatz, Ressourcen zu bündeln und interne Kapazitäten zu optimieren, stößt zunehmend an seine Grenzen. „Aktuell sind etwa 20 Prozent Kosteneinsparungen gewünscht“, weiß Philipp Glock, Chief Technology Officer und Partner bei KPMG Law. Gleichzeitig müssen Unternehmen eigentlich zusätzliche Mitarbeiter einstellen, da regulatorische Anforderungen wie DORA (EU-Verordnung Digital Operational Resilience Act), Datenschutz oder IT-Recht die Arbeitsbelastung kontinuierlich erhöhen. Welche Wege gibt es also, um in der Rechtsabteilung Kosten zu sparen und trotzdem die Qualität und Compliance aufrechtzuerhalten? Laut Markus Fuhrmann, Leiter Legal Operations Advisory bei KPMG Law, besteht bereits ein grundlegendes Problem: „Viele Rechtsabteilungen haben noch keine klaren KPIs. Es beginnt schon damit, zu wissen, wie viel man intern und extern ausgibt.“ Denn für jeden Optimierungsprozess sei es essentiell, zunächst Transparenz über die tatsächlichen Kosten und deren Verteilung als Baseline zu schaffen. Mehr zum Thema Ist die Rechtsabteilung Sache des CFOs? Sie sollen Unternehmen vor teuren Risiken schützen, stehen aber selbst unter Kostendruck: die Rechtsabteilungen. Warum CFOs ihr Augenmerk jetzt auf das Rechtsressort legen sollten. Mehr lesen Labor Arbitrage zur Kostenoptimierung nutzen Markus Fuhrmann leitet den Bereich Legal Operations Advisory bei KPMG Law. Foto: KPMG Law Ein zentraler Hebel zur Kostenoptimierung ist das strategische Outsourcing bestimmter Rechtsdienstleistungen. „Beim Outsourcing ist entscheidend, ein klares Bild davon zu haben, welche Arbeiten mit wie viel Aufwand anfallen“, erklärt Fuhrmann. Besonders gut eignen sich mittelkomplexe und regelmäßig anfallende Aufgaben wie Vertragsthemen, Claims oder Corporate Housekeeping. Immer mehr Unternehmen streben diesen Weg an, da hier Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent realisierbar seien, so die Experten. Insbesondere durch die sogenannte „Labor Arbitrage“ – also die Nutzung von Kostenunterschieden zwischen verschiedenen Standorten – können erhebliche Einsparungen erzielt werden. Shared Service Center boomen Immer beliebter werden Shared Service Center, oftmals im Ausland. Sie bieten eine kosteneffiziente Möglichkeit, Aufgaben auszulagern. Routinetätigkeiten seien dafür besonders für einen Start geeignet, meint Fuhrmann. Denn die dort Angestellten sind ausgebildete Juristinnen und Juristen, mit einem besonderen Fokus auf internationales Recht. Ihr Gehalt passt sich jedoch den örtlichen Bedingungen an. Die Einarbeitungszeit ist dabei überschaubar – das Onboarding dauert in der Regel zwei bis drei Wochen. Besonders für Unternehmen, die international tätig sind, können solche Zentren ein strategischer Vorteil sein. Das könne die Stundensätze erheblich senken. „Der kombinierte Ansatz kann zu einer Gesamtkostensenkung von 50 bis 80 Prozent führen.“ Markus Fuhrmann leitet den Bereich Legal Operations Advisory bei KPMG Law Laut Glock hängt der Erfolg solcher Center stark von der globalen Ausrichtung des Unternehmens ab. „In Südamerika wie Argentinien finden wir deutschsprechende Anwälte mit interessanten Kostensätzen.“ Weniger internationale Unternehmen finden auch in Deutschland Paralegals oder können auf Standorte in Osteuropa wie Polen, Ungarn oder Rumänien zurückgreifen, wo deutsche Communities existieren. In anderen Regionen wie Indien scheitern Service Center hingegen oft an der Sprachbarriere, erklärt der CTO. KI als Effizienzbooster für die Rechtsabteilung Philipp Glock ist CTO bei KPMG Law und leitet die Solution Line Legal Transformation & Managed Services. Foto: KPMG Law Daneben gilt die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Rechtsabteilung als eine der vielversprechendsten Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken. Laut Glock können Unternehmen in drei Bereichen signifikante Effizienzen erzielen: „Erstens bei der Analyse von Dokumenten, zweitens bei der Erstellung von Arbeitsprodukten wie Schriftsätzen oder Verträgen und drittens durch Agents, die Aufgaben selbstständig ausführen.“ Besonders bei der Vertragsanalyse könne KI als Effizienzbooster wirken. Durch den kombinierten Einsatz von KI und kosteneffizienten Shared Service Centern lassen sich die Prozesskosten deutlich senken, was zu einer beeindruckenden Gesamtkostensenkung von 50 bis 80 Prozent führen könne, so Fuhrmann. Qualität und Risikomanagement bleiben essentiell Bei allen Kosteneinsparungen darf ein zentraler Aspekt nicht vernachlässigt werden: die Qualität der rechtlichen Arbeit und das damit verbundene Risikomanagement. „Tools zur Risikominimierung und Qualitätssteigerung sind entscheidend“, betont Fuhrmann. Mit KI können beispielsweise alle Verträge schnell und preiswert analysiert werden, was nicht nur das Risiko minimiert, sondern im Idealfall gleichzeitig die Qualität der rechtlichen Arbeit steigert. Abschließend raten die Experten: Jede Veränderung der Arbeitsprozesse müsse sich entweder auf den Umsatz auswirken oder auf die Effizienz. Einzelfalllösungen, die lediglich einem bestimmten Projekt helfen, würden das ihrer Erfahrung nach regelmäßig nicht tun.

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