Die Bearbeitung von Geschäftsreiseausgaben gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben der Buchhaltung. Das Einreichen von Spesenabrechnungen ist für Mitarbeitende umständlich, und das Eintreiben von Belegen sowie das Freigeben und Abstimmen kosten die Buchhaltung viel Zeit. Zusätzlich fehlt häufig die Kontrolle über die Ausgaben auf Dienstreisen und verspätete Spesenanträge erschweren den Überblick. Dies kann zu Verzögerungen beim Monatsabschluss, Kosten in den falschen Perioden, ungenauer Planung und Budgetüberschreitungen führen. Dabei gibt es einen besseren Weg für CFOs, Geschäftsreisen und Spesenmanagement in Einklang zu bringen.
Das Problem mit herkömmlichen Prozessen
Eine beispielhafte Umfrage von Navan, der Komplettlösung für Geschäftsreise- und Spesenmanagement, unter 216 Finanzexpert:innen zeigte, dass das Spesenmanagement bei 47 % der Befragten vollständig manuell abläuft. 26 % wünschten sich Lösungen für verspätet eingereichte Reisekostenabrechnungen, während 21 % eine unzureichende Ausgabenkontrolle bemängelten.
Ein neuer Ansatz für Geschäftsreisen und Spesen
Die Digitalisierung und Automatisierung der Abläufe im Bereich Dienstreisen sind die Antwort auf diese Probleme. Navan ermöglicht dies und kombiniert die Verwaltung von Geschäftsreisen sowie Ausgaben in einer Lösung mit nahtloser Datenübertragung von der Reisebuchung bis hin zur Zahlungs- sowie Belegabstimmung.
Dadurch werden die Spesenprozesse automatisiert und Mitarbeitende müssen nicht mehr alle Aufwendungen manuell nach der Reise in einer Spesenabrechnung zusammentragen. Kosten und Zahlungsdaten für gebuchte Reisemittel und Unterkünfte werden direkt vom System erfasst. Mithilfe intelligenter Firmenkarten werden unterwegs getätigte Ausgaben beim Entstehen automatisch eingereicht und der entsprechenden Dienstreise zugeordnet. Bei Bedarf können Transaktionen und Belege schnell per App hinzugefügt werden.
Navan gruppiert eingereichte Ausgaben, ordnet sie den passenden Reisekostenkategorien zu und gleicht sie in Echtzeit mit individuell festgelegten Richtlinien ab. Beispielsweise wird ein Restaurantbesuch am Händlercode erkannt, sodass die Ausgabe der geltenden Richtlinie für Verpflegung zugeordnet wird. Nicht konforme Transaktionen werden zur Überprüfung gekennzeichnet, alle anderen gelten als genehmigt. So kann sich die Buchhaltung auf die Kontrolle der Ausgaben, die den Vorgaben nicht entsprechen, die Beleg- und Buchhaltungsprüfungen konzentrieren, anstatt jeden Betrag einzeln zu prüfen.
Die Vorteile einer modernen End-to-End-Lösung
Durch die automatisierten Spesenprozesse von Navan sparen alle Beteiligten Zeit. Der Aufwand der manuellen Abrechnung entfällt und die Genehmigung der Transaktionen erfolgt meist umgehend durch vordefinierte Richtlinien und Ausgabeobergrenzen. Die Belegprüfung wird vereinfacht, da Belege digital erfasst werden und Reisende bei fehlenden Nachweisen automatisch an das Nachreichen erinnert werden.
Zudem werden Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten automatisch von Navan abgeglichen und angereichert. Die angereicherten Transaktionsdaten können dann von der Buchhaltung überprüft und anschließend über Direktintegration ins Buchhaltungssystem übertragen werden.
Daten werden darüber hinaus in Echtzeit aktualisiert. Alle Transaktionen können auf Live-Dashboards von den Admins mitverfolgt und auf individuell festgelegte Budgets angerechnet werden. Dies ermöglicht jederzeit einen Überblick über Ausgaben und Budgetnutzung. Finanzteams und CFOs erhalten so die Daten, die sie für eine genaue Planung benötigen.
Die Vorteile der Navan-Lösung für die Buchhaltung und Finanzabteilung spiegeln sich auch in den Ergebnissen einer Forrester-Analyse wider: Bei einem Unternehmen mit 2.000 Reisenden, die jährlich 2.000 Spesenabrechnungen einreichen, können dort rund acht Stunden Arbeitsaufwand pro Woche eingespart werden. Diese Verbesserung der operativen Effizienz entspricht einem Wert von über 200.000 €.
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Über Navan
Navan ist die Komplettlösung zum Verwalten von Geschäftsreisen, Firmenkarten und Spesen, mit der Mitarbeitende sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können. Während Reisende und Travel Manager:innen dank einfacher Buchungen und automatisierter Spesenprozesse wertvolle Zeit sparen, profitieren die Buchhaltung und das Finanzteam von Echtzeit-Transparenz und Ausgabenkontrolle. Dies überzeugte bereits Unilever, Viessmann, HelloFresh und tausende Kunden weltweit.
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Die Autorin: Julia Jansen
Julia Jansen verfügt über langjährige Erfahrung als VP Finance und war in verschiedenen Unternehmen für die strategische Ausrichtung im Bereich Finanzen zuständig. Nach einer Station als VP Finance Operations bei Navan ist sie aktuell als Vice President für das Account Management in EMEA verantwortlich.
