Als Idealbild einer modernen Finanzabteilung preisen Beratungshäuser gern eine schlanke und effiziente Organisation, in der Standardprozesse hochgradig automatisiert ablaufen. Doch die Praxis sieht in vielen Unternehmen ganz anders aus. Darauf deuten die Ergebnisse einer Umfrage zu Prozessen in der Finanzabteilung hin, für die das Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne im Auftrag des Reisekostensoftwareherstellers Concur insgesamt 300 Ansprechpartner aus Finanzabteilungen deutscher Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern befragt hat.
Immer noch wenig, aber immerhin schon am stärksten automatisiert ist der Bereich Gehaltsabrechnung: 22 Prozent der Befragten haben diese komplett automatisiert, 34 Prozent mehrheitlich – zusammen immerhin mehr als die Hälfte. Bei 25 Prozent der Befragten ist die Gehaltsabrechnung dagegen nur teilweise automatisiert, bei jedem fünften Befragten wird sie mehrheitlich oder sogar komplett manuell erledigt.
Finanzer sehen Trend zu strafferen Prozessen
Die Buchhaltung und die Finanzanalysen werden von jeweils 44 Prozent der Befragten mehrheitlich oder komplett automatisiert betrieben. Deutlich geringer ist der Automatisierungsgrad dagegen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Nur jeder zehnte hat den Prozess der Debitorenbuchhaltung vollständig automatisiert, bei 27 Prozent läuft er vorwiegend oder vollständig manuell ab.
In der Kreditorenbuchhaltung nutzen sogar nur 9 Prozent der Finanzabteilungen eine vollautomatisierte Lösung, 35 Prozent setzen mehrheitlich auf manuelle Arbeit. Auch bei der Reisekostenabrechnung kämpfen viele Finanzabteilungen mit Schwierigkeiten. 37 Prozent charakterisieren den Abrechnungsprozess als papierbasiert, manuell und zeitaufwändig.
In den kommenden Jahren könnte sich dies allerdings ändern: 57 Prozent der befragten Finanzer gehen davon aus, dass die wichtigsten Prozesse in der Finanzabteilung in den kommenden fünf Jahren „etwas gestrafft und optimiert“ werden. Weitere 22 Prozent glauben, dass die Prozesse „um einiges gestrafft und optimiert“ ablaufen werden. Damit dürfte auch der Automatisierungsgrad weiter steigen.
Vollständige Automatisierung ist eine hohe Hürde
Die vollständige Automatisierung ist für die Unternehmen allerdings nicht leicht: Befragt nach den größten Herausforderungen bei der Automatisierung von Prozessen, sagen 35 Prozent der Teilnehmer, dass es ihnen schwerfalle, Prozesse komplett zu automatisieren. Häufig bleibe auch am Ende eines solchen Projekts noch ein manueller Bestandteil bestehen.
31 Prozent haben Schwierigkeiten, neue Technologien an bestehende Prozesse anzubinden (Mehrfachnennungen möglich). Fast jeden vierten Befragten stellt das Budget für die Automatisierung vor Herausforderungen. 21 Prozent kämpfen mit der Schwierigkeit, einen Return on Investment für das Automatisierungsprojekt aufzuzeigen.
Die Befragten, die bereits Prozesse automatisiert haben, erleben aber schon Vorteile ihrer Entscheidung: 52 Prozent geben an, effizienter geworden zu sein. 44 Prozent können ihren Cashflow besser kontrollieren (Mehrfachnennungen möglich). 39 Prozent der Befragten sagen, sie hätten durch einen höheren Automatisierungsgrad zeitliche Freiräume für strategische Aufgaben gewonnen.
