Kuka

22.08.16
CFO

So hat Kuka seine Planung schneller gemacht

Der Roboterhersteller Kuka hatte ein Problem: Er war zu langsam. Also entschied sich Kuka-Robotics-CFO Jurate Keblyte für eine Softwarelösung.

Touchdisplays, Solarpanels, Halbleiter: In der Elektronikbranche müssen solche Komponenten rasant nachproduziert werden. Für die Roboter, die diese Teile produzieren, gilt das ebenfalls: Sie müssen möglichst schnell an den Kunden geliefert werden. Wie wichtig das ist, weiß auch Kuka: „Wir haben unsere Lieferzeit für große Roboter auf sechs bis acht Wochen halbiert, kleine Roboter können wir sogar schon in drei bis vier Wochen liefern“, erzählt Sebastian Brand, Head of Sales & Service Controlling, von Kuka Robotics, der Geschäftseinheit von Kuka, die Roboter produziert.

Doch das war nicht immer so. Vor einigen Jahren noch hat Kuka zum Teil doppelt so lange für die Auslieferung gebraucht. Der Grund dafür waren unter anderem die Planungsprozesse. „Wenn eine neue Budgetplanung gemacht werden musste, haben sich der Vertrieb, die Produktion und die Finanzabteilung zusammengesetzt und angefangen zu diskutieren“, erinnert sich Brand.

Das Problem: Es gab keine einheitliche Datenquelle, aus der alle Abteilungen schöpfen konnten. Als Folge dessen arbeitete jeder mit unterschiedlichen Planungsprämissen, die Abstimmungen waren sehr aufwendig.

Kuka: Excel-Lösung war zu aufwendig

Es war klar, dass das so nicht weitergehen konnte. Eine Excel-Lösung, die Kuka Robotics 2011 einführte, sollte Abhilfe schaffen. Darin fanden sich alle Daten zu Robotertypen, Produkten oder Endkunden – es war eine Riesentabelle, in der die komplette Planung stattfinden sollte. „Zwar hatten wir jetzt eine einheitliche Datenquelle, doch der Aufwand, den diese große Tabelle mit sich brachte, überstieg den Nutzen“, erinnert sich Brand.

Kuka entschied sich schließlich dafür, mithilfe der Software „Board“ abteilungs- und landesübergreifend zu planen. Zuerst wurde 2012 nur die Vertriebsplanung in die Software mit aufgenommen. Wie herausfordernd allein das werden würde, hatte das Team  allerdings zunächst unterschätzt: „Wir hatten die Erwartung, dass wir das neue System schnell und problemlos in allen Ländern ausrollen können. Doch dann gab es einige Probleme, wie zum Beispiel die Datenübertragung im chinesischen Internet“, erzählt Sebastian Brand.

Ein anderes Hindernis: Die Vertriebsmitarbeiter. Waren es die Mitarbeiter bislang gewohnt, vergleichsweise unabhängig und auf einer aggregierten Detaillierungsebene zu planen, war mit der für alle zugänglichen Software plötzlich eine ganz neue Transparenz an der Tagesordnung. Mithilfe von Trainings, Schulungen und vor allem Überzeugungsarbeit wurden die Mitarbeiter mit ins Boot genommen. „Wir haben vor allem damit argumentiert, dass wir mit der neuen Software Lieferzeiten verkürzen und besser planen können. Das hat am Ende trotz des Mehraufwands überzeugt“, sagt Brand.

CFO Jurate Keblyte war die treibende Kraft

Doch damit war es noch nicht getan. 2013 hat Kuka die Daten aus der Vertriebsplanung schließlich in die Demand-Planung überführt – dadurch entstand eine durchgängig gleiche Datenbasis vom Vertrieb bis zur Produktion. Ein Jahr später wurde noch die Finanzplanung überführt, seit 2015 ist die Planung nun voll integriert.

Die Kosten für den gesamten Prozess lagen im sechsstelligen Bereich. Doch weil Kuka jetzt wesentlich detaillierter planen und mit schnelleren Lieferzeiten auf Nachfragen reagieren kann, hat sich das gelohnt, ist sich Brand sicher. „Vor allem haben wir dadurch auch die Silo-Mentalität abgeschafft und die Zusammenarbeit der einzelnen Fachbereiche verstärkt.“

Eine besonders wichtige Rolle in dem gesamten Prozess spielte Kuka-Robotics-Finanzchefin Jurate Keblyte. Im Jahr 2011, als sie noch Director Finance & Controlling war, hatte sie bereits die Vision einer einheitlichen Datenbasis, erzählt Sebastian Brand. Auch jetzt, als CFO, ist sie nach wie vor die treibende Kraft: „Sie hat dafür gesorgt, dass nach und nach weitere Systeme integriert werden und treibt uns zur Weiterentwicklung an“. Der nächste Schritt soll daher bald schon folgen. Bis 2017 will Kuka nun die Herausforderung angehen, die Daten aus den Vorsystemen wie ERP und CRM zu integrieren und eine monatlich rollierende Planung zu implementieren – eine „Herkulesaufgabe“, wie Brand es formuliert.

julia.schmitt[at]finance-magazin.de