Die Kontrolle der Reisekosten stellt viele Unternehmen vor Probleme. Oft basiert das Reisekostenmanagement auf manuellen Eingaben.

Fuse/Thinkstock/Getty Images

10.02.15
CFO

Reisekosten: Unternehmen setzen oft noch auf Handarbeit

Die Ausgaben für Reisekosten und Spesen richtig im Blick zu behalten, stellt viele Unternehmen immer noch vor Herausforderungen. Im weltweiten Vergleich zeigt sich, dass auch deutsche Unternehmen oft noch auf Handarbeit setzen. Das ist riskant.

Mit der Kontrolle ihrer Reiseausgaben tun sich viele Unternehmen nach wie vor schwer. Das ist das Ergebnis der Studie „The Power of Real-Time Insight“, für die Forrester Consulting im Auftrag des Anbieters für Reisekostenmanagementlösungen Concur im vergangenen Jahr 348 Finanzentscheider in Unternehmen weltweit befragt hat. Die nun auch in Deutschland veröffentlichten Auswertungen zeigen, dass deutsche Unternehmen häufig noch auf Handarbeit setzen, wenn es um das Erfassen der  Ausgaben für Reisekosten (Travel and Expense, T&E) geht.

Unter den elf Ländern, die an der Studie teilgenommen haben, nutzten deutsche Unternehmen am häufigsten eine T&E-Lösung eines externen Anbieters, bei der die Mitarbeiter die T&E-Ausgaben manuell eintragen müssen. 59 Prozent der befragten deutschen Unternehmen entschieden sich beim Reisekostenmanagement für eine solche Variante, weltweit sind es 44 Prozent. 16 Prozent der deutschen Unternehmen setzen laut Umfrage auf eine automatisierte Lösung, die alle T&E-Ausgaben der Mitarbeiter erfasst und für Reports aufbereitet – weltweit sind es 18 Prozent. Die übrigen verwenden benutzerdefinierte Systeme, die ebenfalls eine manuelle Eingabe erfordern.

Reisekostenmanagement basiert häufig auf Excel

Insgesamt haben unter den weltweit Befragten 80 Prozent angegeben, dass die T&E-Daten von ihren Mitarbeitern nach einer Reise manuell erfasst werden – selbst in Unternehmen, die ein automatisiertes System implementiert haben. Viele Unternehmen konzentrieren sich dadurch auf die nachträgliche Budgetierung und Compliance-Prüfung der Reisekosten. Prognosen, Trends oder Sparmöglichkeiten werden oftmals übersehen oder wenig systematisch von Hand in Tabellenform angelegt.

Anstelle einer Software nutzt die Mehrheit der Unternehmen eine Tabellenkalkulation wie Excel für die Analyse der T&E-Ausgaben. Weltweit gaben dies 59 Prozent der befragten Unternehmen an. In diesem Punkt sind die deutschen Unternehmen aber vergleichsweise fortschrittlich. Hierzulande nutzen lediglich 47 Prozent der Befragten eine Tabellenkalkulation. Zum Vergleich: In Frankreich sind es 54 Prozent, in den USA 63 Prozent und in Großbritannien sogar 66 Prozent.

sabine.reifenberger[at]finance-magazin.de