Reisekosten-Controlling: Viele Unternehmen sprengen das Budget

Beim Thema Reisekosten-Controlling haben einige deutsche Unternehmen noch Nachholbedarf. Die veranschlagten Reisebudgets werden in vielen Fällen gesprengt, ergab jetzt die Studie „Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014: Reisemanagement aus Sicht des Controllings“ des Marktforschungsunternehmens Techconsult im Auftrag des Anbieters von Reisemanagementsoftware Concur. Für die Erhebung wurden Unternehmen aller Branchen ab einer Größenklasse von 500 Mitarbeitern erfasst. Etwa die Hälfte der befragten Unternehmen machte einen Jahresumsatz von 130 Millionen Euro oder mehr. Mitarbeiter aus dem Controlling und Budgetverantwortliche teilten in 268 Interviews ihre Einschätzung mit.

Der Auswertung zufolge überschreiten 40 Prozent der Unternehmen ihr geplantes Budget für Reisekosten. Sogar rund die Hälfte der befragten Firmen aus den Branchen Industrie und Handel landen über dem Kostenrahmen (siehe Grafik). Dahinter folgen die öffentliche Verwaltung und Non-Profit-Unternehmen mit Überschreitungen von 43 Prozent. Der Dienstleistungsbereich liegt mit 32 Prozent noch unter dem Durchschnitt. Am seltensten überschreiten Energie- und Wasserversorger ihr Budget (22 Prozent).

In vielen Unternehmen müssen CFOs zudem steigende Kosten für Geschäftsreisen verbuchen. Jedes dritte Unternehmen gab an, die Reisekosten seien 2013 im Vergleich zum Vorjahr gestiegen. 52 Prozent der Unternehmen schafften es, die Kosten stabil zu halten.  

„Das Reisekostenmanagement sollte in der zentralen Finanzabteilung, in der Nähe des CFOs, aufgehängt werden“, sagt Matthias Linden vom Reisekostenspezialisten Concur bei FINANCE-TV.

Die Autoren der Studie empfehlen, Überschreitungen der kalkulierten Reisekosten im Controlling genau zu erfassen. Sie sollten so weit wie möglich begrenzt werden und für realistischere Prognosen in die Planung künftiger Reisebudgets einfließen.