Puzzeln Sie noch oder steuern Sie schon?

Konzernkonsolidierung und Abschlusserstellung – überspitzt hat diese, für jedes Finanzteam heiße Phase im Jahr etwas von einem Puzzle. Denn zunächst gilt es, die Daten der verschiedenen Geschäftsbereiche und -aktivitäten zu sammeln, um sie anschließend kombinieren zu können.

Klar ist, dass je mehr dieser „Puzzlearbeit“ manuell erledigt wird, sich erstens der Aufwand erhöht und zweitens auch die Fehleranfälligkeit steigt. Unternehmen, die Abschluss und Konsolidierung also noch über Excel steuern, verschießen hier jede Menge Pulver in Form von Ressourcen, die anderweitig wesentlich effizienter eingesetzt werden könnten. Gleichzeitig ist der Einsatz entsprechender Software jedoch auch nicht immer der Weisheit letzter Schluss – aus einem einfachen Grund: In der Regel gibt es zu viele verschiedene Lösungen innerhalb einer großen und komplexen Organisation.

Vom analogen zum digitalen Puzzlespiel

Je mehr Daten aus Einzelanwendungen auf Abteilungs- und Unternehmensebene abgefragt werden müssen, desto höher die Komplexität – und damit letztendlich auch der Kosten- und Zeitaufwand –, die mit Konsolidierung und Abschluss verbunden sind. Denn streng genommen wird das Zusammensuchen und Kombinieren der entsprechenden Daten auch mit Software nur von der analogen in die digitale Welt verlagert. Wer eine automatische Effizienzsteigerung durch Digitalisierung erwartet hat, wird enttäuscht.

Was also ist die Lösung, eine Vernetzung vorhandener Software auf Abteilungsebene? Auch hier ist Vorsicht geboten, denn am Ende des Tages sollen Prozesse vereinfacht werden. Vernetzung oder vielleicht auch die Einführung neuer Module und Lösungen erhöhen wiederum Komplexität und Risiko.

Die richtigen statt mehr Daten

Steigende Risiken aufgrund von Vernetzung und Digitalisierung? Ja, denn ein Puzzle bleibt ein Puzzle, auch wenn man es nicht mehr analog vor sich liegen hat. Die Finanzabteilung muss auch weiterhin die verschiedenen Daten abgleichen, Metadaten in mehreren Systemen verwalten, Latenzen überwachen und bei all dem zusätzlich noch die Datensicherheit und -qualität gewährleisten. In vielen Fällen steigt der administrative Aufwand für die Finanzteams sogar, sodass zu wenig Zeit bleibt, um kritische Geschäftsprozesse und -entscheidungen mit Analysen und Erkenntnissen zu unterstützen.

Hier zeigt sich wieder, dass Digitalisierung eben kein Selbstzweck ist, sondern Nutzen und Mehrwert für die Finanzteams im Vordergrund stehen müssen. Anstatt also auf mehr Daten, Systeme und Anwendungen für Konsolidierung und Abschluss zu setzen, kommt es darauf an, das richtige Mass zu finden – die für die Steuerung des Unternehmens und die Erfüllung externer Berichtspflichten relevanten Daten in hoher Qualität – idealerweise aus einer einzigen Datenquelle gespeist und mit hoher Datenqualität. Hier trennt sich aus unserer Sicht die Spreu vom Weizen, wenn es um wirkliche Transformationsprozesse innerhalb der Finanzabteilungen und der einzelnen Geschäftsbereiche geht. Mit weniger als einer hundertprozentigen Transparenz von der Datenquelle bis zum Bericht sollte sich kein Konzernrechnungswesen an dieser Stelle zufriedengeben – und das schließt alle Finanz- und Betriebsdaten ein.

Effektivere Kontenabstimmung

Weniger manuelle Schritte, eine reduzierte Systemlandschaft und eine hohe Datenqualität – damit ist eine erfolgreiche Transformation der Finanzabteilung bereits auf den Weg gebracht. Eine Automatisierung kritischer Prozesse ist jedoch nur ein Aspekt, es kommt zudem auch auf ihre Zusammenführung der Abschlussprozesse an. Wenn das Hauptbuch / die Summen- und Saldenlisten in ein einziges System für die Finanzkonsolidierung, das Berichtswesen und die Kontenabstimmung geladen werden, sind die Daten stets synchronisiert. Veränderungen werden für alle Beteiligten sofort sichtbar und der Abschlussprozess wird damit schneller und effizienter. So kann eine einzige Saldenliste parallel alle Berichtsprozesse, einschließlich der Kontenabstimmungen, aus derselben Quelle speisen.

Ein integriertes, einheitliches System sollte ferner eine automatische Funktion zum Matching der Transaktionen beinhalten. Das schafft die Möglichkeit, Transaktionsdaten aus mehreren Quellen gegeneinander abzugleichen, um Differenzen schnell und sicher identifizieren und nachfolgend bereinigen zu können. Die Konsequenz: ein signifikant beschleunigter Prozess der Kontenabstimmung.

Und hier wird es dann richtig spannend. Denn im Laufe eines Abschlusses können sich Daten mehrmals ändern – wer kennt es nicht. Solche Aktualisierungen werden in einem automatisierten System weiterhin prozessübergreifend berücksichtigt, ohne dass die Daten manuell zwischen separaten, miteinander lediglich lose verbundenen Finanzlösungen hin und her geschoben werden müssen. Und das beseitigt Lücken bei der Datenintegrität, die häufig auftreten, wenn verschiedene CPM-Werkzeuge verwendet werden.

Vertrauen in Daten vereinfacht Berichterstattung

Wer den Konsolidierungsprozess so aufgesetzt hat, dass den Daten zu 100 Prozent vertraut werden kann, hat eine solide Grundlage für jede Art der Berichterstattung geschaffen – unabhängig davon, ob man CFO in einem familiengeführten oder börsennotierten Unternehmen ist. Denn jede Art von Stakeholder erwartet einen präzisen, zeitnahen und verlässlichen Bericht.

Ein ganzheitlich gedachtes Konsolidierungstool ist jedoch weit mehr als ein reines Aggregationswerkzeug. Denn idealerweise sind seine Funktionen so intelligent konzipiert, dass es neben Abschluss und Konsolidierung auch als wichtige Entscheidungs-Stütze für all die Herausforderungen fungiert, der sich Unternehmen in unserer immer komplexer und volatiler werdenden Welt stellen müssen. Hier seien erweiterte Fremdwährungsumrechnungen, leistungsstarke Allokationen, umfassende Audit-Trails oder Drill-Funktionalitäten, sowie ganz generell die Möglichkeit einfach Szenarien modellieren zu können, einmal stellvertretend genannt. Kurz: Der Finanzabteilung und den hier extrahierten Erkenntnissen kommt in der modernen Unternehmensführung eine immer größere Bedeutung zu. Die Basis, um diesen Anforderungen überhaupt gerecht werden zu können, schaffen Konsolidierung, Abschluss und Reporting. Genau deshalb sollten an dieser Stelle intelligente, ganzheitlich gedachte Lösungen zum Einsatz kommen – die wirklich Mehrwert und Entlastung schaffen.