Die meisten Unternehmen steuern inzwischen ihre Reisebudgets über fixe Richtlinien. Rund 80 Prozent der Geschäftsreisenden haben in Ihrem Unternehmen Richtlinien zu dem Thema. Das hat der jetzt veröffentlichte „Business Traveller Report“ ergeben, für den die Unternehmensberatung Strateco im Auftrag des Anbieters von Reisekostenlösungen Concur im März dieses Jahres mehr als 1.520 Geschäftsreisende aus deutschen Unternehmen befragt hat. 71 Prozent der Befragten sind mindestens einmal im Monat für das Unternehmen auf Reisen.
Die Richtlinien können vorgeben, welcher Mitarbeiter sich welchen Luxus auf Dienstreisen leisten darf. Allerdings halten einige Geschäftsreisende die Vorgaben anscheinend nicht ein: Rund 34 Prozent der Befragten – immerhin jeder Dritte – geben zu, sich nicht immer im Rahmen der Richtlinien zu bewegen. Unter denen, die gegen die Richtlinien verstoßen, halten besonders viele die Kostenvorgaben nicht ein (29 Prozent). Auch vom vorgegebenen Buchungsweg weichen die Geschäftsreisenden häufig ab (24 Prozent).
Geschäftsreisen werden insgesamt kürzer
Insgesamt sind Mitarbeiter deutscher Unternehmen im vergangenen Jahr nach Angaben des Geschäftsreiseverbands VDR zu 175,8 Millionen Reisen aufgebrochen. Dabei hat das Gesamtbudget für Geschäftsreisen das Vorkrisenniveau des Jahres 2007 wieder erreicht und mit 49,2 Milliarden Euro sogar leicht übertroffen.
Allerdings steigt die Zahl der Reisen schneller als das Budget – für die einzelne Reise bleibt entsprechend weniger Geld übrig. Der VDR ermittelte für einzelne Reisen im vergangenen Jahr Durchschnittskosten von 307 Euro, das sind 3 Euro weniger als 2013. Mehr als die Hälfte der Reisen dauert nur einen Tag – ein neuer Rekord.
Für die Buchhaltung ist der Reisevorgang damit aber nicht beendet: Viele Geschäftsreisende warten nach dem Auswärtstermin mehrere Wochen, bis ihnen die Reisekosten erstattet werden. Nur etwa jeder Fünfte bekommt die Auslagen der Concur-Umfrage zufolge binnen einer Woche erstattet, 38 Prozent der Geschäftsreisenden warten bis zu zwei Wochen auf ihr Geld. Weitere 34 Prozent erhalten die Reisekosten erst nach zwei bis vier Wochen zurück.
Nach wie vor setzen insbesondere kleinere Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung auf Handarbeit. Während unter den Unternehmen mit 1.000 und mehr Mitarbeitern rund die Hälfte eine automatisierte Lösung für das Reisekostenmanagement nutzt, sind in kleineren Unternehmen Lösungen wie Excel-Tabellen noch weit verbreitet.
